Utiliser l'assistant IA PurchasePlus

Ce que fait l'assistant IA

L'assistant IA PurchasePlus connecte Claude ou ChatGPT à votre compte PurchasePlus. Vous posez une question en langage naturel et obtenez la réponse directement à partir de vos données en temps réel PurchasePlus.

Il fonctionne via MCP (Model Context Protocol), une méthode standard permettant aux assistants IA de se connecter à d'autres logiciels. Vous vous connectez avec votre compte PurchasePlus habituel, de sorte que l'assistant ne peut voir et faire que ce que vous pouvez déjà voir et faire dans PurchasePlus.

Pourquoi utiliser l'assistant IA ?

• Obtenez une réponse unique recoupant les Demandes d'achat, les Bons de commande, les Bons de réception et les Factures, au lieu d'exporter et de croiser des rapports.
• Suivez une commande unique depuis la Demande d'achat jusqu'à la Facture sans naviguer d'un écran à l'autre.
• Détectez les erreurs de prix, de conditionnement et de quantité avant le paiement d'une Facture.
• Transformez un devis Fournisseur ou les achats de l'année précédente en un projet de Demande d'achat sans ressaisir chaque ligne.
• Vérifiez le stock disponible, les Inventaires, les Transferts et le coût des Recettes en une seule phrase.

Ce qu'il peut faire

• Répondre aux questions concernant les Demandes d'achat, les Bons de commande, les Bons de réception, les Factures, les Avoirs et les Relevés de compte.
• Vérifier le stock disponible par Emplacement de stock, ainsi que les Inventaires et les Transferts.
• Consulter une Recette, ses ingrédients et son coût aux prix actuels.
• Rechercher dans les Catalogues Fournisseurs pour voir qui vend un article et à quel prix.
• Exécuter les Rapports auxquels vous avez déjà accès et vous fournir le lien de téléchargement.
• Créer ou mettre à jour un projet de Demande d'achat, recommander à partir d'une ancienne Demande d'achat, ajouter un Produit à une Liste d'achats et ajouter un ingrédient à une Recette.

L'approbation, l'envoi de Bons de commande, la suppression d'enregistrements et la désactivation de Fournisseurs restent toujours sous le contrôle d'une personne.

Avant de commencer

Vous avez besoin de trois éléments : un compte utilisateur PurchasePlus, un compte d'IA autorisé par votre organisation, et l'adresse du serveur PurchasePlus.

Conseils

• Vérifiez la politique de votre organisation en matière d'IA avant de vous connecter. Utilisez un compte d'IA professionnel, et non personnel.
• L'assistant respecte vos autorisations PurchasePlus. Si vous ne pouvez pas voir les Factures dans PurchasePlus, l'assistant ne pourra pas les voir non plus. Rapprochez-vous de votre super-utilisateur si un élément est manquant.
• Si vous travaillez sur plusieurs établissements, vous pouvez basculer d'une organisation à l'autre parmi celles auxquelles vous avez déjà accès au sein d'une même conversation.

Connecter Claude

Le moyen le plus rapide est d'utiliser la bannière Activer le MCP PurchasePlus sur votre tableau de bord d'accueil PurchasePlus. Elle ouvre Claude avec les informations PurchasePlus déjà préremplies.

Conseils

• Une fois connecté, PurchasePlus fonctionne dans Claude sur le Web, l'application de bureau et les applications mobiles.
• Claude demande confirmation avant d'utiliser chaque outil. Choisissez [Toujours autoriser] pour les outils qui lisent uniquement les données, comme la consultation des Factures. Laissez les outils qui créent des brouillons ou ajoutent des articles configurés pour demander confirmation, afin de visualiser chaque modification avant qu'elle ne soit effectuée.
• Désactivez PurchasePlus dans [+] → [Connecteurs] pour les conversations qui n'ont aucun rapport avec les achats.

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Ce sur quoi vous pouvez poser des questions

L'assistant lit la plupart des domaines de PurchasePlus et peut apporter un nombre limité de modifications sécurisées. Tout ce qui suit est restreint à vos propres autorisations et à l'organisation dans laquelle vous travaillez.

L'ajout d'un ingrédient de Recette ou d'un Produit à une Liste d'achats prend effet immédiatement, tout comme si vous l'ajoutiez vous-même dans PurchasePlus. Les Demandes d'achat sont toujours créées sous forme de brouillons afin que vous puissiez les vérifier et les soumettre.

Pour les acheteurs et les chefs

Utilisez l'assistant pour vérifier les données avant de commander, créer des projets de Demande d'achat plus rapidement et maintenir à jour les Listes d'achats et les Recettes. Copiez ces invites (prompts) et adaptez les noms en fonction de votre établissement.

