PO के बिना ऑटो-कोडिंग
PO के बिना ऑटो-कोडिंग
यहाँ सीधे जाएँ:
- PO के बिना ऑटो-कोडिंग
- कोडिंग का निर्धारण कैसे होता है
- सटीक कोडिंग के लिए सेटअप करें
- समीक्षा करें, सुधारें, स्वीकृत करें
PO के बिना ऑटो-कोडिंग
जब कोई चालान बिना किसी मिलान वाले क्रय आदेश के आता है, तो PurchasePlus दस्तावेज़ को पढ़ता है और चालान की जानकारी, आपूर्तिकर्ता की डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स और आपके कोडिंग इतिहास का उपयोग करके, प्रत्येक पंक्ति पर स्वचालित रूप से खाता कोड (Account Codes) लागू करता है। हम इसे गैर-PO स्वचालित कोडिंग कहते हैं। आप इसकी समीक्षा करते हैं, आवश्यकतानुसार समायोजित करते हैं, और स्वीकृत करते हैं।
यह वही स्कैनिंग इंजन है जिसका उपयोग PurchasePlus में सभी चालानों में किया जाता है। गैर-क्रय आदेश चालानों में अंतर यह है कि कोडिंग कॉपी करने के लिए कोई क्रय आदेश नहीं होता है, इसलिए सिस्टम आपके आपूर्तिकर्ता डिफ़ॉल्ट और आपके कोडिंग इतिहास से सीखे गए विवरणों के आधार पर कोडिंग प्राप्त करता है।
हालाँकि, यह पूरी तरह से स्वचालित प्रक्रिया नहीं है। गैर-क्रय आदेश चालानों को समाधान (Reconcile) होने से पहले हमेशा मानवीय स्वीकृति की आवश्यकता होती है। PurchasePlus भारी काम खुद संभालता है, लेकिन किसी व्यक्ति को अभी भी स्वीकृति (Approve) देनी होती है।
कोडिंग का निर्धारण कैसे होता है
PurchasePlus निम्नलिखित विवरणों को क्रम से देखकर कोडिंग लागू करता है:
1. आपूर्तिकर्ता डिफ़ॉल्ट- सिस्टम आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड पर एक डिफ़ॉल्ट खाता कोड और विभाग की तलाश करता है और उसे लागू करता है।
2. यदि कोई आपूर्तिकर्ता डिफ़ॉल्ट सेट नहीं है, तो PurchasePlus आपकी ऐतिहासिक कोडिंग प्राथमिकताओं के आधार पर स्वचालित रूप से खाता कोड लागू करता है। स्वचालित रूप से खाता कोड लागू करने का पर्याप्त विश्वास होने से पहले, इसे आमतौर पर कम से कम तीन सुसंगत चयनों का एक पैटर्न देखने की आवश्यकता होती है।
आप जितनी अधिक सुसंगतता से कोड करेंगे, PurchasePlus उतनी ही जल्दी इसे संभाल सकेगा। हर बार जब आप किसी समान पंक्ति को उसी तरह से कोड करते हैं, तो आप सिस्टम को अगली बार आपके लिए ऐसा करने के लिए प्रशिक्षित कर रहे होते हैं।
सटीक स्वचालित कोडिंग के लिए सेटअप करें
थोड़े से सेटअप और सुसंगत कोडिंग की आदतों के साथ, PurchasePlus निरंतर बढ़ती सटीकता के साथ गैर-क्रय आदेश को स्वचालित रूप से कोड करेगा।
- आपूर्तिकर्ता डिफ़ॉल्ट सेट करें \- आपूर्तिकर्ता विवरण पृष्ठ पर आप डिफ़ॉल्ट विभाग और डिफ़ॉल्ट खाता कोड सेट कर सकते हैं। यह पहले दिन से ही किसी आपूर्तिकर्ता के चालानों को सही ढंग से कोडित कराने का सबसे तेज़ तरीका है।
- सुसंगत रूप से कोड करें - हर बार एक ही आपूर्तिकर्ता और पंक्ति प्रकारों को समान रूप से कोड करने से PurchasePlus को आपके लिए वे कोड लागू करना शुरू करने में मदद मिलती है।
- उत्पाद कोड \- आपके स्व-प्रबंधित कैटलॉग में सटीक आपूर्तिकर्ता उत्पाद कोड सटीक पंक्ति मिलान को सक्षम बनाते हैं।
समीक्षा करें, सुधारें, स्वीकृत करें
गैर-क्रय आदेश चालानों की स्वीकृति से पहले हमेशा समीक्षा की जानी चाहिए।
- प्रत्येक पंक्ति के खाता कोड और विभाग की समीक्षा करें \- किसी भी ऐसी पंक्ति को समायोजित करें जहाँ लागू किया गया कोड उपयुक्त नहीं था। PurchasePlus सुसंगत सुधारों से सीखता है।
- कुल योग जांचें - सुनिश्चित करें कि पंक्ति का कुल योग चालान के कुल योग के बराबर है। बेमेल होने पर टोटल फ़्लैग लग जाएगा।
- स्वीकृत करें - संतुष्ट होने के बाद, समाधान (Reconcile) करने के लिए स्वीकृति दें।
You can either resolve a flag (fix the underlying issue) or accept a flag (acknowledge it and proceed). Both paths move the invoice to Reconciled. The choice sits with your approvers.
गैर-क्रय आदेश चालान फ़्लैगिंग
गैर-क्रय आदेश चालान हमेशा स्वीकृति के लिए फ़्लैग किए जाते हैं क्योंकि उनके साथ कोई क्रय आदेश संलग्न नहीं होता है। इसका मतलब है कि समाधान (Reconcile) होने से पहले उन्हें हमेशा प्रासंगिक स्वीकृति की आवश्यकता होगी। यह इसी तरह से डिज़ाइन किया गया है। यह उस खर्च के लिए मानवीय निगरानी बनाए रखता है जो सामान्य क्रय प्रक्रिया से होकर नहीं गुजरा था।
देय खाते (Accounts Payable) वर्कफ़्लो:
- PurchasePlus चालान को स्कैन करता है और कोडिंग को पहले से भर देता है।
- चालान फ़्लैग्ड (Flagged) के रूप में आता है।
- देय खाते (Accounts Payable) की टीम कोडिंग और फ़्लैग की समीक्षा करती है।
- आप या तो कोडिंग को सही करते हैं या उसे स्वीकार करते हैं, फिर स्वीकृति (Approval) देते हैं।
- चालान Reconciled स्थिति में आगे बढ़ता है और आपके वित्त प्रणाली में निर्यात के लिए तैयार होता है।