क्रेडिट नोट्स

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• परिचय
• क्रेडिट नोट्स देखना
• क्रेडिट नोट्स बनाना
• अपडेट और प्रबंधन करें
  • क्रेडिट नोट्स को चालान (Invoices) से लिंक करना
• क्रेडिट नोट की स्थितियाँ (Statuses)
  • क्रेडिट नोट फ़्लैग्स
• क्रेडिट नोट्स निर्यात (Export) करना

क्रेडिट नोट

क्रेडिट नोट एक ऐसा दस्तावेज़ है जो खरीदार (Purchaser) को धनराशि की वापसी दर्शाता है। यह आम तौर पर खरीद आदेश (Purchase Order) के रद्द होने, चालान (Invoice) में त्रुटि होने, या खोए हुए या क्षतिग्रस्त सामान के बाद सप्लायर द्वारा जारी किया जाता है। क्रेडिट नोट्स का उपयोग किसी लेन-देन को पूर्ण या आंशिक रूप से रिफंड करने के लिए किया जा सकता है।

क्रेडिट नोट्स देखना

आप [क्रेडिट नोट्स] → [सभी देखें] पर क्लिक करके अपने क्रेडिट नोट्स तक पहुँच सकते हैं।

यहाँ आप अपने क्रेडिट नोट्स को एक तालिका में देख सकते हैं, और अपनी पसंद के अनुसार तालिका के कॉलम संपादित कर सकते हैं:

क्रेडिट किए जाने वाले उत्पाद(ओं) और मूल्यों, संदर्भ (Reference), टिप्पणियों (Comments), और अनुलग्नकों (Attachments) के विवरण देखने के लिए आप किसी भी क्रेडिट नोट पर क्लिक कर सकते हैं।

क्रेडिट नोट्स बनाना

‘चालान और क्रेडिट नोट प्रबंधित करें’ अनुमति वाले उपयोगकर्ता साइड नेविगेशन बार में [क्रेडिट नोट्स] क्षेत्र से [नया क्रेडिट नोट] पर क्लिक करके एक नया क्रेडिट नोट बना सकते हैं:

ऐसे तीन तरीके हैं जिनसे कोई उपयोगकर्ता क्रेडिट नोट बना सकता है:

1. मैन्युअल रूप से,
2. हमारे AI स्कैनिंग टूल में PDF अपलोड करके, या
3. किसी दस्तावेज़ (जैसे कि चालान, खरीद आदेश या सामान प्राप्ति नोट (Goods Receiving Note)) का चयन करके, और स्वचालित रूप से एक क्रेडिट नोट बनाकर जो दस्तावेज़ की प्रत्येक पंक्ति से पूरी तरह मेल खाता हो।

अधिक जानकारी और प्रत्येक क्रेडिट नोट निर्माण विधि के चरण-दर-चरण ट्यूटोरियल के लिए कृपया हमारा क्रेडिट नोट्स बनाना लेख पढ़ें।

अपडेट और प्रबंधन करें

‘चालान और क्रेडिट नोट प्रबंधित करें’ अनुमति वाले उपयोगकर्ता वर्तमान में क्रेडिट नोट के विरुद्ध किसी भी पंक्ति (उत्पादों, मात्राओं, कीमतों को दर्शाते हुए), सेटिंग्स को अपडेट कर सकते हैं, टिप्पणी पोस्ट कर सकते हैं, या अनुलग्नक अपलोड कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, अनुमत उपयोगकर्ता क्रेडिट नोट को पार्क, रद्द और हटा सकते हैं। यदि क्रेडिट नोट पर कोई फ़्लैग नहीं है, तो वे क्रेडिट नोट को रिकंसाइल्ड (Reconciled) के रूप में भी चिह्नित कर सकते हैं।

क्रेडिट नोट्स को चालान (Invoices) से लिंक करना

क्रेडिट नोट्स को चालान के साथ 'लिंक' किया जा सकता है, जो अकाउंटिंग उद्देश्यों के लिए क्रेडिट नोट को वापस किसी चालान के संदर्भ में जोड़ने के लिए उपयोगी होता है। 

सुझाव: एक क्रेडिट नोट से केवल एक ही चालान लिंक किया जा सकता है, जबकि एक ही चालान से एकाधिक क्रेडिट नोट्स लिंक किए जा सकते हैं।

