चालान और क्रेडिट नोट

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• पेपरलेस चालान और क्रेडिट नोट
• फ़्लैग किए गए चालानों और क्रेडिट नोटों की समीक्षा करें
• फ़्लैग किए गए चालान या क्रेडिट नोट को स्वीकृत करें

पेपरलेस चालान और क्रेडिट नोट

आपके PurchasePlus पेपरलेस इनवॉइसिंग ईमेल पते पर भेजे गए चालान स्वचालित रूप से स्कैन किए जाते हैं और प्लेटफ़ॉर्म पर जोड़ दिए जाते हैं।

PurchasePlus स्वचालित रूप से चालान को उसके क्रय आदेश (Purchase Order) से मिलान करने और माल प्राप्ति नोट (Goods Received Note) से मिलाने का प्रयास करेगा। इसके बाद सिस्टम लाइन आइटम की तुलना करता है। यदि सभी मेल खाते हैं, तो चालान उस क्रय आदेश के विभाग और खाता कोड का उपयोग करके स्वचालित रूप से समाधान (Reconcile) हो जाता है जिससे उसका मिलान हुआ है।

याद रखें

• जो चालान स्वचालित मिलान पास कर लेते हैं, वे स्वतः Reconcile हो जाते हैं, क्योंकि व्यय पहले ही मांग-पत्र (Requisition) चरण में स्वीकृत हो चुका था।
• किसी चालान को कई विभागों और खाता कोडों में विभाजित करने की आवश्यकता हो सकती है, यह [Advance View] मोड में किया जा सकता है।

फ़्लैग किए गए चालानों और क्रेडिट नोटों की समीक्षा करें

यदि चालान आपकी थ्रेशोल्ड और चालान फ़्लैग सेटिंग्स को पूरा नहीं करता है, तो चालान समीक्षा के लिए फ़्लैग हो जाएगा। इन्हें [चालान (Invoices)] --> [मेरी स्वीकृति की प्रतीक्षा में (Awaiting my Approval)] में देखा जा सकता है।

यदि लागू हो, तो अपने चालानों का क्रय आदेश (Purchase Order) से मिलान करना सर्वोत्तम अभ्यास है। किसी मौजूदा क्रय आदेश से मिलान करें या, यदि उचित हो, तो एक पूर्वव्यापी मांग-पत्र (Requisition) बनाएं यदि कोई पहले से मौजूद नहीं है। यहाँ आप फ़्लैग किए गए चालानों और क्रेडिट नोटों की समीक्षा के लिए सर्वोत्तम अभ्यास देख सकते हैं।

याद रखें

• कुछ चालानों में कभी भी क्रय आदेश या माल प्राप्ति नोट नहीं होगा (उदा. ऊर्जा बिल)।
• यदि आप किसी चालान से मिलान करने के लिए पूर्वव्यापी मांग-पत्र (Requisition) बना रहे हैं, तो [आपूर्तिकर्ता को भेजें (Send to Supplier)] को अनटिक (untick) करना सुनिश्चित करें।

फ़्लैग किए गए चालानों और क्रेडिट नोटों को स्वीकृत करें

एक बार जब आप संतुष्ट हो जाएं कि किसी चालान या क्रेडिट नोट से जुड़ी सभी समस्याएं हल हो गई हैं, तो आप दस्तावेज़ को स्वीकृत कर सकते हैं। फ़्लैग किए गए चालान की स्वीकृति के नियम कुल चालान राशि और विभाग पर आधारित होते हैं।

याद रखें

• यदि आपको चालान में दी गई इकाई मूल्य या आइटम मात्रा से संबंधित कोई समस्या है, तो नए चालान के लिए अपने आपूर्तिकर्ता से संपर्क करें।
• चालान संख्याएं अद्वितीय होनी चाहिए, अन्यथा उन्हें सिस्टम द्वारा अस्वीकार कर दिया जाएगा।