Credit Notes

Credit Note {#Introduction}

क्रेडिट नोट एक ऐसा दस्तावेज़ है जो खरीदार (Purchaser) को धनराशि की वापसी दर्शाता है। यह आमतौर पर किसी आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीद आदेश (Purchase Order) के रद्दीकरण, इनवॉइस त्रुटि, या खोए हुए या क्षतिग्रस्त सामान के बाद जारी किया जाता है। क्रेडिट नोट्स का उपयोग किसी लेन-देन को पूर्ण या आंशिक रूप से रिफंड करने के लिए किया जा सकता है।

क्रेडिट नोट्स देखना {#ViewingCreditNotes}

आप [क्रेडिट नोट्स] → [सभी देखें] पर क्लिक करके अपने क्रेडिट नोट्स तक पहुँच सकते हैं।

यहाँ आप एक तालिका में अपने क्रेडिट नोट्स देख सकते हैं, और अपनी पसंद के अनुसार तालिका कॉलम संपादित कर सकते हैं। [सभी देखें] और [मेरी मंज़ूरी की प्रतीक्षा में] पर, आप [कॉलम प्रबंधित करें] के माध्यम से एक कस्टम कोड कॉलम दिखा सकते हैं।

आप क्रेडिट किए जाने वाले उत्पाद(ों) और मूल्यों, संदर्भ, टिप्पणियों और अनुलग्नकों से संबंधित विवरण देखने के लिए किसी भी क्रेडिट नोट पर क्लिक कर सकते हैं।

क्रेडिट नोट्स बनाना {#CreatingCreditNotes}

'इनवॉइस और क्रेडिट नोट्स प्रबंधित करें' अनुमति वाले उपयोगकर्ता साइड नेविगेशन बार में [क्रेडिट नोट्स] क्षेत्र से [नया क्रेडिट नोट] पर क्लिक करके एक नया क्रेडिट नोट बना सकते हैं:

क्रेडिट नोट बनाने के लिए उपयोगकर्ता के पास तीन तरीके हैं:

1. मैन्युअल रूप से,
2. हमारे AI स्कैनिंग टूल में PDF अपलोड करके, या
3. किसी दस्तावेज़ (अर्थात इनवॉइस, खरीद आदेश (Purchase Order) या सामान प्राप्ति नोट (Goods Receiving Note)) का चयन करके, और स्वचालित रूप से एक ऐसा क्रेडिट नोट बनाकर जो दस्तावेज़ की प्रत्येक पंक्ति से पूरी तरह मेल खाता हो।

अधिक जानकारी और प्रत्येक क्रेडिट नोट निर्माण विधि के चरण-दर-चरण ट्यूटोरियल के लिए कृपया हमारा लेख क्रेडिट नोट्स बनाना पढ़ें।

अपडेट और प्रबंधन करें {#update-and-manage}

'इनवॉइस और क्रेडिट नोट्स प्रबंधित करें' अनुमति वाले उपयोगकर्ता वर्तमान में किसी भी पंक्ति (उत्पादों, मात्राओं, कीमतों को दर्शाते हुए), सेटिंग्स को अपडेट कर सकते हैं, कोई टिप्पणी पोस्ट कर सकते हैं, या क्रेडिट नोट पर कोई अनुलग्नक अपलोड कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, अनुमत उपयोगकर्ता किसी क्रेडिट नोट को पार्क, रद्द और हटा सकते हैं। यदि क्रेडिट नोट पर कोई फ़्लैग नहीं है, तो वे क्रेडिट नोट को समाधानित (Reconciled) के रूप में भी चिह्नित कर सकते हैं।

क्रेडिट नोट्स को इनवॉइस से लिंक करना {#LinkingCreditNotesWithInvoices}

क्रेडिट नोट्स को इनवॉइस से 'लिंक' किया जा सकता है, जो लेखांकन उद्देश्यों के लिए क्रेडिट नोट को वापस इनवॉइस से संदर्भित करने के लिए उपयोगी है। 

सुझाव: केवल एक इनवॉइस को एक क्रेडिट नोट से लिंक किया जा सकता है, जबकि कई क्रेडिट नोट्स को एक ही इनवॉइस से लिंक किया जा सकता है।

