उपयोगकर्ता बनाएं और प्रबंधित करें

एक उपयोगकर्ता PurchasePlus खाते वाला वह व्यक्ति होता है जो अपने काम के दैनिक कर्तव्यों में हमारे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है।

यदि आपके पास 'Manage Users' (उपयोगकर्ता प्रबंधित करें) अनुमति है, तो आपके पास व्यवस्थापक (Administrator) प्रकार की कई अतिरिक्त कार्यक्षमताओं तक पहुंच होती है।

यहाँ जाएं:

• नए उपयोगकर्ता बनाना
• उपयोगकर्ता की सामान्य सेटिंग्स प्रबंधित करना
• उपयोगकर्ता प्राथमिकताएं प्रबंधित करना
• उपयोगकर्ता अनुमतियां प्रबंधित करना
• विभाग और संगठन
• सूचनाएं

नए उपयोगकर्ता बनाना

1. साइड नेविगेशन बार से [Users] → [New User] चुनें।

2. वैकल्पिक रूप से, [Users] → [View All] चुनें, फिर नया उपयोगकर्ता बनाने के लिए शीर्ष दाएं कोने में [+] पर क्लिक करें।

3. 'Create a New User' फ़ॉर्म पूरा करें।

1. [Email] और [Full Name] दर्ज करें। दर्ज किया गया ईमेल पता PurchasePlus में साइन इन करने के लिए उपयोग किया जाने वाला ईमेल पता होगा। ये फ़ील्ड अनिवार्य हैं। 

एक ईमेल पता PurchasePlus में केवल एक ही उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल से संबद्ध हो सकता है। यदि आप उपयोगकर्ता नहीं बना पा रहे हैं, तो यह देखने के लिए कि क्या ईमेल पता पहले से उपयोग में है, Users पृष्ठ पर [Not Enabled] टैब की जांच करें। यदि ऐसा है, तो आप या तो उपयोगकर्ता को [Enable] कर सकते हैं, या हमारी सहायता टीम से संपर्क कर सकते हैं और हम आपके लिए उपयोगकर्ता को हटा सकते हैं।

1. पद (Position), फ़ोन नंबर (Phone Number) और स्टाफ़ कोड (Staff Code) वैकल्पिक फ़ील्ड हैं, और इनका उपयोग सिस्टम में कुछ स्थानों पर तथा जनरेट किए गए दस्तावेज़ों में उपयोगकर्ता की पहचान करने में मदद के लिए किया जा सकता है।

4. [Create User] पर क्लिक करें।

उपयोगकर्ता को अपना पासवर्ड सेट करने के लिए एक आमंत्रण ईमेल प्राप्त होगा, जिसका उपयोग वे इसके बाद से PurchasePlus में साइन इन करने के लिए करेंगे। अधिक जानें।

उपयोगकर्ता की सामान्य सेटिंग्स प्रबंधित करना

मौजूदा उपयोगकर्ताओं के संबंध में, ऐसी कई सेटिंग्स हैं जिन्हें 'Manage Users' अनुमति सक्षम वाले उपयोगकर्ता अपडेट कर सकते हैं।

किसी उपयोगकर्ता की सामान्य सेटिंग्स को संपादित करने के लिए:

1. साइड नेविगेशन बार से [Users] → [View All] चुनें।

2. उपयोगकर्ता को [Search] करें, फिर उपयोगकर्ता की सेटिंग्स खोलने के लिए [User] पर क्लिक करें।

आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

• उपयोगकर्ता को सक्षम (Enable) या अक्षम (Disable) करना। 
  • एक सक्षम (Enabled) उपयोगकर्ता अपनी अनुमतियों के अनुसार PurchasePlus में साइन इन करने और अपने संगठन की ओर से PurchasePlus का उपयोग करने में सक्षम होगा। एक सक्षम उपयोगकर्ता को भविष्य में किसी भी समय अक्षम किया जा सकता है।
  • एक अक्षम (Disabled) उपयोगकर्ता PurchasePlus में साइन इन नहीं कर सकेगा और उसे PurchasePlus से कोई संचार प्राप्त नहीं होगा। एक अक्षम उपयोगकर्ता को भविष्य में किसी भी समय सक्षम किया जा सकता है।
• पूरा नाम (Full Name),
• पद (Position),
• फ़ोन नंबर (Phone Number),
• स्टाफ़ कोड (Staff Code)।

किसी उपयोगकर्ता का ईमेल पता केवल एक PurchasePlus व्यवस्थापक द्वारा ही बदला जा सकता है। यदि आपको किसी उपयोगकर्ता का ईमेल पता अपडेट करने की आवश्यकता है तो कृपया हमारी मित्रवत ग्राहक सहायता टीम से संपर्क करें।

उपयोगकर्ता प्राथमिकताएं प्रबंधित करना

1. साइड नेविगेशन बार से [Users] → [View All] चुनें।

2. उपयोगकर्ता को [Search] करें, फिर उपयोगकर्ता की सेटिंग्स खोलने के लिए [User] पर क्लिक करें।

3. [Preferences] टैब चुनें। आप निम्नलिखित उपयोगकर्ता प्राथमिकताओं को प्रबंधित कर सकते हैं:

