सामान प्राप्त करें (Receive Goods)

Purchase Order लाइन आइटम को Received के रूप में चिह्नित करने से आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को पता चलता है कि Purchase Order कब बंद किया जा सकता है।

यह चालान (Invoices) को संसाधित करने के लिए भी महत्वपूर्ण है यदि आपके संगठन ने 3-Way AP Matching का विकल्प चुना है; यानी, Reconcile किए जाने से पहले चालान (Invoice) लाइनों की जांच इस बात से की जाती है कि क्या ऑर्डर किया गया था (Purchase Order से) और क्या प्राप्त हुआ था (Goods Receiving Note पर)।

Goods Receiving Note बनाना

एक नया Goods Receiving Note बनाने के लिए, साइड नेविगेशन बार से [Purchase Orders] → [View All] पर जाएं। Purchase Order के विरुद्ध Goods Receiving Note बनाने के लिए GR Note कॉलम में [Truck] आइकन पर क्लिक करें।

वैकल्पिक रूप से, कोई Purchase Order खोलें और [Receive Goods] पर क्लिक करें। यह हमेशा Receiving Note निर्माण स्क्रीन को खोलता है।

इन्वेंट्री में प्राप्त करें (Receive to Inventory)

Receiving Note निर्माण स्क्रीन पर, [Receive to Inventory] या [Don't receive to Inventory] चुनें। [Receive to Inventory] चयनित स्टॉक स्थान पर स्टॉक स्तर को अपडेट करता है।

यदि आपके संगठन के लिए इन्वेंट्री सक्षम नहीं है, तो [Receive to Inventory] अक्षम हो जाता है और [Don't receive to Inventory] स्वचालित रूप से चुना जाता है। [Don't receive to Inventory] प्रत्येक इन्वेंट्री सेटअप के लिए उपलब्ध है, जिसमें बिना इन्वेंट्री वाले संगठन और Legacy Inventory शामिल हैं।

अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारा सामान को इन्वेंट्री में प्राप्त करने संबंधी लेख पढ़ें।

सभी बकाया सामान प्राप्त करें (Receive All Outstanding Items)

[Receive to Inventory] या [Don't receive to Inventory] चुनने के बाद, आप [Receive All Outstanding Items] पर टिक कर सकते हैं। यह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है।

ध्यान दें - Legacy Inventory पर, [Receive All Outstanding Items] केवल [Don't receive to Inventory] के साथ ही दिखाई देता है।

इस विकल्प को सक्षम करने का मतलब है कि Purchase Order पर प्रत्येक बकाया लाइन आइटम, चाहे वह पहले आंशिक रूप से प्राप्त (Partially Received) हुआ हो या नहीं, परिणामी Goods Receiving Note पर पूर्ण रूप से प्राप्त (Fully-Received) लाइन के रूप में पहले से भरा जाएगा। फिर आपके पास प्राप्त किए जा रहे सामान की मात्रा को संपादित करने, या [Mark as Received] पर क्लिक करके Goods Receiving Note को पूरा करने का अवसर होता है।

ड्राफ्ट Goods Receiving Note का प्रबंधन करना

जैसे ही आप किसी Purchase Order पर [Receive Goods] पर क्लिक करते हैं, एक ड्राफ्ट Goods Receiving Note बन जाता है। आप आवश्यकतानुसार निम्नलिखित कार्य पूरे कर सकते हैं, या पिछली स्क्रीन पर वापस जाने के लिए [Save as Draft] पर क्लिक कर सकते हैं।

a) Goods Receiving Note पर किसी भी आइटम की प्राप्त मात्रा (Receiving Quantity) को समायोजित करें।

b) निम्नलिखित के लिए उन्नत विकल्प (Advanced Options) एक्सेस करें:

• मात्राओं का सारांश देखें,
• लिंक की गई चालान (Invoice) लाइनें देखें,
• प्राप्ति इकाई मूल्य (Receiving Unit Price) को ओवरराइड करें। यह एक सामान्य परिदृश्य है, जो तब उत्पन्न होता है जब प्राप्ति मूल्य Purchase Order लाइन मूल्य (या चालान लाइन, यदि यह पहले से किसी चालान से जुड़ी हुई है) से भिन्न होता है। अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारा लेख देखें: प्राप्ति के समय इकाई मूल्य ओवरराइड करें।
• लाइन आइटम टिप्पणी (Comment) दर्ज करें,
• उत्पाद समाप्ति तिथि (Expiry Date) रिकॉर्ड करें,
• वाहन का तापमान रिकॉर्ड करें,
• उत्पाद का तापमान रिकॉर्ड करें।

c) [Add a Product]। यह तब मददगार होता है जब, उदाहरण के लिए, आपको किसी ऐसे तदर्थ (ad-hoc) उत्पाद को प्राप्त करने की आवश्यकता होती है जो डिलीवरी के साथ आया था, लेकिन Purchase Order पर सूचीबद्ध नहीं था।

d) Receiving Note का [Show or Hide Details]।

e) [More Options], जो आपको निम्नलिखित की अनुमति देता है:

• [View Audit Log]
• [Open in Legacy P+]
• [Cancel Receiving Note]
• [Get Help]।

f) [Mark as Received]। जब आप Goods Receiving Note का संपादन पूरा कर लें और सहेजे जाने वाले डेटा से संतुष्ट हों, तो इस बटन पर क्लिक करें।

g) Goods Receiving Note के [Settings] टैब पर जाएं। 'Delivery Date' सहेजी गई तारीख को दर्शाती है।

h) आप पृष्ठ के शीर्ष पर [Hide Already Received Items] पर क्लिक करके पहले से प्राप्त वस्तुओं को छिपा सकते हैं।

Goods Receiving Note को पूरा करना

ड्राफ्ट Goods Receiving Note पर [Mark as Received] पर क्लिक करने से ड्राफ्ट दस्तावेज़ 'RECEIVED' स्थिति में परिवर्तित हो जाएगा।

आप पहले एक पुष्टिकरण पृष्ठ पर पहुंचेंगे, जहां आप पूर्ण Receiving Note देखने के लिए [View] बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यदि डिलीवरी इन्वेंट्री में प्राप्त की गई थी, तो आपको बनाए गए किसी भी ट्रांसफर नोट का लिंक भी दिखाई देगा।

इसके अतिरिक्त, आपको 'More Purchase Orders' नामक एक विजेट दिखाई देगा, जो उन अन्य Purchase orders को सूचीबद्ध करता है जिनकी डिलीवरी आज या कल होनी है (Purchase Orders पर डिलीवरी तिथि के आधार पर):

Receiving Note उस Purchase Order के Receiving Notes टैब में स्थायी रूप से सहेजा जाएगा जिससे वह संबंधित है:

सर्वोत्तम प्रथाएं (Best practices)

PurchasePlus वर्तमान में प्राप्ति टीमों को उन वस्तु मात्राओं को संसाधित करने की अनुमति देता है जो मूल Purchase Order (PO) लाइन मात्रा से अधिक हैं। अधिक प्राप्ति (over-receipts) को प्रतिबंधित करने वाला कोई सख्त रोक (hard block), चेतावनी या डिफ़ॉल्ट सहनशीलता सीमा (tolerance limit) नहीं है। पूरे सिस्टम में, लगभग सभी प्राप्त PO लाइनों में से 5% (या 20 में से 1 आइटम) में मूल रूप से ऑर्डर की गई मात्रा से अधिक मात्रा शामिल होती है।

यह फ्लेक्स-रिसीविंग व्यवहार सुनिश्चित करता है कि डिलीवरी के तुरंत बाद इन्वेंट्री की गणना भौतिक रूप से उपलब्ध सामान को सटीक रूप से दर्शाती है।

अधिक प्राप्ति (Over-Receipts) के सामान्य परिदृश्य

• परिवर्तनीय वजन वाली वस्तुएं (Variable Weight Items): वजन, आयतन या आयामों द्वारा बेचे जाने वाले उत्पादों को अक्सर सटीक पूर्ण संख्याओं में वितरित नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, 10 किलोग्राम कीमा के लिए जारी किया गया PO आपूर्तिकर्ता से 10.66 किलोग्राम के बैच के रूप में आ सकता है। इन्वेंट्री और लागत की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए प्राप्ति टीम को वितरित वास्तविक 10.66 किलोग्राम को रिकॉर्ड करना चाहिए।
• बोनस आइटम, प्रचार और नमूने (Bonus Items, Promotions, & Samples): आपूर्तिकर्ता अक्सर प्रचार स्टॉक (उदा. "10 खरीदें, 2 मुफ्त पाएं") या बिना बिल वाले उत्पाद के नमूने शामिल करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि इन अतिरिक्त इकाइयों को कानूनी रूप से ट्रैक किया जाता है और बिक्री या उपयोग के लिए उपलब्ध कराया जाता है, उन्हें प्राप्ति के स्थान पर रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, भले ही वे मूल PO लाइन से गायब हों।
• विक्रेताओं से अधिक शिपमेंट (Over-Shipments from Vendors): आपूर्तिकर्ता की कभी-कभार होने वाली पैकिंग त्रुटियों या माप की इकाई (unit-of-measure) के समायोजन के परिणामस्वरूप अतिरिक्त भौतिक स्टॉक प्राप्त हो सकता है।

प्राप्ति टीमों के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

1. हमेशा भौतिक गणना दर्ज करें: PO लाइन से मिलान करने के लिए गिनती को बाध्य करने के बजाय डिलीवर की गई वास्तविक भौतिक मात्रा दर्ज करें।
2. प्राप्ति से पहले मूल POs को समायोजित न करें: प्राप्ति मॉड्यूल स्वाभाविक रूप से अंतर (variance) को संभालता है; प्राप्ति से पहले अंतर्निहित PO को समायोजित करने से मूल ऑर्डर इतिहास विकृत हो जाता है।
3. दस्तावेज़ीकरण सत्यापित करें: प्राप्ति नोट को पूरा करने से पहले सुनिश्चित करें कि कोई भी अतिरिक्त स्टॉक आपूर्तिकर्ता के डिलीवरी नोट या प्रचार पैकिंग स्लिप से मेल खाता हो।