स्टॉक मूल्यांकन

जानें कि इन्वेंट्री में सामान प्राप्त होने पर PurchasePlus किस मूल्य का उपयोग करने का निर्णय कैसे लेता है, और वह मूल्य आपके स्टॉक मूल्यों में कैसे शामिल होता है।

संक्षेप में: जब आप इन्वेंट्री में सामान प्राप्त (Receive) करते हैं, तो PurchasePlus उस समय उपलब्ध सबसे सटीक मूल्य पर उनका मूल्यांकन करता है। यदि आपूर्तिकर्ता का इनवॉइस पहले से ही सिस्टम में मौजूद है, तो इनवॉइस मूल्य का उपयोग किया जाता है।

कृपया ध्यान दें: यह लेख PurchasePlus में इन्वेंट्री मॉड्यूल के व्यवहार का वर्णन करता है। PurchasePlus में इन्वेंट्री मॉड्यूल को पुनः डिज़ाइन किया गया है, और यह Legacy PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल से काफी भिन्न है।

प्राथमिकता का क्रम

इन्वेंट्री में दर्ज किया गया मूल्य हमेशा रिसीविंग नोट पूरा होने के समय रिसीविंग नोट लाइन पर मौजूद मूल्य होता है। PurchasePlus उपलब्ध सर्वोत्तम जानकारी का उपयोग करके उस मूल्य को पहले से भर देता है:

1. इनवॉइस मूल्य। यदि PurchasePlus में इनवॉइस लाइन को खरीद आदेश (Purchase Order) लाइन से लिंक किया गया है, तो इनवॉइस किए गए मूल्य का उपयोग किया जाता है। यह वास्तविक रूप से लिया गया मूल्य है, इसलिए यह उपलब्ध सर्वोत्तम मूल्य है। ध्यान दें कि इनवॉइस लाइन स्तर पर लिंक होना चाहिए। एक इनवॉइस जो केवल खरीद आदेश से मेल खाता है, वह पर्याप्त नहीं है, और लिंक की गई इनवॉइस लाइन का उसी उत्पाद के लिए होना आवश्यक नहीं है।
2. खरीद आदेश (Purchase Order) मूल्य। यदि कोई इनवॉइस लाइन लिंक नहीं है, तो खरीद आदेश के मूल्य का उपयोग किया जाता है। यह वही मूल्य है जो आपके संगठन ने भुगतान करने के लिए सहमति दी थी, इसलिए प्राप्त करने के समय यह उपलब्ध सर्वोत्तम अनुमान है।

रिसीविंग नोट को पूरा करने से पहले प्राप्तकर्ता किसी भी लाइन पर पहले से भरे हुए मूल्य को बदल सकता है। यह तब उपयोगी होता है जब इनवॉइस अभी तक नहीं आया हो लेकिन डिलीवरी चालान वास्तविक मूल्य दिखाता है, या वजन-आधारित वस्तुओं के लिए जहां डिलीवर किया गया वजन या मूल्य ऑर्डर किए गए से भिन्न होता है। रिसीविंग नोट पूरा होने पर लाइन पर जो भी मूल्य होता है, वही मूल्य इन्वेंट्री में दर्ज होता है।

इन्वेंट्री मूल्य के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

PurchasePlus में इन्वेंट्री का मूल्यांकन भारित औसत (weighted average) पर किया जाता है। प्रत्येक प्राप्ति उस स्टॉक स्थान पर उस स्टॉक आइटम के औसत इकाई मूल्य (Unit Value) में मिल जाती है। इसका मतलब यह है कि सामान प्राप्त करते समय उपयोग किया गया मूल्य सीधे आपके स्टॉक मूल्यों में जाता है, और वहां से स्टॉक गणना (Stocktake), विचरण रिपोर्टिंग और इन्वेंट्री व्यंजनों की लागत निर्धारण में शामिल होता है।

आप [इन्वेंट्री] → [स्टॉक स्थान] पर जाकर और किसी स्टॉक स्थान पर क्लिक करके किसी भी समय अपने स्टॉक आइटम का वर्तमान इकाई मूल्य और कुल मूल्य देख सकते हैं। अधिक जानने के लिए हमारा इन्वेंट्री का परिचय, भाग 3: स्टॉक स्थान लेख देखें।

क्या होता है जब इनवॉइस बाद में आता है

यह समझने का मुख्य बिंदु है। हॉस्पिटैलिटी में इनवॉइस आने से पहले सामान का पहुंचना पूरी तरह से सामान्य है। उस स्थिति में, प्राप्ति का मूल्यांकन खरीद आदेश मूल्य पर किया जाता है। यदि इनवॉइस बाद में किसी भिन्न मूल्य पर आता है, तो इन्वेंट्री मूल्य को पूर्वव्यापी रूप से समायोजित नहीं किया जाता है। PurchasePlus पहले से प्राप्त हो चुके स्टॉक का पुनः मूल्य निर्धारण करने के लिए पीछे नहीं जाता है।