1. वह [Language] चुनें जिसका उपयोग करना उपयोगकर्ता पसंद करता है। सिफारिश: यदि आप एक उपयोगकर्ता बना रहे हैं और आपको उपयोगकर्ता की पसंदीदा भाषा के बारे में निश्चित नहीं हैं, लेकिन आप उनके संगठन के देश को जानते हैं, तो भाषा को उस देश की आधिकारिक भाषा पर सेट करें।
2. तय करें कि क्या आप [Enable MFA] करना चाहते हैं। नोट - यदि उपयोगकर्ता Microsoft SSO के माध्यम से PurchasePlus में साइन इन करता है, तो मल्टी-फ़ैक्टर प्रमाणीकरण उपलब्ध नहीं होगा।
3. व्यू प्राथमिकता [Regular] या [Compact] चुनें। सिफारिश: प्राथमिकता को उसके डिफ़ॉल्ट - 'Regular' पर छोड़ दें और उपयोगकर्ता को इसे स्वयं बदलने दें।
4. तय करें कि क्या आप उपयोगकर्ता के लिए [Turn On Expert Mode] करना चाहते हैं। सिफारिश: प्राथमिकता को उसके डिफ़ॉल्ट - ‘Off’ पर छोड़ दें और उपयोगकर्ता को इसे स्वयं बदलने दें।
5. यदि लागू हो, तो [Auto-Send Purchase Orders] चुनें। सिफारिश: प्राथमिकता को उसके डिफ़ॉल्ट - ‘Off’ पर छोड़ दें और उपयोगकर्ता (या उनके संगठन में एक अनुमत व्यवस्थापक) को इसे स्वयं बदलने दें।

उपयोगकर्ता अनुमतियां प्रबंधित करना

नोट - प्रत्येक व्यक्तिगत अनुमति के बारे में अधिक जानने के लिए, हमारी PurchasePlus Recommended User Permissions by User Group डाउनलोड करें।

1. उपयोगकर्ता का [Permissions] टैब चुनें। आपके पास अनुमतियाँ सेट करने के लिए दो विकल्प हैं:

a. किसी मौजूदा उपयोगकर्ता से अनुमतियां कॉपी करें

1. 'Copy Permissions' के अंतर्गत ड्रॉपडाउन मेनू से [Select a User...] पर क्लिक करें।

2. [Save Changes] पर क्लिक करें। यह चयनित उपयोगकर्ता से अनुमतियों को कॉपी कर देगा। यदि [Save Changes] विकल्प दिखाई नहीं देता है, तो इसका कारण यह है कि अनुमतियाँ वही हैं जो इस उपयोगकर्ता के लिए पहले से निर्धारित हैं।

b. अनुमतियों को व्यक्तिगत रूप से सेट करें 

1. वे [Permissions] चुनें जिन्हें आप उपयोगकर्ता को सौंपना चाहते हैं।

2. उन सभी [Permissions] को अचयनित करें जिन्हें आप उपयोगकर्ता को नहीं सौंपना चाहते हैं।

3. सभी अनुमतियाँ सही ढंग से सौंपे जाने के बाद [Save Changes] पर क्लिक करें।

विभाग और संगठन

जब कोई उपयोगकर्ता किसी संगठन का सदस्य होता है, तो पदानुक्रम में उस संगठन के नीचे आने वाले प्रत्येक संगठन स्तर (Organisation Level) तक उसकी स्वतः पहुंच हो जाती है। यह मानते हुए कि आपके पास सही अनुमति है, आप उपयोगकर्ता को उस किसी भी संगठन में जोड़ सकते हैं जिसके आप सदस्य हैं, या ऐसे किसी भी संगठन में जो आपके किसी सदस्य संगठन के नीचे आता है।

1. [Organisations] टैब चुनें। आप उन विभागों या संगठनों को देख सकते हैं जहाँ तक उपयोगकर्ता की पहले से पहुंच है।

2. [Add Organisation] पर क्लिक करें। 

3. जिस अतिरिक्त विभाग या संगठन को आप जोड़ना चाहते हैं, उसे [खोजें (Search)] और [चुनें (select)]। फिर [Add Organisation] पर क्लिक करें।

डिफ़ॉल्ट संगठन को अपडेट करना

डिफ़ॉल्ट संगठन उस संगठन को परिभाषित करता है जिससे उपयोगकर्ता PurchasePlus में साइन इन करते समय संबंधित होता है।

1. [Default Organisation] पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन मेनू से आवश्यक डिफ़ॉल्ट संगठन चुनें।

2. [Save Changes] पर क्लिक करें।

सूचनाएं

उपयोगकर्ताओं को प्रति-संगठन के आधार पर सूचना ईमेल (उदा. चालान स्वीकृति अनुस्मारक / Invoice Approval reminders) प्राप्त होते हैं। उपयोगकर्ताओं को सूचनाएं मिलें या न मिलें, इसे बदलने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. साइड नेविगेशन बार में [Users] → [View All] पर जाएं, और फिर संबंधित उपयोगकर्ता का चयन करें। आप इस उद्देश्य के लिए खोज (Search) सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
2. उपयोगकर्ता के [Organisations] टैब पर जाएं:
3. संगठनों की तालिका में [More] मेनू पर क्लिक करें, और फिर [Manage] चुनें:
4. 'Send Notifications' चेकबॉक्स को टॉगल करके ऑन या ऑफ़ करें, और फिर [Update] पर क्लिक करें:

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यदि आपको उपयोगकर्ता बनाने और प्रबंधित करने में और सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया PurchasePlus पर हमारी मित्रवत ग्राहक सहायता टीम से संपर्क करें।