आपूर्तिकर्ताओं (Suppliers) को देखें और प्रबंधित करें

यदि आप एक क्रेता (Purchaser) के रूप में PurchasePlus का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उन आपूर्तिकर्ताओं (Suppliers) को देख और प्रबंधित कर सकते हैं जिनसे आप जुड़े हुए हैं।

यहाँ जाएँ:

• मेरे आपूर्तिकर्ता (My Suppliers) देखना 
• आपूर्तिकर्ता सेटिंग्स संपादित करें
• आपूर्तिकर्ता गंतव्य (Destinations)
  • नया आपूर्तिकर्ता गंतव्य बनाना
• आपूर्तिकर्ता डिलीवरी शुल्क
  • डिलीवरी शुल्क सक्रिय करना
  • नया आपूर्तिकर्ता डिलीवरी शुल्क बनाना
• आपूर्तिकर्ता कैटलॉग (Catalogs) देखें
• आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश (Purchase Orders) देखें
• आपूर्तिकर्ता चालान (Invoices) देखें

---

मेरे आपूर्तिकर्ता (My Suppliers) देखना

1. साइड नेविगेशन बार से [Suppliers] → [My Suppliers] चुनें।

2. इस पृष्ठ से, आप आवश्यकतानुसार निम्नलिखित कार्य पूरे कर सकते हैं:

1. आपूर्तिकर्ताओं को [View All], [Enabled] या [Not Enabled] द्वारा फ़िल्टर करें।
2. [Advanced Search] या [Search by Supplier Name or Number] का उपयोग करें।
3. आपूर्तिकर्ता के नाम पर क्लिक करके उसका प्रोफ़ाइल देखें।
4. प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के साथ अपने संबंध को [Enable] या [Disable] करें। अधिक जानने के लिए हमारा लेख आपूर्तिकर्ता को सक्षम या अक्षम करें देखें।

आपूर्तिकर्ता सेटिंग्स संपादित करें

1. [Suppliers] → [My Suppliers] पृष्ठ से, आपूर्तिकर्ता का प्रोफ़ाइल खोलने के लिए [Supplier Name] पर क्लिक करें:

2. [General] टैब के अंतर्गत, आप निम्नलिखित सेटिंग्स संपादित कर सकते हैं:

1. आपूर्तिकर्ता के साथ अपने संबंध को [Enable/Disable] करें। आप केवल तभी आपूर्तिकर्ता के साथ व्यापार कर सकते हैं जब आपका संबंध 'Enabled' हो।
2. यदि आवश्यक हो, तो [Supplier Number] संपादित करें।
3. यदि आवश्यक हो, तो [Supplier Location Code] संपादित करें।
4. [Key Contact Person] जानकारी संपादित करें। कृपया ध्यान दें: इस फ़ील्ड को संपादित करने के लिए आवश्यक है कि आपूर्तिकर्ता एक स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता (Self Managed Supplier) हो, जिसका स्वामित्व आपके संगठन के पास हो।
5. [Default Department and Account Code] जोड़ें। जब आप इस आपूर्तिकर्ता के लिए Single Supplier Requisition बनाएंगे, तो यह विभाग और खाता कोड संयोजन को स्वचालित रूप से पहले से भर देगा।
6. [Default Category and Sub-Category] जोड़ें। इसका उपयोग इस आपूर्तिकर्ता के लिए बनाए गए किसी भी Invoice Line Item उत्पादों को श्रेणी और उप-श्रेणी तुरंत निर्दिष्ट करने के एक त्वरित तरीके के रूप में किया जाता है। इस फ़ील्ड का उपयोग कुछ रिपोर्टों में भी किया जाता है।
7. [Payment Terms] दर्ज करें। Payment Terms वे कोई भी नोट्स हैं जिन्हें आप इस आपूर्तिकर्ता के साथ अपने समझौते से संबंधित यहाँ सहेजना चाहते हैं। यह फ़ील्ड केवल नोट रखने के उद्देश्य से है।
8. [Preferred Supplier Tag] चुनें, आपके संगठन के उपयोगकर्ता देखेंगे कि आपूर्तिकर्ता को पसंदीदा आपूर्तिकर्ता (Preferred Supplier) के रूप में टैग किया गया है, जब वे इस आपूर्तिकर्ता को देख रहे होंगे या Requisition बनाते समय इस आपूर्तिकर्ता के उत्पादों और कोटेशन को ब्राउज़ कर रहे होंगे।
9. [External Shopping] सक्षम करें। कुछ आपूर्तिकर्ता अपनी स्वयं की ई-कॉमर्स वेबसाइट पर जाकर Requisition बनाने और PurchasePlus में आपके Requisition को भरने के लिए उस साइट का उपयोग करने की क्षमता प्रदान करते हैं। खरीद (procurement) की दुनिया में इसे कभी-कभी 'Punchout' कहा जाता है। यदि आपको External Shopping को कॉन्फ़िगर करने में सहायता चाहिए, तो कृपया हमारी मित्रवत ग्राहक सहायता टीम से संपर्क करें।