आप इनवॉइस को क्रेडिट नोट से लिंक कर सकते हैं: \- क्रेडिट नोट के हेडर में सूचना पैनल में, \- क्रेडिट नोट-प्रकार के AI स्कैनिंग कार्य की समीक्षा करते समय, या \- किसी दस्तावेज़ से बनाए जा रहे क्रेडिट नोट की समीक्षा करते समय।

आप इनवॉइस देखते समय [क्रेडिट नोट्स] टैब से इनवॉइस से लिंक किए गए क्रेडिट नोट्स की सूची भी देख सकते हैं:

क्रेडिट नोट स्थितियाँ {#CreditNoteStatuses}

क्रेडिट नोट्स कई स्थितियों में से किसी एक में हो सकते हैं:

• खुला (Open): एक खुला क्रेडिट नोट बनाया जा चुका है और इसे अपडेट किया जा सकता है, लेकिन अभी तक इसका समाधान (Reconcile) नहीं किया गया है। 
• मंज़ूरी की प्रतीक्षा में (Awaiting Approval): मंज़ूरी की प्रतीक्षा स्थिति वाले क्रेडिट नोट पर एक या अधिक फ़्लैग लगे होते हैं, और अब आपके संगठन के किसी अनुमोदक द्वारा मंज़ूरी आवश्यक है। मंज़ूरी मिल जाने के बाद, क्रेडिट नोट को समाधानित (Reconciled) स्थिति में आगे बढ़ा दिया जाएगा।
• समाधानित (Reconciled): समाधानित क्रेडिट नोट आपके संगठन द्वारा आवश्यक सभी जांचों को पास कर चुका है और अब आपके संगठन के बाहरी लेखांकन प्लेटफ़ॉर पर निर्यात करने के लिए उपयुक्त है। जब कोई क्रेडिट नोट समाधानित स्थिति में हो, तो आप उसमें बदलाव नहीं कर सकते। यदि आप बदलाव करना चाहते हैं, तो आप क्रेडिट नोट को फिर से खोल (Re-Open) सकते हैं।
  • कृपया ध्यान दें: 'इनवॉइस और क्रेडिट नोट्स को सुपर मंज़ूरी दे सकते हैं' अनुमति वाले उपयोगकर्ता समाधानित क्रेडिट नोट पर कुछ फ़ील्ड्स को अपडेट करने में सक्षम हैं। और जानें।
• पार्क किया गया (Parked): पार्क किए गए क्रेडिट नोट को आपके संगठन के किसी उपयोगकर्ता द्वारा पार्क किया गया है क्योंकि इस पर आगे विचार या चर्चा की आवश्यकता हो सकती है। पार्क की गई स्थिति में क्रेडिट नोट में बदलाव नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप इसमें बदलाव जारी रखने के लिए क्रेडिट नोट को फिर से खोल सकते हैं। 
• रद्द (Cancelled): रद्द किए गए क्रेडिट नोट को किसी उपयोगकर्ता द्वारा रद्द कर दिया गया है और अब यह आपके संगठन में उपयोग में नहीं है। आप रद्द की गई स्थिति में क्रेडिट नोट में बदलाव नहीं कर सकते। यदि आप क्रेडिट नोट को पुनर्स्थापित करना और उसमें बदलाव करना चाहते हैं, तो आप क्रेडिट नोट को फिर से खोल सकते हैं।
• निर्यात के लिए तैयार (Export Ready): एक निर्यात के लिए तैयार क्रेडिट नोट अब आगामी निर्यात फ़ाइल में शामिल किए जाने के लिए [इनवॉइस]→ [निर्यात केंद्र] में उपलब्ध है। एक बार क्रेडिट नोट आपके संगठन के बाहरी लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म पर सफलतापूर्वक निर्यात हो जाने के बाद, क्रेडिट नोट की स्थिति को 'निर्यातित' (Exported) में अपडेट कर दिया जाएगा। जब क्रेडिट नोट निर्यात के लिए तैयार स्थिति में हो, तो उसमें बदलाव नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप क्रेडिट नोट को समाधानित स्थिति में वापस ला सकते हैं, और फिर बदलाव करने के लिए क्रेडिट नोट को फिर से खोल सकते हैं।
  • कृपया ध्यान दें: यह स्थिति केवल टाइप B संगठनों के लिए उपलब्ध है।
• निर्यात किया जा रहा है (Exporting): निर्यात किया जा रहा क्रेडिट नोट वर्तमान में आपके संगठन के बाहरी लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात होने की प्रक्रिया में है। इस प्रक्रिया में आमतौर पर कुछ मिनट लगते हैं। निर्यात सफल होने के बाद, क्रेडिट नोट की स्थिति को 'निर्यातित' में अपडेट कर दिया जाएगा। जब क्रेडिट नोट निर्यात की प्रक्रिया में हो, तो उसमें बदलाव नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप इसे फिर से निर्यात करने के लिए क्रेडिट नोट को समाधानित स्थिति में वापस ला सकते हैं, या बदलाव करने के लिए क्रेडिट नोट को फिर से खोल सकते हैं।
  • कृपया ध्यान दें: यह स्थिति केवल टाइप A संगठनों के लिए उपलब्ध है।
• निर्यातित (Exported): एक निर्यातित क्रेडिट नोट को एक या अधिक निर्यात फ़ाइलों में शामिल किया जा चुका है और इसे आपके संगठन के बाहरी लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात कर दिया गया है। जब क्रेडिट नोट निर्यातित स्थिति में हो, तो उसमें बदलाव नहीं किए जा सकते। यदि आवश्यक हो, तो आप क्रेडिट नोट को समाधानित स्थिति में वापस ला सकते हैं, और फिर बदलाव करने के लिए क्रेडिट नोट को फिर से खोल सकते हैं।