Vérifier avant de commander

• "Avons-nous acheté des myrtilles au cours des six derniers mois ? Auprès de qui et à quel prix unitaire ?"
• "Quels Fournisseurs de nos Catalogues vendent du riz basmati 10 kg, et qui est le moins cher au kg ?"
• "Qu'est-ce qui est toujours en commande chez Bidfood et n'a pas encore été reçu ?"
• "Quel est le stock disponible d'œufs dans l'Emplacement de stock Cuisine principale ?"

Créer un projet de Demande d'achat

• "Recommande la Demande d'achat PR03288 pour une livraison mardi prochain."
• "Voici un devis de notre Fournisseur de linge. Crée un projet de Demande d'achat avec ces lignes et indique-moi toute ligne où le prix du Catalogue diffère du devis."
• "Regarde ce que la Boutique de souvenirs a acheté auprès de ce Fournisseur au cours des 12 derniers mois et crée un projet de commande initiale basé sur ces achats."
• "Compare l'Emplacement de stock Bar aux niveaux par stock et liste chaque article en dessous du seuil avec la quantité requise."

Maintenir à jour les Listes d'achats et les Recettes

• "Quels articles de la Liste d'achats Entretien n'ont pas de devis en cours ?"
• "Ajoute le beurre doux Lurpak 250g à la Liste d'achats Pâtisserie."
• "Combien coûte la Recette des Œufs Bénédicte aux prix actuels, et quel ingrédient coûte le plus cher ?"
• "Ajoute 20g de ciboulette à la Recette des Œufs Bénédicte."

Soumettre votre projet dans PurchasePlus

L'assistant ne soumet jamais de Demande d'achat. Pour finaliser :

1. Ouvrez PurchasePlus et retrouvez la Demande d'achat sous Projets de demande d'achat sur le tableau de bord d'Accueil.
2. Vérifiez le Fournisseur, les quantités, les prix, le Département et le Code de compte.
3. Cliquez sur [Soumettre] pour l'envoyer dans le Circuit d'approbation.

Conseils

• Précisez bien le nom de l'Emplacement de stock, du Département ou de la Liste d'achats souhaité. "La cuisine" peut correspondre à plusieurs entités.
• Indiquez une date de livraison précise, comme "mardi 13 octobre", plutôt que "mardi prochain".
• Si un Produit n'a pas de devis, l'assistant ne peut pas l'ajouter à une Demande d'achat. Vérifiez d'abord le Catalogue.

Pour les utilisateurs de la finance

Utilisez l'assistant pour traiter plus rapidement les Factures signalées et contrôler un Fournisseur avant le paiement. Il lit le Bon de commande, le Bon de réception et la Facture de manière conjointe, ce qui lui permet d'expliquer un problème de rapprochement à 3 voies en une seule réponse.

Traiter les Factures signalées

• "Liste les Factures signalées dont les marchandises ont déjà été reçues."
• "Pourquoi la Facture INV-40211 est-elle signalée ?"
• "Suis le Bon de commande 778812 de la Demande d'achat jusqu'à la Facture et indique-moi où les quantités ou les prix ne correspondent plus."
• "Quelles lignes de Facture signalée ne sont pas associées à une ligne de Bon de commande ?"

Contrôler un Fournisseur avant paiement

• "Vérifie les Factures de ce mois-ci de Fresh Seafood Co par rapport à leurs Bons de commande. Liste toute ligne où le prix unitaire est supérieur de plus de 10 % au prix commandé."
• "Existe-t-il des Factures de ce Fournisseur ayant le même numéro de Facture ou le même montant total le même jour ?"
• "Montre-moi le PDF Fournisseur pour la Facture INV-40211."
• "Quels Avoirs de Bidfood ce trimestre ne sont pas associés à une Facture ?"

Clôture de fin de mois

• "Que contient le Relevé de compte de septembre de Bidfood, et quelles lignes n'ont pas de Facture correspondante dans PurchasePlus ?"
• "Sur l'ensemble de nos établissements, combien de Demandes d'achat, de Bons de commande non livrés et de Factures signalées sont ouverts ? Ventile par devise."
• "Exécute le Rapport sur la valeur du stock pour tous les Emplacements de stock et donne-moi le lien de téléchargement."

Corriger et approuver dans PurchasePlus

L'assistant identifie le problème. Vous le corrigez et l'approuvez dans PurchasePlus.

1. Ouvrez la Facture dans PurchasePlus depuis [Factures].
2. Effectuez la modification, par exemple rapprochez-la d'un Bon de commande, ventilez une ligne à l'aide du Mode avancé ou définissez le Département et le Code de compte.
3. Approuvez la Facture depuis l'en-tête ou depuis [Factures] → [En attente de mon approbation].

Conseils

• Demandez à inclure les numéros de Facture et de Bon de commande dans la réponse afin de pouvoir ouvrir chacun d'eux et le vérifier.
• L'assistant regroupe les montants par devise et ne fait pas de conversion entre elles.
• Pour les montants totaux importants et les tendances, lancez un Rapport. L'assistant vous orientera vers un rapport plutôt que d'estimer un chiffre.

