अवलोकन

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• परिचय
• एक नया मांगपत्र बनाना
• मांगपत्र के प्रकार
• मांगपत्र सेटिंग्स
• बेसिक बनाम एडवांस्ड शॉपिंग मोड
• मांगपत्र स्वीकृत करना
• संबंधित दस्तावेज़
• मांगपत्र की स्थितियां
• समस्या निवारण
  • आपूर्तिकर्ता उत्पाद स्टॉक में नहीं हैं (Out of Stock)

मांगपत्र (Requisition) क्या है?

मांगपत्र (Requisition) उन वस्तुओं के लिए एक अनुरोध है जिसे कोई क्रेता अपने आपूर्तिकर्ताओं से खरीदना चाहता है।

PurchasePlus में, किसी क्रेता संगठन का उपयोगकर्ता एक मांगपत्र बना सकता है, वे उत्पाद जोड़ सकता है जिन्हें वह खरीदना चाहता है और उस उत्पाद की मात्रा निर्दिष्ट कर सकता है जिसे वह खरीदना चाहता है। एक बार जब उपयोगकर्ता अपने मांगपत्र से संतुष्ट हो जाता है, तो वह इसे अपने संगठन के भीतर विभागाध्यक्ष, परिचालन या वित्तीय प्रबंधक द्वारा स्वीकृति के लिए सबमिट कर सकता है।

जैसे ही मांगपत्र स्वीकृति के लिए सबमिट किया जाता है, उसमें शामिल उत्पादों की कीमतों का 'स्नैपशॉट' ले लिया जाता है, और मांगपत्र सबमिट होने के बाद कीमतों में किसी भी बदलाव के बावजूद वे कीमतें खरीद आदेश (Purchase Orders) में स्थानांतरित कर दी जाएंगी।

यदि उपयोगकर्ता का मांगपत्र स्वीकृत हो जाता है, तो मांगपत्र में शामिल प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए खरीद आदेश (Purchase Orders) स्वचालित रूप से जनरेट हो जाएंगे (और मांगपत्र की सेटिंग्स के आधार पर भेज दिए जाएंगे)।

मांगपत्र बनाना

उपयोगकर्ता इनमें से किसी पर भी क्लिक करके एक नया मांगपत्र बना सकते हैं:

• साइड नेविगेशन बार में [Requisitions] → [New Requisition],
• [Requisitions] → [View All] तालिका के शीर्ष पर [Create New Requisition] बटन पर क्लिक करके,
• साइड नेविगेशन बार में [Purchase Orders] → [New Purchase Order], या
• डैशबोर्ड पर [Start Shopping]।

 ये सभी विकल्प उपयोगकर्ता को 'Create a New Purchase Requisition' पृष्ठ पर ले जाते हैं:

क्रेता की उपयोगकर्ता अनुमतियों और उनके संगठन की कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स के आधार पर, कई अलग-अलग मांगपत्र प्रकार उपलब्ध होंगे। अधिक जानने के लिए प्रत्येक प्रकार के मांगपत्र पर क्लिक करें।