क्रेडिट नोट फ़्लैग्स और सीमाएँ {#CreditNoteFlags}

एक 'फ़्लैग' वह चिंता या आपत्ति है जो क्रेडिट नोट पर उठाई जाती है, ताकि दस्तावेज़ से जुड़ी किसी भी समस्या पर ध्यान आकर्षित किया जा सके जिसके लिए समीक्षा और मंज़ूरी की आवश्यकता होगी। फ़्लैग्स यह सुनिश्चित करते हैं कि केवल वही क्रेडिट नोट्स जो आपके संगठन के विशिष्ट मानदंडों को पूरा करते हैं, बिना मैन्युअल हस्तक्षेप के PurchasePlus में समाधानित (Reconciled) स्थिति में आगे बढ़ सकें। 

इनवॉइस और क्रेडिट नोट फ़्लैग्स के बारे में और पढ़ें।

क्रेडिट नोट्स निर्यात करना {#ExportingCreditNotes}

इनवॉइस की तरह ही, आपके संगठन के प्रकार के आधार पर, क्रेडिट नोट्स को दो तरीकों में से किसी एक तरीके से आपके बाहरी लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात किया जा सकता है।

टाइप A बनाम टाइप B संगठन {#TypeAtypeB}

• टाइप A संगठन मैन्युअल रूप से क्रेडिट नोट्स (और इनवॉइस) को व्यक्तिगत रूप से निर्यात करते हैं। यह क्रेडिट नोट के समाधानित (Reconciled) स्थिति में पहुँचने के बाद किसी भी समय किया जा सकता है।
• टाइप B संगठन पहले क्रेडिट नोट (या इनवॉइस) को निर्यात के लिए तैयार के रूप में चिह्नित करते हैं, और फिर एक बैच निर्यात फ़ाइल बनाते और भेजते हैं जिसमें वे सभी क्रेडिट नोट्स और इनवॉइस शामिल होते हैं जिन्हें आपके अंतिम निर्यात के बाद से निर्यात के लिए तैयार के रूप में चिह्नित किया गया है। 

AP सिस्टम गंतव्य और निर्यात प्रारूप

टाइप A और टाइप B दोनों संगठनों के लिए निर्यात फ़ाइलों का सटीक इलेक्ट्रॉनिक गंतव्य और प्रारूप आपके PurchasePlus सिस्टम के कार्यान्वयन के दौरान कॉन्फ़िगर किया जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो कार्यान्वयन के बाद PurchasePlus टीम के साथ परामर्श करके इसे संशोधित किया जा सकता है। अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारी सहयोगी ग्राहक सफलता (Customer Success) टीम से संपर्क करें।