इसके बजाय, खरीद आदेश और इनवॉइस के बीच का अंतर इनवॉइस मिलान (Invoice Match) द्वारा स्वचालित रूप से पकड़ लिया जाता है, और आपकी देय खाते (Accounts Payable) टीम के लिए इनवॉइस फ़्लैग के रूप में हाइलाइट किया जाता है। विसंगतियों को कैसे फ़्लैग किया जाता है, इसके बारे में अधिक जानने के लिए हमारा रिसीविंग नोट्स का परिचय लेख देखें।

एक विस्तृत उदाहरण

एक होटल $50.00 प्रति कार्टन के हिसाब से चिकन के 10 कार्टन का ऑर्डर देता है। सामान सोमवार को आता है, लेकिन इनवॉइस अभी तक नहीं आया है।

• खरीद आदेश मूल्य के आधार पर रसीद $50.00 प्रत्येक ($500.00 कुल) पर स्टॉक में 10 कार्टन दर्ज करती है।
• इनवॉइस बुधवार को $52.00 प्रति कार्टन पर आता है। इनवॉइस मिलान खरीद आदेश के विरुद्ध प्रति कार्टन $2.00 के अंतर को फ़्लैग करता है, और देय खाते (Accounts Payable) टीम इसका समाधान करती है।
• हाथ में पहले से मौजूद स्टॉक का मूल्यांकन $50.00 प्रति कार्टन ही रहता है। $20.00 का अंतर इन्वेंट्री में नहीं डाला जाता है, लेकिन अगली प्राप्ति (और अंततः स्टॉक गणना) औसत को वास्तविकता के अनुरूप वापस ले आती है।

यदि इसके बजाय सामान प्राप्त होने से पहले इनवॉइस सिस्टम में होता, तो रसीद तुरंत $52.00 प्रति कार्टन पर दर्ज हो जाती।

व्यवहार में उदाहरण

1. इनवॉइस मूल्य का उपयोग किया गया (प्राप्ति के समय इनवॉइस सिस्टम में था)

एक होटल एक स्टैंडिंग खरीद आदेश के तहत टिशू पेपर की 1,800 इकाइयाँ प्राप्त करता है। खरीद आदेश मूल्य $1.6400 प्रति इकाई था, लेकिन रिसीविंग नोट पूरा होने से पहले ही कई इनवॉइस $1.6389 प्रति इकाई पर PurchasePlus में आ चुके थे। स्टॉक का मूल्यांकन $1.6389 के इनवॉइस किए गए मूल्य पर किया गया था, न कि खरीद आदेश मूल्य पर। यह एक छोटा सा अंतर है, लेकिन पहली प्राथमिकता के लागू होने का एक स्पष्ट प्रदर्शन है।

2. खरीद आदेश मूल्य का उपयोग किया गया, इनवॉइस बाद में एक अलग मूल्य पर आया

एक रिसॉर्ट शाम को किसी भी इनवॉइस के आने से पहले एक रिसीविंग नोट पूरा करता है। प्रत्येक लाइन खरीद आदेश मूल्य पर स्टॉक में जाती है। इनवॉइस दो दिन बाद आया, और एक पेय लाइन जिसे $56.60 प्रति इकाई पर ऑर्डर किया गया था, उसका इनवॉइस $63.30 पर आया। वे 10 इकाइयाँ स्टॉक में $56.60 पर रहती हैं, और $6.70 का अंतर कभी भी वापस इन्वेंट्री में नहीं डाला जाता है। यह इसके बजाय इनवॉइस मिलान पर दिखाई देता है, जहाँ देय खाते (Accounts Payable) टीम आपूर्तिकर्ता के विरुद्ध इसका समाधान कर सकती है।

एक पंक्ति में मुख्य निष्कर्ष

जहाँ हमारे पास इनवॉइस मूल्य है, वहाँ इसका उपयोग करें, जहाँ नहीं है वहाँ खरीद आदेश मूल्य का उपयोग करें। इनवॉइस मिलान यह सुनिश्चित करता है कि किसी भी अंतर को देखा और हल किया जाए, भले ही पहले से प्राप्त स्टॉक का पुनः मूल्य निर्धारण न किया गया हो।

संबंधित लेख

• खरीद आदेश से सामान प्राप्त करें
• रिसीविंग नोट्स का परिचय
• इन्वेंट्री का परिचय, भाग 2: स्टॉक आइटम
• इन्वेंट्री का परिचय, भाग 3: स्टॉक स्थान
• इन्वेंट्री का परिचय, भाग 5: स्टॉक गणना

यदि आपका संगठन PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग शुरू करना चाहता है, तो कृपया मॉड्यूल को सक्षम करने में सहायता के लिए और अपने उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण आयोजित करने के लिए (यदि आवश्यक हो) अपने खाता प्रबंधक या हमारी मित्रवत ग्राहक सफलता टीम से संपर्क करें।