1. एक सभी आपूर्तिकर्ता मांगपत्र (All Suppliers Requisition), जो उपयोगकर्ता को उनके संगठन से जुड़े सभी आपूर्तिकर्ताओं द्वारा पेश किए जाने वाले सभी उत्पादों की सूची प्रदान करता है। यह उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला पर खरीदारी करने और कोटेशन की तुलना करने का एक शानदार तरीका है।
2. एक एकल आपूर्तिकर्ता मांगपत्र (Single Supplier Requisition), जो उपयोगकर्ता को एकल चयनित आपूर्तिकर्ता से आपके संगठन के लिए वर्तमान में उपलब्ध सभी उत्पादों की सूची प्रदान करता है।
3. एक खरीद सूची मांगपत्र (Buy List Requisition), जो उत्पादों की एक पूर्व-निर्धारित सूची है। खरीद सूचियाँ (Buy Lists) प्रबंधकों और विभागाध्यक्षों के लिए उन सटीक उत्पादों को निर्दिष्ट करने का एक शानदार तरीका हैं जिन्हें वे मांगपत्र बनाते समय अपने संगठन के अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा खरीदा जाना चाहते हैं। उनके प्रत्येक सक्षम आपूर्तिकर्ता के कोटेशन (Quotes) खरीद सूची के प्रत्येक आइटम पर दिखाई देंगे। 
4. एक कस्टम मांगपत्र (Custom Requisition), जो उपयोगकर्ता को अपने सक्षम आपूर्तिकर्ताओं से तदर्थ (ad-hoc) वस्तुओं को ऑर्डर करने में सक्षम बनाता है। जब मांगपत्र का कोई अन्य प्रकार उपयुक्त न हो, तो कस्टम मांगपत्र का उपयोग किया जा सकता है।
5. एक बाहरी मांगपत्र (External Requisition), जो उपयोगकर्ताओं को आपूर्तिकर्ता की बाहरी ई-कॉमर्स वेबसाइट पर खरीदारी करके मांगपत्र बनाने में सक्षम बनाता है, यदि आपूर्तिकर्ता ने PurchasePlus के साथ इसे सक्षम किया है। उपयोगकर्ता अपने सामान का ऑर्डर करने के लिए आपूर्तिकर्ता की वेबसाइट की पूरी कार्यक्षमता का उपयोग करने में सक्षम होगा। एक बार जब वे आपूर्तिकर्ता की वेबसाइट पर खरीदारी पूरी कर लेते हैं, तो उन्हें वापस PurchasePlus पर रीडायरेक्ट कर दिया जाएगा, और उनके द्वारा चुने गए उत्पाद, कीमतें और मात्राएँ स्वचालित रूप से PurchasePlus में मांगपत्र में जुड़ जाती हैं।
6. एक पुनः ऑर्डर मांगपत्र (Re-order Requisition), जो उपयोगकर्ताओं को पिछले मांगपत्र, खरीद आदेश (Purchase Order) या चालान (Invoice) से वस्तुओं को फिर से ऑर्डर करने का विकल्प प्रदान करता है।
7. एक स्टॉक स्थान मांगपत्र (Stock Location Requisition), जो हमारे इन्वेंट्री मॉड्यूल के उपयोगकर्ताओं को एक विशिष्ट स्टॉक स्थान में स्टॉक आइटम को फिर से भरने की अनुमति देता है, जिसमें सही मात्रा में सही उत्पाद खरीदने में मदद करने के लिए अतिरिक्त सुविधाएं शामिल हैं, और इस तरह उनके इन्वेंट्री स्तरों को बारीकी से नियंत्रित किया जा सकता है।

मांगपत्र त्वरित निर्माण (Quick Create) के माध्यम से भी बनाए जा सकते हैं। जब किसी संगठन के लिए Quick Create सक्षम होता है, तो [Home] पृष्ठ पर [Start Shopping] बटन पर क्लिक करने वाले उपयोगकर्ताओं को एक सुव्यवस्थित मांगपत्र निर्माण अनुभव प्राप्त होगा, जिसमें केवल एक (वैकल्पिक) संदर्भ (Reference) फ़ील्ड की आवश्यकता होगी। मांगपत्र 'All Suppliers' प्रकार के मांगपत्र के रूप में बनाया जाएगा, और इसे बेसिक शॉपिंग मोड पर सेट किया जाएगा (हालाँकि उपयोगकर्ता के पास अभी भी अन्य प्रकार के मांगपत्र बनाने का विकल्प होगा)।

मांगपत्र सेटिंग्स

प्रत्येक प्रकार के मांगपत्र पर विभिन्न सेटिंग्स लागू होती हैं। ये सेटिंग्स आपूर्तिकर्ताओं के लिए महत्वपूर्ण हो सकती हैं (उदाहरण के लिए, डिलीवरी का पता या डिलीवरी की तारीख), या उपयोगकर्ता के सहयोगियों के लिए (उदाहरण के लिए, मांगपत्र को किसी विभाग और खाता कोड को सौंपना)। 

पहली बार इन सेटिंग्स को [Create New Requisition] फ़ॉर्म में परिभाषित किया जा सकता है:

डिफ़ॉल्ट रूप से, [Send Purchase Orders to Suppliers] चेकबॉक्स टिक रहेगा, जिसका अर्थ है कि एक बार पूरी तरह से स्वीकृत हो जाने के बाद खरीद आदेश स्वचालित रूप से आपूर्तिकर्ता को भेज दिया जाएगा। इन स्थितियों में:

1. आप पूर्वव्यापी रूप से एक खरीद आदेश बना रहे हैं (अर्थात सामान पहले ही प्राप्त हो चुका है और चालान बन चुका है), या
2. PurchasePlus के बाहर की गई खरीदारी बनाते समय (उदा. फोन द्वारा),

...भ्रम या दोहरे ऑर्डर को कम करने के लिए [Send Purchase Orders to Suppliers] चेकबॉक्स को अन-टिक करना महत्वपूर्ण है।

एक बार जब मांगपत्र बन जाता है और ओपन स्थिति में होता है, तो उचित अनुमतियों वाले उपयोगकर्ताओं द्वारा इसकी सेटिंग्स को अपडेट किया जा सकता है: (a) [Requisitions] → [View All] तालिका में संबंधित सेटिंग पर होवर करके:

