चालान (Invoice) से जुड़े सर्वोत्तम अभ्यास

चालान के लिए डेटा बिंदु

1. Purchase Order (PO)

• मान्य इनपुट:

कोई भी अल्फ़ान्यूमेरिक कैरेक्टर स्ट्रिंग। हालाँकि, हम केवल संख्यात्मक मानों का उपयोग करने की अत्यधिक अनुशंसा करते हैं। PurchasePlus द्वारा जनरेट किए गए Purchase Order नंबर PO:000000 परंपरा का पालन करते हैं और क्रमिक रूप से बढ़ते हैं (उदा. 000001, 000002, आदि)

• नमूना: PO:000345
• स्पष्टीकरण:

Purchase Order शामिल करने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है क्योंकि यह सिस्टम के भीतर चालानों को Purchase Orders से स्वचालित रूप से मिलाने की सुविधा प्रदान करता है, जिससे अधिक कुशल और सटीक प्रक्रिया सुनिश्चित होती है।

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2. दस्तावेज़ का प्रकार (Document Type)

• मान्य इनपुट:

"Invoice" या "INV:" या "Tax Invoice।" "Credit Note" "CR Note"

• नमूना: INV-123456
• स्पष्टीकरण:

दस्तावेज़ के वर्गीकरण और सॉर्टिंग में सहायता के लिए यह फ़ील्ड अनिवार्य है, जो सटीक प्रसंस्करण और रिकॉर्ड रखने के लिए आवश्यक है। इस जानकारी के बिना चालान संसाधित नहीं किया जाएगा। 

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3. चालान संख्या (Invoice Number)

• मान्य इनपुट:

कोई भी अल्फ़ान्यूमेरिक कैरेक्टर स्ट्रिंग। यद्यपि किसी भी प्रारूप की अनुमति है, हम केवल संख्यात्मक मानों का उपयोग करने की अत्यधिक अनुशंसा करते हैं।

• नमूना: INV-123456
• स्पष्टीकरण:

प्रसंस्करण और भुगतान के लिए यह फ़ील्ड अनिवार्य है। त्रुटियों को रोकने के लिए डुप्लिकेट चालान संख्याओं को सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से फ़्लैग और अस्वीकार कर दिया जाएगा। ध्यान दें: आप अलग-अलग खरीदारों के लिए चालान संख्याओं का पुनः उपयोग कर सकते हैं, लेकिन एक ही खरीदार के लिए कभी नहीं। इस जानकारी के बिना चालान संसाधित नहीं किया जाएगा। 

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4. आपके व्यवसाय का नाम, पता, फ़ोन नंबर और ईमेल

• मान्य इनपुट:

कोई भी अल्फ़ान्यूमेरिक कैरेक्टर स्ट्रिंग।

• नमूना:

Supplier Name: Fresh Produce Co. Address: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Phone: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

• स्पष्टीकरण:

सत्यापन उद्देश्यों के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि चालान सही खातों के विरुद्ध संसाधित किए गए हैं, सटीक व्यावसायिक विवरण प्रदान करने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है।

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5. कर या व्यवसाय पंजीकरण संख्या

• मान्य इनपुट:

एक मान्य संख्यात्मक व्यवसाय पंजीकरण संख्या (उदा. ऑस्ट्रेलिया में ABN)।

• नमूना: ABN: 12 345 678 910
• स्पष्टीकरण:

व्यावसायिक पहचान और अनुपालन उद्देश्यों के लिए यह फ़ील्ड अत्यधिक अनुशंसित है। यह व्यवसाय की वैधता को सत्यापित करने में मदद करता है। ऑस्ट्रेलिया जैसे कई देशों में $82.50 से अधिक के किसी भी शुल्क के लिए इस जानकारी को शामिल करना कानूनी आवश्यकता है। इस जानकारी के बिना चालानों में तब तक देरी होगी जब तक कि व्यवसाय का सत्यापन नहीं हो जाता। 

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6. खरीदार के विवरण (Purchaser details)

• मान्य इनपुट: 

पूरा नाम, व्यावसायिक नाम (यदि लागू हो), और पता।

• नमूना:

Name: HotelPlus Sydney Address: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

• स्पष्टीकरण:

यह फ़ील्ड अत्यधिक अनुशंसित है क्योंकि यह चालान को सही खरीदार से संबद्ध करने में सहायता करता है।

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7. खरीदार का समर्पित चालान ईमेल पता

• मान्य इनपुट:

प्रत्येक खरीदार को चालानों के लिए <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> प्रारूप में एक विशिष्ट ईमेल पता सौंपा गया है 

• नमूना:

Purchaser Email: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

• स्पष्टीकरण:

खरीदार इकाई की प्रोग्रामेटिक रूप से पहचान करने के लिए यह फ़ील्ड अनिवार्य है। यद्यपि ईमेल पते का चालान पर दिखना आवश्यक नहीं है, सभी चालान इसी इनबॉक्स में भेजे जाने चाहिए। खरीदार के विशिष्ट चालान ईमेल पते पर भेजे बिना चालान संसाधित नहीं किया जाएगा।

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8. चालान दिनांक (Invoice Date)

• मान्य इनपुट: DD/MM/YYYY
• नमूना: 10/01/2025
• स्पष्टीकरण:

चालान को प्रोग्रामेटिक रूप से सत्यापित करने के लिए यह फ़ील्ड अनिवार्य है। दिनांक भविष्य की नहीं होनी चाहिए और यदि यह बहुत पुरानी है तो सिस्टम एक चेतावनी फ़्लैग करेगा। इस जानकारी के बिना चालान संसाधित नहीं किया जाएगा।

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9. नियत दिनांक (Due Date)

• मान्य इनपुट: DD/MM/YYYY
• नमूना: Due Date: 24/01/2025
• स्पष्टीकरण:

यह फ़ील्ड अत्यधिक अनुशंसित है और भुगतान शेड्यूल करते समय खरीदार की देय खाता (Accounts Payable) टीम द्वारा उपयोग की जाती है। 

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10. चालान पंक्ति डेटा (Invoice Line data) 

• आपका आपूर्तिकर्ता उत्पाद कोड (Supplier product code) 
  • मान्य इनपुट: अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग 
  • नमूना: 563732
• - स्पष्टीकरण: यह फ़ील्ड अत्यधिक अनुशंसित है क्योंकि इस जानकारी का उपयोग यह मिलान करने के लिए किया जाता है कि क्या ऑर्डर किया गया था और क्या डिलीवर किया गया। 
• विवरण (Description) 
  • मान्य इनपुट: अल्फ़ा स्ट्रिंग 
  • नमूना: Apple Red Delicious
• - स्पष्टीकरण: यह फ़ील्ड अनिवार्य है क्योंकि यह डिलीवर किए गए उत्पाद के बारे में विवरण प्रदान करती है। इस जानकारी के बिना चालान संसाधित नहीं किया जाएगा।
• मात्रा (Quantity) 
  • मान्य इनपुट: संख्यात्मक स्ट्रिंग  
  • नमूना: 10
• - स्पष्टीकरण:
  • यदि आइटम का ऑर्डर दिया गया था लेकिन उसे पूरा नहीं किया गया, तो बेहतर है कि आप इसे चालान पर शामिल न करें। यदि आप इसे चालान पर शामिल करते हैं, तो सही प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए इसे "0" शून्य की मात्रा और "$0" के कुल पंक्ति मान के साथ निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। 
  • यह फ़ील्ड अनिवार्य है क्योंकि यह आपूर्ति की गई वस्तुओं की मात्रा निर्दिष्ट करती है।
  • इस जानकारी के बिना या यदि मात्रा इकाई मूल्य (unit price) के साथ मेल नहीं खाती है, तो चालान संसाधित नहीं किया जाएगा।
• इकाई मूल्य (GST रहित / Unit price Ex GST)
  • मान्य इनपुट: संख्यात्मक स्ट्रिंग  
  • स्पष्टीकरण:  यह फ़ील्ड अत्यधिक अनुशंसित है क्योंकि यह चालान पर पंक्ति कुल की गणना करती है। यदि आप GST सहित राशियाँ प्रदान करते हैं, तो यह आवश्यक है कि आप लागू GST दरें शामिल करें ताकि हम देय खाता सिस्टम में अपलोड करने के लिए GST-रहित मूल्य की उल्टी गणना (backwards calculate) कर सकें। 
• कर (यदि लागू हो)
  • मान्य इनपुट:
    • प्रतिशत के रूप में GST दर (उदा. 10%)।
    • मुद्रा मान के रूप में GST राशि (उदा. $2.00)।
    • कर योग्य वस्तुओं पर लागू एक सुसंगत पहचानकर्ता (उदा. GST प्रयोज्यता दर्शाने के लिए तारांकन चिह्न *)।
  • स्पष्टीकरण:

यह फ़ील्ड अनिवार्य है क्योंकि यह चालान पर कुल कर राशि निर्धारित करती है। सर्वोत्तम अभ्यास GST % और $ राशि दोनों को प्रदर्शित करना है। उपरोक्त डेटा बिंदुओं में से कम से कम एक के बिना चालान संसाधित नहीं किया जाएगा।

• कुल कर (यदि लागू हो)
• - मान्य इनपुट:

मुद्रा प्रारूप में एक संख्यात्मक मान (उदा. $200.00)।

• स्पष्टीकरण:

यह फ़ील्ड अत्यधिक अनुशंसित है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि चालान का कुल योग अलग-अलग पंक्ति मदों के साथ मेल खाता है। जहाँ चालान में एक ही दस्तावेज़ में GST मुक्त और GST वस्तुएँ दोनों शामिल हैं, ऑस्ट्रेलिया सहित कई देशों में पंक्ति स्तर पर कर विवरण शामिल करना एक कानूनी आवश्यकता है। यदि केवल GST-रहित कुल राशि प्रदान की जाती है, तो स्पष्ट GST विवरण शामिल किए जाने चाहिए।

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11. सुनिश्चित करें कि कुल राशियाँ सटीक हैं

• कुल लागत का विवरण प्रदर्शित करें:
  • चालान की प्रत्येक पंक्ति का कुल योग होना चाहिए 
  • पंक्ति कर और लागत योगों का योग चालान कर और लागत योग के साथ मेल खाना चाहिए 
  • कोई भी डिलीवरी शुल्क चालान के योग में एक अलग पंक्ति के रूप में शामिल किया जाना चाहिए।
  • यदि आप ऐसी मुद्रा में शुल्क ले रहे हैं जो वह मुद्रा नहीं है जिसमें खरीदार संचालन कर रहा है, तो चालान के योग में मुद्रा शामिल की जानी चाहिए। उदाहरण के लिए ऑस्ट्रेलिया में SGD, या सिंगापुर में USD। 

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12. व्यावसायिकता के लिए प्रारूप (Format for Professionalism)

• स्पष्ट, पढ़ने योग्य फ़ॉन्ट और व्यवस्थित लेआउट का उपयोग करें।
• ब्रांडिंग के लिए अपनी कंपनी का लोगो शामिल करें।
• चालान PDF या E-PDF प्रारूप में प्रदान करें 
• दस्तावेज़ में छवियाँ शामिल न करें 

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नमूना चालान (SAMPLE INVOICE)

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[आपकी कंपनी का लोगो] Supplier Name: Fresh Produce Co. Address: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Phone: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

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चालान (Invoice)

Invoice Number: INV-123456 Invoice Date: 10/01/2025 Due Date: 24/01/2025 Document Type: Tax Invoice Purchase Order (PO): PO:000345

Buyer Details: Name: HotelPlus Sydney Address: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

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उत्पाद पंक्ति डेटा (Product Line Data)

Subtotal (Ex GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Total (Inc GST): $104.00

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अतिरिक्त नोट्स (Additional Notes)

• कृपया निम्नलिखित खाते में बैंक हस्तांतरण के माध्यम से भुगतान करें:

Bank Name: ANZ Bank Account Name: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Account Number: 678901234

• किसी भी प्रश्न के लिए, कृपया billing@freshproduceco.com.au पर हमसे संपर्क करें।