आप चालान को क्रेडिट नोट से लिंक कर सकते हैं: \- क्रेडिट नोट के हेडर में सूचना पैनल (Information Panel) में, \- क्रेडिट नोट-प्रकार के AI स्कैनिंग कार्य की समीक्षा करते समय, या \- किसी दस्तावेज़ से बनाए जा रहे क्रेडिट नोट की समीक्षा करते समय।

चालान देखते समय आप [क्रेडिट नोट्स] टैब से चालान से जुड़े क्रेडिट नोट्स की सूची भी देख सकते हैं:

क्रेडिट नोट की स्थितियाँ (Statuses)

क्रेडिट नोट्स कई स्थितियों में से किसी एक में हो सकते हैं:

• ओपन (Open): एक ओपन क्रेडिट नोट बनाया जा चुका है और इसे अपडेट किया जा सकता है, लेकिन अभी तक इसका समाधान (Reconcile) नहीं किया गया है। 
• स्वीकृति की प्रतीक्षा में (Awaiting Approval): स्वीकृति की प्रतीक्षा स्थिति वाले क्रेडिट नोट पर एक या अधिक फ़्लैग्स लगे होते हैं, और अब आपके संगठन के किसी अनुमोदक (Approver) द्वारा अनुमोदन की आवश्यकता होती है। एक बार स्वीकृति मिल जाने पर, क्रेडिट नोट को रिकंसाइल्ड स्थिति में आगे बढ़ा दिया जाएगा।
• रिकंसाइल्ड (Reconciled): एक रिकंसाइल्ड क्रेडिट नोट ने आपके संगठन द्वारा आवश्यक सभी जांचों को पास कर लिया है और अब यह आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात करने के लिए उपयुक्त है। क्रेडिट नोट के रिकंसाइल्ड स्थिति में होने पर आप उसमें बदलाव नहीं कर सकते। यदि आप बदलाव करना चाहते हैं, तो आप क्रेडिट नोट को पुनः खोल (Re-Open) सकते हैं।
  • कृपया ध्यान दें: ‘चालान और क्रेडिट नोट को सुपर अप्रूव कर सकते हैं’ अनुमति वाले उपयोगकर्ता रिकंसाइल्ड क्रेडिट नोट पर कुछ फ़ील्ड्स को अपडेट करने में सक्षम हैं। अधिक जानें।
• पार्क किया गया (Parked): पार्क किए गए क्रेडिट नोट को आपके संगठन के किसी उपयोगकर्ता द्वारा पार्क किया गया है क्योंकि इसमें आगे विचार या चर्चा की आवश्यकता हो सकती है। पार्क की गई स्थिति में क्रेडिट नोट में बदलाव नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप उसमें बदलाव करना जारी रखने के लिए क्रेडिट नोट को पुनः खोल (Re-Open) सकते हैं। 
• रद्द (Cancelled): रद्द किए गए क्रेडिट नोट को किसी उपयोगकर्ता द्वारा रद्द कर दिया गया है और अब यह आपके संगठन में उपयोग में नहीं है। आप रद्द स्थिति वाले क्रेडिट नोट में बदलाव नहीं कर सकते। यदि आप क्रेडिट नोट को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं और उसमें बदलाव करना चाहते हैं, तो आप क्रेडिट नोट को पुनः खोल (Re-Open) सकते हैं।
• निर्यात के लिए तैयार (Export Ready): एक निर्यात के लिए तैयार क्रेडिट नोट अब आगामी निर्यात फ़ाइल में शामिल किए जाने के लिए [चालान]→ [निर्यात केंद्र (Export Center)] में उपलब्ध है। एक बार जब क्रेडिट नोट सफलतापूर्वक आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात हो जाता है, तो क्रेडिट नोट की स्थिति को Exported में अपडेट कर दिया जाएगा। जब क्रेडिट नोट Export Ready स्थिति में हो, तो उसमें कोई बदलाव नहीं किया जा सकता। यदि आवश्यक हो, तो आप क्रेडिट नोट को रिकंसाइल्ड स्थिति में वापस ला (Revert) सकते हैं, और फिर उसमें बदलाव करने के लिए क्रेडिट नोट को पुनः खोल (Re-Open) सकते हैं।
  • कृपया ध्यान दें: यह स्थिति केवल टाइप B संगठनों के लिए उपलब्ध है।
• निर्यात हो रहा है (Exporting): निर्यात हो रहा क्रेडिट नोट वर्तमान में आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात किए जाने की प्रक्रिया में है। इस प्रक्रिया में आमतौर पर कुछ मिनट लगते हैं। निर्यात सफल होने के बाद, क्रेडिट नोट की स्थिति Exported में अपडेट हो जाएगी। जब क्रेडिट नोट Exporting स्थिति में हो, तो उसमें कोई बदलाव नहीं किया जा सकता। यदि आवश्यक हो, तो आप क्रेडिट नोट को फिर से निर्यात करने के लिए रिकंसाइल्ड स्थिति में वापस ला सकते हैं, या उसमें बदलाव करने के लिए क्रेडिट नोट को पुनः खोल सकते हैं।
  • कृपया ध्यान दें: यह स्थिति केवल टाइप A संगठनों के लिए उपलब्ध है।
• निर्यात किया गया (Exported): एक निर्यात किया गया क्रेडिट नोट एक या अधिक निर्यात फ़ाइलों में शामिल किया जा चुका है और आपके संगठन के बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात किया जा चुका है। जब क्रेडिट नोट Exported स्थिति में हो, तो उसमें कोई बदलाव नहीं किया जा सकता। यदि आवश्यक हो, तो आप क्रेडिट नोट को रिकंसाइल्ड स्थिति में वापस ला सकते हैं, और फिर उसमें बदलाव करने के लिए क्रेडिट नोट को पुनः खोल सकते हैं।

