PurchasePlus को भेजें

ईमेल द्वारा क्यों भेजें

PurchasePlus उन संगठनों के लिए Paperless Invoicing समाधान प्रदान करता है जो अपने आपूर्तिकर्ताओं (Suppliers) से प्राप्त होने वाले इनवॉइस (Invoices) की समीक्षा और समाधान (reconcile) करने में लगने वाले समय को कम करना चाहते हैं।

यह एक स्वचालन-उन्मुख (automation-oriented) उत्पाद पेशकश है, जो OCR स्कैनिंग, आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (AI), मशीन लर्निंग (ML), और हमारी अनूठी Human-In-The-Loop सेवा को सहजता से एकीकृत करती है। यह संयोजन कुशल डेटा प्रोसेसिंग, समझदारी भरे निर्णय और निरंतर सिस्टम सुधार सुनिश्चित करता है, साथ ही महत्वपूर्ण परिचालनों में आवश्यक मानवीय निगरानी भी बनाए रखता है।

यदि आपका संगठन पेपरलेस इनवॉइसिंग समाधान को अपनाने का विकल्प चुनता है, तो आपके संगठन को एक विशिष्ट [Paperless Invoicing Email Address] प्रदान किया जाएगा। जारी होने के बाद, आप यह ईमेल पता अपने प्रत्येक आपूर्तिकर्ता को प्रदान कर सकते हैं, और उनसे इस ईमेल पते पर इनवॉइस भेजना शुरू करने का अनुरोध कर सकते हैं, ताकि वे PurchasePlus के माध्यम से स्वचालित रूप से संसाधित हो सकें।

आप किसी आपूर्तिकर्ता की ओर से अपने स्वयं के [Paperless Invoicing Email Address] पर PDF इनवॉइस भी भेज सकते हैं, और ऐसा करते समय कृपया नीचे दी गई सर्वोत्तम कार्यप्रणाली (best practices) सिफारिशों का पालन करें।

सीधे जाएं:

• सर्वोत्तम कार्यप्रणालियां (Best practices)
• प्रोसेसिंग का समय (Processing Times)
• अपना Paperless Invoicing Email Address कैसे ढूंढें
• अपने पेपरलेस ईमेल देखना
• समस्या निवारण (Troubleshooting)

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सर्वोत्तम कार्यप्रणालियां (Best practices)

ePDF इनवॉइस का उपयोग करें:

• अपने आपूर्तिकर्ताओं को एक इलेक्ट्रॉनिक PDF इनवॉइस को सीधे आपके [Paperless Invoicing Email Address] पर अटैचमेंट के रूप में ईमेल करने के लिए कहें; इन्हें PurchasePlus द्वारा अधिक आसानी से स्कैन किया जाता है।
• यदि आपूर्तिकर्ता इलेक्ट्रॉनिक PDF इनवॉइस नहीं दे सकता है, तो स्कैन की गई PDF भी स्वीकार्य है। सर्वोत्तम इनवॉइस प्रोसेसिंग परिणामों के लिए सुनिश्चित करें कि स्कैनिंग उचित गुणवत्ता की हो।

इनवॉइस भेजते समय:

• सुनिश्चित करें कि आपका [Paperless Invoicing Email Address] ईमेल के 'To' या 'CC' फ़ील्ड में हो, न कि 'BCC' फ़ील्ड में।
• इनवॉइस पर कुछ भी न लिखें या मुहर (stamp) न लगाएं क्योंकि इससे इनवॉइस को पढ़ने की क्षमता प्रभावित होगी।
• आपूर्तिकर्ता से गैर-इनवॉइस अटैचमेंट जैसे कि स्टेटमेंट, पिकिंग स्लिप, ऑर्डर पुष्टिकरण आदि भेजने से बचने के लिए कहें, क्योंकि इन्हें हटा दिया जाएगा और इससे इनवॉइस प्रोसेसिंग धीमी हो जाएगी।

फ़ाइल अटैचमेंट

• एकाधिक इनवॉइस: आप एक ही ईमेल में एकाधिक इनवॉइस संलग्न कर सकते हैं, बशर्ते कि कुल फ़ाइल आकार 10 MB से अधिक न हो।
• एकल फ़ाइल सबमिशन: यदि आप चाहें, तो आप कई इनवॉइस वाली एक एकल फ़ाइल भेज सकते हैं। हमारा प्लेटफ़ॉर्म स्वचालित रूप से उन्हें अलग-अलग फ़ाइलों में विभाजित कर देगा। कृपया ध्यान दें कि इस विभाजन प्रक्रिया में 60 मिनट तक का समय लग सकता है, जिस दौरान फ़ाइलें कतार में तुरंत दिखाई नहीं दे सकती हैं।
• फ़ाइल का आकार और पृष्ठ सीमा: प्रत्येक फ़ाइल आकार में 10 MB और लंबाई में 10 पृष्ठों की सीमा के भीतर होनी चाहिए।

