सामान प्राप्त करें
सामान प्राप्त करें
खरीद आदेश लाइन आइटम को प्राप्त के रूप में चिह्नित करने से आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को पता चलता है कि खरीद आदेश कब बंद किया जा सकता है।
यदि आपके संगठन ने 3-वे एपी मिलान (3-Way AP Matching) का विकल्प चुना है, तो यह चालान को संसाधित करने के लिए भी महत्वपूर्ण है; यानी, समाधान (Reconcile) करने में सक्षम होने से पहले चालान लाइनों का मिलान ऑर्डर किए गए सामान (खरीद आदेश से) और प्राप्त किए गए सामान (माल प्राप्ति नोट पर) से किया जाता है।
सीधे यहां जाएं:
- माल प्राप्ति नोट (Goods Receiving Note) बनाना
- एक (ड्राफ्ट) माल प्राप्ति नोट का प्रबंधन करना
- माल प्राप्ति नोट को पूरा करना
माल प्राप्ति नोट बनाएं
एक नया माल प्राप्ति नोट बनाने के लिए, साइड नेविगेशन बार से [खरीद आदेश] → [सभी देखें] पर जाएं। खरीद आदेश के विरुद्ध माल प्राप्ति नोट बनाने के लिए, GR Note कॉलम में [ट्रक] आइकन पर क्लिक करें।
वैकल्पिक रूप से, आप किसी खरीद आदेश पर क्लिक कर सकते हैं, और खरीद आदेश के भीतर पाए जाने वाले [सामान प्राप्त करें] बटनों में से किसी एक का चयन कर सकते हैं।
इन्वेंट्री में प्राप्त करें
यदि आपका संगठन इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग कर रहा है, तो आपके सामने इन्वेंट्री के भीतर एक स्टॉक लोकेशन में सामान प्राप्त करने का विकल्प प्रस्तुत किया जाएगा, ताकि उस स्टॉक लोकेशन में आपका स्टॉक स्तर तदनुसार अपडेट हो जाए।
अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारा इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करना लेख पढ़ें।
सभी बकाया आइटम प्राप्त करें
एक बार जब आप यह चुन लेते हैं कि आप इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करना चाहते हैं या नहीं (या यदि आपका संगठन इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग नहीं करता है), तो आप खरीद आदेश पर बकाया मात्राओं के साथ माल प्राप्ति नोट को पहले से भरने (pre-fill) का विकल्प चुन सकते हैं। यह समय बचाने वाली एक बेहद शक्तिशाली सुविधा है, जिससे आप माल प्राप्ति प्रक्रिया को काफी तेज कर सकते हैं, ताकि सबसे लंबे खरीद आदेश को भी केवल कुछ ही क्लिक में पूर्णतः प्राप्त (Fully-Received) के रूप में चिह्नित किया जा सके:
इस विकल्प को सक्षम करने का मतलब है कि खरीद आदेश पर प्रत्येक बकाया लाइन आइटम, चाहे वह पहले आंशिक रूप से प्राप्त (Partially Received) हुआ हो या नहीं, परिणामी माल प्राप्ति नोट पर पूर्णतः प्राप्त लाइन के रूप में पहले से भर जाएगा। फिर आपके पास प्राप्त किए जा रहे सामान की मात्रा को संपादित करने, या [प्राप्त के रूप में चिह्नित करें] पर क्लिक करके माल प्राप्ति नोट को पूरा करने का अवसर होता है।
ड्राफ्ट माल प्राप्ति नोट का प्रबंधन करना
जैसे ही आप खरीद आदेश पर [सामान प्राप्त करें] पर क्लिक करते हैं, एक ड्राफ्ट माल प्राप्ति नोट बन जाता है। आप आवश्यकतानुसार निम्नलिखित कार्रवाइयां पूरी कर सकते हैं, या पिछली स्क्रीन पर लौटने के लिए [ड्राफ्ट के रूप में सहेजें] पर क्लिक कर सकते हैं।
a) माल प्राप्ति नोट पर किसी भी आइटम की प्राप्ति मात्रा (Receiving Quantity) को समायोजित करें।
b) निम्नलिखित के लिए उन्नत विकल्प (Advanced Options) एक्सेस करें:
- मात्राओं का सारांश देखें,
- लिंक की गई चालान लाइनें देखें,
- प्राप्ति इकाई मूल्य को ओवरराइड करें। यह एक काफी सामान्य स्थिति है, जो तब उत्पन्न होती है जब प्राप्ति मूल्य खरीद आदेश लाइन मूल्य (या चालान लाइन, यदि यह पहले से ही किसी चालान से जुड़ी हुई है) से भिन्न होता है। अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारा लेख देखें: प्राप्त करते समय इकाई मूल्य ओवरराइड करें।
- लाइन आइटम टिप्पणी दर्ज करें,
- उत्पाद की समाप्ति तिथि दर्ज करें,
- वाहन का तापमान दर्ज करें,
- उत्पाद का तापमान दर्ज करें।