...या (b) तालिका से मांगपत्र पर क्लिक करके, और या तो [Settings] टैब या [Information Panel] पर नेविगेट करके:

आप सेटिंग ढूंढने और अपडेट करने में सक्षम होंगे, और फिर [Save Changes] पर क्लिक करें:

कृपया ध्यान दें: कुछ सेटिंग्स सिस्टम फ़ील्ड हैं और इसलिए वे उपयोगकर्ताओं द्वारा संपादित करने योग्य नहीं हैं।

बेसिक बनाम एडवांस्ड शॉपिंग मोड

मांगपत्र बेसिक शॉपिंग मोड या एडवांस्ड शॉपिंग मोड में बनाए जा सकते हैं।

बेसिक शॉपिंग मोड डिफ़ॉल्ट, कार्ड-आधारित, अत्यधिक विज़ुअल शॉपिंग मोड है जिसका अनुभव उपयोगकर्ता मांगपत्र बनाते समय करते हैं:

यदि उपयोगकर्ता मांगपत्र निर्माण पृष्ठ पर [Enable Advanced Shopping] चुनता है, तो उन्हें एक शक्तिशाली, कम-विज़ुअल तालिका प्रस्तुत की जाएगी जिसके साथ वे अपने मांगपत्र बना सकते हैं:

मांगपत्र स्वीकृत करना

जब किसी मांगपत्र को किसी उपयोगकर्ता द्वारा स्वीकृति के लिए सबमिट किया जाता है, तो यह 'स्वीकृति की प्रतीक्षा' (Awaiting Approval) स्थिति में चला जाता है और मांगपत्र के निर्दिष्ट विभाग और खाता कोड पर लागू होने वाले स्वीकृति वर्कफ़्लो में रखा जाता है। 

स्वीकृति वर्कफ़्लो के पहले स्तर में नामांकित उपयोगकर्ताओं को एक ईमेल प्राप्त होगा, जिसमें उन्हें सूचित किया जाएगा कि मांगपत्र सबमिट कर दिया गया है, और वे मांगपत्र को स्वीकृत कर सकते हैं। ये उपयोगकर्ता आमतौर पर खरीद संगठन में विभागाध्यक्ष, वित्तीय या परिचालन प्रबंधक होते हैं।

नामांकित अनुमोदक [Requisitions] → [Awaiting My Approval] पर क्लिक करके उन मांगपत्रों तक पहुँच सकते हैं जिन्हें वे स्वीकृत कर सकते हैं:

एक बार जब मांगपत्र स्वीकृति वर्कफ़्लो के सभी प्रासंगिक चरणों से गुजर जाता है, तो एक या अधिक खरीद आदेश बनाए जाते हैं और उन आपूर्तिकर्ताओं को भेजे जा सकते हैं जिनके उत्पाद मांगपत्र में शामिल थे।

नए बनाए गए खरीद आदेश आपूर्तिकर्ताओं को मैन्युअल रूप से भेजे जा सकते हैं, लेकिन अक्सर ऐसा होता है कि उपयोगकर्ता ने या तो मांगपत्र पर स्वचालित [Send Purchase Orders to Suppliers] सेटिंग सक्षम की है, या उसी सेटिंग को उपयोगकर्ता प्राथमिकता के रूप में सक्षम किया गया है, और इसलिए जैसे ही मांगपत्र स्वीकृत होता है, खरीद आदेश PurchasePlus द्वारा आपूर्तिकर्ता के पसंदीदा गंतव्य पर भेज दिए जाते हैं।

एक बार मांगपत्र स्वीकृत हो जाने (और परिणामी खरीद आदेश बन जाने) के बाद, मांगपत्र को संपादित नहीं किया जा सकता है। आवश्यक परिवर्तन कुछ मामलों में उत्पन्न हुए खरीद आदेशों (Purchase Orders) में उनके [Settings] टैब पर नेविगेट करके किए जा सकते हैं।

संबंधित दस्तावेज़

मांगपत्र इनसे 'संबंधित' हो सकते हैं:

• एक या अधिक खरीद आदेश (Purchase Orders) जो मांगपत्र के अनुमोदन पर बनाए जाते हैं,
• एक या अधिक चालान (Invoices), जिनका मिलान उन खरीद आदेशों से किया जाता है जो मांगपत्र के अनुमोदन पर बनाए गए थे,
• संलग्नक (Attachments), जो ऐसी फाइलें हैं जिन्हें अनुमोदकों और अन्य दर्शकों के लिए संदर्भ और महत्वपूर्ण जानकारी जोड़ने के लिए मांगपत्र के साथ अपलोड किया जाता है।