3. यदि आपूर्तिकर्ता (a) एक स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता (Self Managed Supplier) है और (b) आपने उस संगठन में साइन इन किया है जिसके पास स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता का स्वामित्व है, तो आप [Settings] टैब पर कई अतिरिक्त कार्रवाइयाँ कर सकते हैं। यह टैब केवल तभी दिखाई देता है जब उपर्युक्त दोनों शर्तें पूरी होती हैं:

इस टैब पर, आप निम्न कर सकते हैं:

• संगठन का नाम बदलें,
• व्यवसाय का नाम बदलें, 
• व्यवसाय संख्या बदलें,
• एक व्यावसायिक इकाई (Business Unit) असाइन करें,
• आपूर्तिकर्ता का ईमेल पता बदलें,
• आपूर्तिकर्ता का संपर्क फ़ोन नंबर बदलें,
• आपूर्तिकर्ता के लिए लागत केंद्र कोड (Cost Center Code) बदलें,
• आपूर्तिकर्ता को एक कॉर्पोरेट कोड असाइन करें,
• आपूर्तिकर्ता को एक ब्रांड असाइन करें (यदि लागू हो),
• आपूर्तिकर्ता के लिए डाक या बिलिंग पता जोड़ें।

कृपया ध्यान दें: यदि आपूर्तिकर्ता स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता (Self-Managed Supplier) नहीं है, तो एक क्रेता के रूप में आपके लिए ये विकल्प उपलब्ध नहीं होंगे।

आपूर्तिकर्ता 'गंतव्य' (Destinations)

गंतव्य (Destination) से तात्पर्य उस ईमेल इनबॉक्स, HTTP, FTP या अन्य स्थान से है जहाँ आपका संगठन इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीद आदेश (Purchase Orders) भेजता है। एक 'डिफ़ॉल्ट' गंतव्य भी होता है, जिसका उपयोग Requisition की स्वीकृति पर आपूर्तिकर्ता को स्वचालित रूप से खरीद आदेश (Purchase Order) भेजते समय किया जाता है (यदि यह सेटिंग सक्षम है)। 

आपूर्तिकर्ता के गंतव्य देखने के लिए:

1. [Suppliers] → [My Suppliers] पृष्ठ से, आपूर्तिकर्ता का प्रोफ़ाइल खोलने के लिए [Supplier Name] पर क्लिक करें।

2. [Destinations] टैब चुनें:

नया आपूर्तिकर्ता गंतव्य बनाना

यदि आपूर्तिकर्ता आपके संगठन के स्वामित्व वाला एक स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता है, तो आप आवश्यकतानुसार यहाँ कई Destinations बना सकते हैं, लेकिन केवल एक को डिफ़ॉल्ट गंतव्य (Default Destination) के रूप में सेट किया जा सकता है। यदि आपूर्तिकर्ता स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता नहीं है, तो आप आपूर्तिकर्ता के लिए Destinations नहीं जोड़ पाएंगे।

एक नया गंतव्य बनाने के लिए, [Create New Destination] पर क्लिक करें:

आपके सामने भरने के लिए एक छोटा फ़ॉर्म प्रस्तुत किया जाएगा:

खरीद आदेशों (Purchase Orders) के लिए एक नया ईमेल गंतव्य बनाने हेतु कृपया इन चरणों का पालन करें:

1. Destination Type आम तौर पर EMAIL होगा।
2. Attachment Format \- ईमेल PO के लिए, Trade_PurchaseOrder_PDFFormat चुनें।
3. Export Format \- ईमेल PO के लिए, Trade_PurchaseOrder_HtmlFormat चुनें।
4. External URL - यह वह ईमेल पता है जहाँ आपके खरीद आदेश (Purchase Orders) भेजे जाएंगे।
5. Default Destination को अक्षम (disabled) ही रहने देना चाहिए।

अतिरिक्त सहायता के लिए (या गैर-ईमेल गंतव्यों से संबंधित सहायता के लिए), कृपया हमारी सहायता टीम से संपर्क करें। 

आपूर्तिकर्ता डिलीवरी शुल्क

यदि आपूर्तिकर्ता आपके संगठन के स्वामित्व वाला एक स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता है, तो आप आवश्यकतानुसार कई न्यूनतम आदेश डिलीवरी शुल्क (Minimum Order Delivery Fees) देख और बना सकते हैं। यदि आपूर्तिकर्ता स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता नहीं है, तो आप आपूर्तिकर्ता के लिए कोई भी डिलीवरी शुल्क देखने या बनाने में सक्षम नहीं होंगे।

PurchasePlus में डिलीवरी शुल्क निम्न से मिलकर बनते हैं:

• एक नाम (Name),
• एक न्यूनतम आदेश मूल्य (Minimum Order Value), 
• एक डिलीवरी शुल्क (Delivery Fee),
• एक डिलीवरी शुल्क कर प्रतिशत (Delivery Fee Tax Percentage)।