प्रोसेसिंग का समय (Processing Times)

• जमा किए गए 80% दस्तावेज़ स्वचालित रूप से और वास्तविक समय में संसाधित होते हैं, जो आम तौर पर कुछ ही मिनटों में आपकी कतार में दिखाई देते हैं।
• जो दस्तावेज़ हमारे व्यावसायिक सत्यापन मानदंडों को पूरा नहीं करते हैं, उनके लिए हमारे पास मैन्युअल समीक्षा के लिए एक समर्पित इनवॉइसिंग टीम मौजूद है। हम त्वरित समाधान को प्राथमिकता देते हैं, जिसका औसत प्रोसेसिंग समय 3 घंटे है, और यह गारंटी है कि सभी समीक्षाएं 24 घंटों के भीतर पूरी की जाती हैं।
• हमारी इनवॉइसिंग टीम कार्यदिवसों (weekdays) के दौरान चौबीसों घंटे काम करती है, जिससे निरंतर प्रोसेसिंग सुनिश्चित होती है। सप्ताहांत (weekend) पर, हम प्रति दिन 8 घंटे का संचालन बनाए रखते हैं।
• प्राथमिकता सहायता के लिए, कृपया अपने अनुरोध help@purchaseplus.com पर भेजें। हम विनम्रतापूर्वक अनुरोध करते हैं कि आप इस विकल्प का उपयोग वास्तव में अत्यावश्यक मामलों तक ही सीमित रखें। यह दृष्टिकोण हमें अपने सभी ग्राहकों के बीच समान सेवा स्तर बनाए रखने में मदद करता है।

पेपरलेस पता ढूंढें

यदि आपका संगठन Paperless Invoicing समाधान का उपयोग करता है:

1. ऊपरी दाएं कोने में अपने [Username/Organisation] पर क्लिक करें, फिर [About] चुनें।

2. [Organisational Details] → [Paperless Email Address] चुनें। आपके संगठन के लिए विशिष्ट आपका Paperless Invoicing Email Address यहाँ दिखाया जाएगा:

भेजे गए ईमेल देखें

अपने Paperless Invoicing Email Address पर प्राप्त सभी ईमेल को तालिका में देखने के लिए, साइड नेविगेशन बार में [Paperless Emails] → [View All] पर क्लिक करें:

मूल ईमेल के साथ-साथ किसी भी अटैचमेंट का लिंक देखने के लिए आप [Email] कॉलम में संख्या पर क्लिक कर सकते हैं:

Paperless Emails मॉड्यूल के बारे में अधिक जानें।

समस्या निवारण (Troubleshooting)

• यदि इनवॉइस संख्या (Invoice Number) और आपूर्तिकर्ता आपके संगठन में किसी मौजूदा इनवॉइस के समान हैं, तो इनवॉइस हटा दिया जाएगा। एक ही आपूर्तिकर्ता के लिए एक ही इनवॉइस संख्या दो बार होना संभव नहीं है।
• यदि जानकारी गायब होने के कारण इनवॉइस पढ़ा नहीं जा सकता है, तो इनवॉइस सफलतापूर्वक स्कैन नहीं होगा। PurchasePlus टीम का एक सदस्य आपको सूचित करने और जानकारी को सुधारने के लिए आपके संगठन से संपर्क करेगा।
• यदि दस्तावेज़ इनवॉइस नहीं है, उदाहरण के लिए कोई स्टेटमेंट, पिकिंग स्लिप, ऑर्डर पुष्टिकरण आदि, तो इसे हटा दिया जाएगा और स्कैन नहीं किया जाएगा।
• पूरी तरह से नए आपूर्तिकर्ता (अर्थात, हमारे सिस्टम में बिना किसी प्रोफ़ाइल वाले आपूर्तिकर्ता) के इनवॉइस को हमारे सिस्टम द्वारा मैप करने की आवश्यकता हो सकती है, और इसमें 48 घंटे तक का समय लग सकता है। सफलतापूर्वक संसाधित होने के बाद इनवॉइस आपके संगठन में दिखाई देंगे। उस आपूर्तिकर्ता का अगला इनवॉइस सामान्य गति से संसाधित किया जाएगा।
• जिन इनवॉइस में आपूर्तिकर्ता का Business Number PurchasePlus में मौजूद जानकारी से मेल नहीं खाता है, वे स्वचालित रूप से स्कैन नहीं किए जा सकेंगे। PurchasePlus टीम का एक सदस्य आपको सूचित करने और जानकारी को सुधारने के लिए आपके संगठन से संपर्क करेगा।
• यदि इनवॉइस किसी ऐसे आपूर्तिकर्ता का है जिसे आपके संगठन में आपूर्तिकर्ता के रूप में नहीं जोड़ा गया है, तो PurchasePlus टीम का एक सदस्य आपको सूचित करने और आपूर्तिकर्ता को जोड़ने के लिए आपके संगठन से संपर्क करेगा।