c) [उत्पाद जोड़ें]। यह तब मददगार होता है जब, उदाहरण के लिए, आपको किसी ऐसे तदर्थ (ad-hoc) उत्पाद को प्राप्त करने की आवश्यकता होती है जो डिलीवरी के साथ आया था, लेकिन खरीद आदेश में सूचीबद्ध नहीं था।
d) प्राप्ति नोट का [विवरण दिखाएं या छिपाएं]।
e) [अधिक विकल्प], जो आपको निम्नलिखित की अनुमति देता है:
- [ऑडिट लॉग देखें]
- [Open in Legacy P+]
- [प्राप्ति नोट रद्द करें]
- [सहायता प्राप्त करें]।
f) [प्राप्त के रूप में चिह्नित करें]। जब आप माल प्राप्ति नोट का संपादन पूरा कर लें और सहेजे जाने वाले डेटा से संतुष्ट हों, तो इस बटन पर क्लिक करें।
g) माल प्राप्ति नोट के [सेटिंग्स] टैब पर जाएं।
h) आप पृष्ठ के शीर्ष की ओर [पहले से प्राप्त आइटम छिपाएं] पर क्लिक करके पहले से प्राप्त आइटमों को छिपा सकते हैं।
माल प्राप्ति नोट पूरा करना
ड्राफ्ट माल प्राप्ति नोट पर [प्राप्त के रूप में चिह्नित करें] पर क्लिक करने से ड्राफ्ट दस्तावेज़ 'प्राप्त' (RECEIVED) स्थिति में बदल जाएगा।
आप पहले एक पुष्टिकरण पृष्ठ पर पहुंचेंगे, जहां आप पूर्ण किए गए प्राप्ति नोट को देखने के लिए [देखें] बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यदि डिलीवरी इन्वेंट्री में प्राप्त की गई थी, तो आप बनाए गए किसी भी ट्रांसफर नोट का लिंक भी देखेंगे।
इसके अतिरिक्त, आपको 'अधिक खरीद आदेश' नामक एक विजेट दिखाई देगा, जो आज या कल डिलीवरी के लिए नियत अन्य खरीद आदेशों को सूचीबद्ध करता है (खरीद आदेशों पर डिलीवरी तिथि के आधार पर):
प्राप्ति नोट उस खरीद आदेश के प्राप्ति नोट टैब में स्थायी रूप से सहेजा जाएगा जिससे वह संबंधित है:
सर्वोत्तम प्रथाएं (Best practices)
PurchasePlus वर्तमान में प्राप्ति टीमों को उन आइटम मात्राओं को संसाधित करने की अनुमति देता है जो मूल खरीद आदेश (PO) लाइन मात्रा से अधिक हैं। अधिक प्राप्ति (over-receipts) को प्रतिबंधित करने वाला कोई सख्त रोक, चेतावनी या डिफ़ॉल्ट सहनशीलता सीमा (tolerance limit) नहीं है। पूरे सिस्टम में, सभी प्राप्त PO लाइनों में से लगभग 5% (या 20 में से 1 आइटम) में मूल रूप से ऑर्डर की गई मात्रा से अधिक मात्रा शामिल होती है।
यह लचीला-प्राप्ति व्यवहार सुनिश्चित करता है कि डिलीवरी के तुरंत बाद इन्वेंट्री की गणना भौतिक रूप से उपलब्ध सामान को सटीक रूप से दर्शाती है।
अधिक प्राप्ति के लिए सामान्य परिदृश्य
- परिवर्तनीय वजन वाले आइटम: वजन, आयतन या आयामों के अनुसार बेचे जाने वाले उत्पादों को अक्सर सटीक पूर्ण संख्याओं में वितरित नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, 10 किलोग्राम कीमा के लिए जारी किया गया एक PO आपूर्तिकर्ता से 10.66 किलोग्राम बैच के रूप में आ सकता है। इन्वेंट्री और लागत सटीकता सुनिश्चित करने के लिए प्राप्ति टीम को वितरित वास्तविक 10.66 किलोग्राम दर्ज करना चाहिए।
- बोनस आइटम, प्रचार और नमूने: आपूर्तिकर्ता अक्सर प्रचार संबंधी स्टॉक (उदा. "10 खरीदें, 2 मुफ्त पाएं") या बिना बिल वाले उत्पाद के नमूने शामिल करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि इन अतिरिक्त इकाइयों को कानूनी रूप से ट्रैक किया गया है और बिक्री या उपयोग के लिए उपलब्ध कराया गया है, उन्हें मूल PO लाइन से गायब होने पर भी प्राप्ति के समय दर्ज किया जाना चाहिए।
- विक्रेताओं से अधिक शिपमेंट: कभी-कभार आपूर्तिकर्ता की पैकिंग त्रुटियों या माप की इकाई (unit-of-measure) के समायोजन के परिणामस्वरूप अतिरिक्त भौतिक स्टॉक हो सकता है।
प्राप्ति टीमों के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं
- हमेशा भौतिक गणना दर्ज करें: PO लाइन से मिलान करने के लिए संख्या को जबरन बदलने के बजाय वितरित वास्तविक भौतिक मात्रा दर्ज करें।
- प्राप्ति से पहले मूल PO को समायोजित न करें: प्राप्ति मॉड्यूल भिन्नता को मूल रूप से संभालता है; प्राप्ति से पहले अंतर्निहित PO को समायोजित करने से मूल ऑर्डर इतिहास विकृत हो जाता है।
- दस्तावेज़ीकरण सत्यापित करें: सुनिश्चित करें कि कोई भी अतिरिक्त स्टॉक प्राप्ति नोट को पूरा करने से पहले आपूर्तिकर्ता के डिलीवरी नोट या प्रचार संबंधी पैकिंग स्लिप से मेल खाता हो।