यदि आपका खरीद आदेश (Purchase Order) डिलीवरी शुल्क के न्यूनतम आदेश मूल्य से अधिक नहीं है, तो डिलीवरी शुल्क (साथ ही डिलीवरी शुल्क कर प्रतिशत) स्वचालित रूप से आपके खरीद आदेश में जोड़ दिया जाएगा।

अपने स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता के मौजूदा डिलीवरी शुल्क देखने के लिए, आपूर्तिकर्ता के प्रोफ़ाइल पर जाएँ, और [Delivery Fees] पर क्लिक करें:

डिलीवरी शुल्क सक्रिय करना

डिलीवरी शुल्क को 'सक्रिय' (activate) करने के लिए, आपूर्तिकर्ता के [General] टैब पर जाएँ, और ड्रॉपडाउन सूची से प्रासंगिक डिलीवरी शुल्क चुनें:

भविष्य में इस आपूर्तिकर्ता के लिए आपके खरीद आदेशों (Purchase Orders) में यह डिलीवरी शुल्क (डिलीवरी शुल्क कर प्रतिशत सहित) स्वचालित रूप से जोड़ दिया जाएगा, यदि खरीद आदेश का कुल मूल्य चयनित डिलीवरी शुल्क के न्यूनतम आदेश मूल्य से अधिक नहीं होता है।

नया आपूर्तिकर्ता डिलीवरी शुल्क बनाना

अपने किसी स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता के लिए एक नया आपूर्तिकर्ता डिलीवरी शुल्क बनाने के लिए, सबसे पहले आपूर्तिकर्ता के प्रोफ़ाइल पर जाएँ, और [Delivery Fees] टैब पर क्लिक करें:

फिर, [Create Delivery Fee] पर क्लिक करें:

तीसरा, दिखाई देने वाले फ़ॉर्म को पूरा भरें, और फ़ॉर्म के नीचे [Create Delivery Fee] पर क्लिक करें:

डिलीवरी शुल्क अब बन गया है। कृपया डिलीवरी शुल्क सक्रिय करें याद रखें यदि यह वही डिलीवरी शुल्क है जिसे भविष्य में इस आपूर्तिकर्ता के खरीद आदेशों (Purchase Orders) में जोड़ा जाना है।

आपूर्तिकर्ता कैटलॉग (Catalogs) देखें

1. आपूर्तिकर्ता का प्रोफ़ाइल देखते समय, [Catalogs] टैब चुनें। Catalogs टैब वे सभी कैटलॉग दिखाता है जो इस आपूर्तिकर्ता के साथ आपके संबंध पर लागू होते हैं। 

2. कैटलॉग के अंदर उत्पादों और कीमतों को देखने के लिए [Catalog] पर क्लिक करें।

अधिक जानने के लिए हमारा सहायता लेख आपूर्तिकर्ता कैटलॉग देखें देखें।

इसके अतिरिक्त, खरीदार अपने आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक स्व-प्रबंधित कैटलॉग बना और असाइन कर सकते हैं।

आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश (Purchase Orders) देखें

1. आपूर्तिकर्ता का प्रोफ़ाइल देखते समय, [Purchase Orders] टैब चुनें।

2. आवश्यकतानुसार निम्नलिखित कार्य पूरे करें:

1. [Search Purchase Orders]।
2. देखने के लिए [Purchase Order] पर क्लिक करें।
3. संबंधित Requisition देखने के लिए [Requisition] पर क्लिक करें।
4. माल प्राप्ति नोट (Goods Receiving Notes) देखने, या दूसरा GR Note बनाने के लिए [GR Notes] पर क्लिक करें।
5. संबंधित चालान (Invoices) देखने, या किसी अन्य चालान का मिलान करने के लिए [Invoices] पर क्लिक करें।
6. भेजने का विवरण देखने, या आपूर्तिकर्ता को खरीद आदेश भेजने के लिए [Send] पर क्लिक करें।
7. [More Options] → [View Purchase Order] → [Print] → [Open in Legacy P+] → [Get Help] पर क्लिक करें।

आपूर्तिकर्ता चालान (Invoices) देखें

1. [Invoices] टैब चुनें।

2. आवश्यकतानुसार निम्नलिखित कार्य पूरे करें:

1. [Search Invoices]।
2. देखने के लिए [Invoice Number] पर क्लिक करें।
3. जानकारी संपादित करने के लिए [Reference] या [Expense Account] पर क्लिक करें।
4. देखने के लिए [Purchase Order] पर क्लिक करें।
5. चालान की स्थिति (Invoice Status) और अनुमोदकों (Approvers) को देखने के लिए [Status] पर क्लिक करें।
6. माल प्राप्ति नोट देखने, या दूसरा GR Note बनाने के लिए [GR Notes] पर क्लिक करें।
7. यदि उपलब्ध हो, तो चालान का PDF देखने के लिए [PDF Copy] पर क्लिक करें।
8. [More Options] → [View Invoice] → [Print] → [Open in Legacy P+] → [Get Help] पर क्लिक करें।