Pour les super-utilisateurs et administrateurs

Vous contrôlez ce que l'assistant peut faire grâce aux autorisations PurchasePlus que vous gérez déjà. Il n'y a pas d'autorisation d'IA distincte à configurer.

Fonctionnement des accès

• Chaque utilisateur se connecte avec ses propres identifiants PurchasePlus. L'assistant agit en tant que cet utilisateur, dans l'organisation au sein de laquelle il travaille.
• Les outils proposés à un utilisateur correspondent à ses autorisations PurchasePlus. Un utilisateur n'ayant pas accès aux Factures ne se verra pas proposer les outils Facture. Les administrateurs d'organisation ont accès à tous les outils acheteur.
• Pour accorder ou retirer l'accès à un domaine, modifiez les autorisations de l'utilisateur dans PurchasePlus. L'assistant s'adapte automatiquement à ce changement.
• Les brouillons créés par l'assistant appartiennent à l'utilisateur qui en a fait la demande. Ils suivent le même Circuit d'approbation que toute autre Demande d'achat.
• PurchasePlus enregistre chaque requête effectuée par l'assistant sous le profil de l'utilisateur et de l'organisation.
• Lorsqu'une personne quitte l'entreprise, désactivez son compte utilisateur PurchasePlus comme d'habitude. L'assistant se connectant en tant que cet utilisateur, il perdra également ses accès.

Changer d'organisation

Les utilisateurs ayant accès à plusieurs organisations peuvent basculer entre elles au sein d'une même conversation.

1. Demandez "Vers quelles organisations puis-je basculer ?"
2. Demandez "Bascule vers The Hotel Plus Sydney."
3. L'assistant confirme l'organisation dans laquelle il travaille désormais. Toutes les réponses suivantes proviendront de cette organisation jusqu'à ce que vous changiez à nouveau.

Déploiement

1. Définissez le forfait d'IA que votre organisation utilisera et obtenez la validation du responsable de votre politique d'IA.
2. Ajoutez PurchasePlus une seule fois pour tout le monde. Sur Claude Team ou Enterprise, un Propriétaire l'ajoute dans [Paramètres de l'organisation] → [Connecteurs]. Sur ChatGPT, un administrateur d'espace de travail le crée et le publie.
3. Sur ChatGPT Enterprise, utilisez [Configurer l'accès] pour démarrer avec un groupe pilote, tel que la finance et les chefs exécutifs.
4. Vérifiez les autorisations des utilisateurs dans PurchasePlus avant d'inviter des collaborateurs. L'assistant a accès à tout ce que leurs autorisations leur permettent de voir.
5. Partagez cet article avec vos utilisateurs et invitez-les à laisser les outils qui créent des brouillons configurés pour demander confirmation.

Conseils

• Chaque utilisateur voit la bannière Activer le MCP PurchasePlus sur son tableau de bord d'Accueil jusqu'à ce qu'il la ferme. La fermer ne fait que la masquer sur ce navigateur précis.
• Commencez par des questions en lecture seule la première semaine. Cela permet aux utilisateurs de gagner en confiance dans les réponses avant de créer des brouillons.

Ce qui reste sous le contrôle d'une personne

L'assistant peut préparer le travail, mais toute action définitive ou irréversible s'effectue dans PurchasePlus par votre équipe. Ce fonctionnement est gravé dans PurchasePlus et aucun paramètre d'IA ne peut le modifier.

Les assistants IA peuvent mal interpréter une question ou donner une réponse incorrecte. Considérez chaque réponse comme un point de départ et ouvrez le document dans PurchasePlus avant d'entreprendre toute action.

Conseils pour de meilleures réponses

Plus la question est précise, meilleure sera la réponse. Mentionnez l'établissement, le Fournisseur, le numéro de document et les dates concernés.

Conseils

• Demandez à l'assistant d'inclure les numéros de document dans sa réponse afin de pouvoir les vérifier dans PurchasePlus.
• Précisez quelle organisation vous intéresse si vous intervenez sur plusieurs établissements.
• Donnez des dates précises. Des termes comme "aujourd'hui" et "mercredi prochain" peuvent pointer vers le mauvais jour si votre compte d'IA est configuré sur un autre fuseau horaire.
• Démarrez une nouvelle conversation pour une nouvelle tâche. Les longues discussions peuvent mélanger les réponses précédentes.
• Si une réponse semble incorrecte, demandez "Comment es-tu parvenu à ce résultat ?". L'assistant vous montrera les documents qu'il a utilisés.

FAQ et dépannage

Besoin d'aide ?

• Contacter l'équipe Customer Success de PurchasePlus
• Page d'aide de l'assistant IA PurchasePlus
• Aide Claude : connecteurs personnalisés
• Aide ChatGPT : Mode Développeur et applications MCP