समाधान (Reconciliation)
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स्टेटमेंट्स
स्टेटमेंट समाधान (Statement Reconciliation) स्प्रेडशीट-और-ईमेल स्टेटमेंट समाधान का इन-प्लेटफ़ॉर्म विकल्प है। आप आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट अपलोड करते हैं, सिस्टम पंक्तियों (lines) को निकालता है, PurchasePlus में पहले से मौजूद मिलान वाले इनवॉइस और क्रेडिट नोट ढूंढता है, जो मेल नहीं खाता उसे फ़्लैग करता है, और आपको प्रत्येक अपवाद को हल करने तथा स्टेटमेंट बंद करने के लिए एक ही वर्कस्पेस प्रदान करता है।
लक्ष्य सीधा है: मासिक समाधान की झंझट को समाप्त करना, छूटे हुए इनवॉइस को समय से पहले सामने लाना, और ऐसा ऑडिट ट्रेल बनाए रखना जो वित्तीय ऑडिट में खरा उतरे।
- चरण 1 मैन्युअल इनजेशन और मुख्य समाधान उपयोगकर्ता AI निष्कर्षण (extraction) के लिए स्टेटमेंट अपलोड करते हैं और समाधान परिणामों की समीक्षा करते हैं। अब उपलब्ध है
- चरण 2 स्वचालित इनजेशन पाइपलाइन ईमेल के माध्यम से भेजे गए स्टेटमेंट्स स्वचालित रूप से इनजेस्ट, पार्स किए जाते हैं और डैशबोर्ड में दिखाई देते हैं। विकास में < 3 महीने
- चरण 3 आपूर्तिकर्ता सहयोग और फ़ॉलो-अप स्वचालित आपूर्तिकर्ता संचार, पूर्व-भरे अपलोड फ़ॉर्म के लिए डीप-लिंक, और अपवाद समाधान वर्कफ़्लो। विकास में < 6 महीने
स्टेटमेंट
स्टेटमेंट एक दस्तावेज़ है जो आपूर्तिकर्ता आपको आमतौर पर मासिक रूप से भेजता है, जिसमें उस अवधि के प्रत्येक इनवॉइस और क्रेडिट नोट की सूची होती है। स्टेटमेंट की प्रत्येक पंक्ति एक स्टेटमेंट लाइन होती है, और एक स्टेटमेंट लाइन एक इनवॉइस या एक क्रेडिट नोट के बराबर होती है।
समाधान लाइन स्तर पर होता है। सिस्टम PurchasePlus में मिलान वाले इनवॉइस को खोजने का प्रयास करता है, कुल योग की तुलना करता है, और प्रत्येक लाइन को चार स्थितियों (statuses) में से एक सौंपता है। एक बार जब आप उन सभी चीज़ों पर काम कर लेते हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है, तो आप समाधानित के रूप में चिह्नित करें (Mark as Reconciled) पर क्लिक करते हैं और स्टेटमेंट बंद हो जाता है।
कोई स्वचालित स्टेटमेंट क्लोज़र नहीं है। भले ही प्रत्येक लाइन स्वतः-समाधानित (auto-reconciled) हो जाए, स्टेटमेंट तब तक खुला (Open) रहता है जब तक कि कोई व्यक्ति इसकी पुष्टि नहीं करता। अंत में यह मानवीय जांच जानबूझकर रखी गई है।
स्टेटमेंट्स सक्षम करें
स्टेटमेंट्स कार्यक्षमता का उपयोग करने के लिए निम्न की आवश्यकता होती है:
- आपके संगठन इकाई (Organisation Unit) के लिए स्टेटमेंट समाधान (Statement Reconciliation) फ़ीचर फ़्लैग सक्षम होना चाहिए।
- आपकी भूमिका में स्टेटमेंट समाधान प्रबंधित करें (Manage Statement Reconciliation) अनुमति होनी चाहिए।
- स्टेटमेंट आपके वर्तमान संगठन इकाई या उसके विभागों में से किसी एक के स्वामित्व में होना चाहिए।
स्टेटमेंट अपलोड और समाधान करें
- [इनवॉइस] \> [स्टेटमेंट्स] पर जाएं।
- ड्रॉपडाउन से [आपूर्तिकर्ता] चुनें, स्टेटमेंट PDF या छवि फ़ाइल को खींचकर छोड़ें (ड्रैग एंड ड्रॉप करें) या चुनें और फिर [आयात शुरू करें (Start Import)] पर क्लिक करें।
- किसी भी बेमेल लाइनों (Unmatched Lines) को उनके उपयुक्त इनवॉइस या क्रेडिट से लिंक करने के लिए [लिंक करें (Link)] बटन पर क्लिक करें।
नोट\- यदि संबंधित दस्तावेज़ अभी तक समाधानित (Reconciled) नहीं हुआ है, तो लाइनों की स्थिति लंबित (Pending) होगी। गैर-समाधानित स्टेटमेंट लाइनों से निपटने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए स्टेटमेंट स्थितियों के माध्यम से कार्य करना लेख देखें।
- एक बार आपकी सभी स्टेटमेंट लाइनें समाधानित हो जाने के बाद, [समाधान करें (Reconcile)] पर क्लिक करें।
नोट\- यदि आप किसी स्टेटमेंट लाइन का समाधान नहीं कर पा रहे हैं, तो आप फ़ोर्स समाधान (Force Reconcile) कर सकते हैं। स्टेटमेंट स्थितियों के माध्यम से कार्य करना देखें।
- अपने स्टेटमेंट समाधान को पूरा करने के लिए [पुष्टि करें (Confirm)] पर क्लिक करें।
आपका स्टेटमेंट अब समाधानित (Reconciled) हो गया है।