मांगपत्र की स्थितियां

मांगपत्र कई अलग-अलग स्थितियों में हो सकते हैं, और यह हमें मांगपत्र के बारे में कुछ महत्वपूर्ण जानकारी बताता है।

• ओपन (Open): ओपन स्थिति में मौजूद मांगपत्र को ड्राफ़्ट माना जा सकता है - वास्तव में, जिस उपयोगकर्ता ने मांगपत्र बनाया है वह PurchasePlus एप्लिकेशन में विभिन्न स्थानों पर इसे अपने ‘My Drafts’ अनुभाग में देख सकता है। जब कोई मांगपत्र ओपन स्थिति में होता है, तो इसे संपादित किया जा सकता है, उत्पाद जोड़े या हटाए जा सकते हैं, या इसे रद्द किया जा सकता है। मांगपत्र को आगे बढ़ाने के लिए, इसे [Submit Requisition] पर क्लिक करके स्वीकृति के लिए सबमिट किया जाना चाहिए।
• स्वीकृति की प्रतीक्षा (Awaiting Approval): स्वीकृति की प्रतीक्षा कर रहा मांगपत्र स्वीकृति के लिए सबमिट कर दिया गया है, लेकिन अभी तक इसे अंतिम स्वीकृति नहीं मिली है। किसी मांगपत्र के स्वीकृत होने के लिए स्वीकृति वर्कफ़्लो में सभी प्रासंगिक उपयोगकर्ताओं को स्वीकृति देनी होगी। अधिक जानकारी के लिए कृपया मांगपत्र स्वीकृत करना पर हमारा लेख पढ़ें।
• रद्द (Cancelled): एक रद्द मांगपत्र वह मांगपत्र है जिसे ओपन, स्वीकृति की प्रतीक्षा या अस्वीकृत स्थिति में रहने के दौरान रद्द कर दिया गया था। रद्द किए गए मांगपत्र को फिर से खोला नहीं जा सकता है और यह आपके संगठन में अब बिल्कुल उपयोग में नहीं है। रद्द किए गए मांगपत्र पर कोई कार्रवाई नहीं की जा सकती है।
• स्वीकृत (Approved): एक स्वीकृत मांगपत्र वह मांगपत्र है जिसे स्वीकृति के लिए सबमिट किया गया था, और फिर स्वीकृति वर्कफ़्लो में प्रासंगिक उपयोगकर्ताओं द्वारा अनुमोदित किया गया था। एक स्वीकृत मांगपत्र उसमें शामिल प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए खरीद आदेश जनरेट करेगा। एक स्वीकृत मांगपत्र को बंद किया जा सकता है, या इसे स्वीकृत स्थिति में छोड़ा जा सकता है।
• अस्वीकृत (Declined): एक अस्वीकृत मांगपत्र वह मांगपत्र है जिसे स्वीकृति के लिए सबमिट किया गया था, और फिर स्वीकृति वर्कफ़्लो में एक अनुमोदक उपयोगकर्ता द्वारा अस्वीकार कर दिया गया था। एक अस्वीकृत मांगपत्र को रद्द किया जा सकता है, या खरीदारी फिर से शुरू की जा सकती है और मांगपत्र को फिर से सबमिट किया जा सकता है।
• बंद (Closed): एक बंद मांगपत्र वह अंतिम स्थिति है जिसमें कोई मांगपत्र हो सकता है।

समस्या निवारण

आपूर्तिकर्ता उत्पाद स्टॉक में नहीं हैं (Out of Stock)

कभी-कभी, कोई आपूर्तिकर्ता अपने किसी उत्पाद को 'स्टॉक में नहीं' (Out of Stock) के रूप में चिह्नित कर सकता है। मांगपत्र बनाते समय क्रेताओं को चेतावनी दी जाएगी कि उत्पाद स्टॉक में नहीं है:

क्रेता को मांगपत्र में उत्पाद जोड़ने से नहीं रोका जाता है - यह केवल एक चेतावनी है - लेकिन ध्यान रखें कि यदि उत्पाद की शीघ्र आवश्यकता है, तो या तो:

1. उसी उत्पाद के लिए एक अलग आपूर्तिकर्ता कोटेशन का ऑर्डर दिया जाना चाहिए (यह आकलन करने के बाद कि क्या मूल्य अंतर, या 'प्रीमियम', तात्कालिकता के लायक है), या
2. एक स्थानापन्न उत्पाद (Substitute Product) का ऑर्डर दिया जाना चाहिए।