क्रेडिट नोट फ़्लैग्स और सीमाएं (Thresholds)

'फ़्लैग' एक समस्या या चिंता है जो किसी क्रेडिट नोट पर उठाई जाती है, ताकि दस्तावेज़ से जुड़ी उन समस्याओं पर ध्यान आकर्षित किया जा सके जिनकी समीक्षा और अनुमोदन की आवश्यकता होगी। फ़्लैग्स यह सुनिश्चित करते हैं कि बिना किसी मैन्युअल हस्तक्षेप के केवल वही क्रेडिट नोट्स PurchasePlus में रिकंसाइल्ड स्थिति में आगे बढ़ सकें जो आपके संगठन के विशिष्ट मानदंडों को पूरा करते हैं। 

चालान और क्रेडिट नोट फ़्लैग्स के बारे में अधिक पढ़ें।

क्रेडिट नोट्स निर्यात करना

चालानों की तरह, क्रेडिट नोट्स को भी आपके संगठन के प्रकार के आधार पर, दो में से किसी एक तरीके से आपके बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात किया जा सकता है।

टाइप A बनाम टाइप B संगठन

• टाइप A संगठन मैन्युअल रूप से क्रेडिट नोट्स (और चालान) को व्यक्तिगत रूप से निर्यात करते हैं। यह क्रेडिट नोट के रिकंसाइल्ड स्थिति में पहुँचने के बाद किसी भी समय किया जा सकता है।
• टाइप B संगठन पहले क्रेडिट नोट (या चालान) को निर्यात के लिए तैयार के रूप में चिह्नित करते हैं, और फिर एक बैच निर्यात फ़ाइल बनाते और भेजते हैं जिसमें वे सभी क्रेडिट नोट्स और चालान शामिल होते हैं जिन्हें आपके पिछले निर्यात के बाद से Export Ready के रूप में चिह्नित किया गया है। 

AP सिस्टम गंतव्य और निर्यात प्रारूप

टाइप A और टाइप B दोनों संगठनों के लिए निर्यात फ़ाइलों का सटीक इलेक्ट्रॉनिक गंतव्य और प्रारूप आपके PurchasePlus सिस्टम के कार्यान्वयन (Implementation) के दौरान कॉन्फ़िगर किया जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो कार्यान्वयन के बाद PurchasePlus टीम के साथ मिलकर इसे संशोधित किया जा सकता है। अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारी सहयोगी कस्टमर सक्सेस टीम से संपर्क करें।