Utiliser l'assistant IA PurchasePlus

Ce que fait l'assistant IA

L'assistant IA PurchasePlus connecte Claude ou ChatGPT à votre compte PurchasePlus. Vous posez une question en langage naturel et obtenez la réponse à partir de vos données PurchasePlus en temps réel.

Il fonctionne via MCP (Model Context Protocol), une méthode standard permettant aux assistants IA de se connecter à d'autres logiciels. Vous vous connectez avec votre compte PurchasePlus habituel, de sorte que l'assistant ne peut voir et faire que ce que vous pouvez déjà voir et faire dans PurchasePlus.

Pourquoi utiliser l'assistant IA ?

• Obtenez une réponse unique recoupant les Demandes d'achat (Requisitions), Bons de commande (Purchase Orders), Bons de réception (Receiving Notes) et Factures (Invoices), plutôt que d'exporter et de vérifier manuellement des rapports.
• Suivez une commande individuelle de la Demande d'achat jusqu'à la Facture sans basculer d'un écran à l'autre.
• Repérez les erreurs de prix, de conditionnement et de quantité avant le paiement d'une Facture.
• Transformez un devis de Fournisseur ou l'historique d'achat de l'année précédente en un projet de Demande d'achat sans avoir à retaper chaque ligne.
• Vérifiez les stocks disponibles, les Inventaires, les Transferts et le coût des Recettes en une seule phrase.

Ce qu'il peut faire

• Répondre à des questions sur les Demandes d'achat, Bons de commande, Bons de réception, Factures, Avoirs et Relevés de compte.
• Vérifier le stock disponible par Emplacement de stock, ainsi que les Inventaires et les Transferts.
• Consulter une Recette, ses ingrédients et son coût selon les prix actuels.
• Rechercher dans les Catalogues des Fournisseurs pour savoir qui vend un article et à quel prix.
• Générer les Rapports auxquels vous avez déjà accès et vous fournir le lien de téléchargement.
• Créer ou mettre à jour un projet de Demande d'achat, renouveler une commande à partir d'une ancienne Demande d'achat, créer une Liste d'achats, ajouter un Produit à une Liste d'achats et ajouter un ingrédient à une Recette.

L'approbation, l'envoi de Bons de commande, la suppression d'enregistrements et la désactivation de Fournisseurs restent toujours l'apanage d'un être humain.

Avant de commencer

Vous avez besoin de trois choses : un utilisateur PurchasePlus, un compte IA autorisé par votre organisation et l'adresse du serveur PurchasePlus.

Conseils

• Vérifiez la politique d'utilisation de l'IA de votre organisation avant de vous connecter. Utilisez un compte d'IA professionnel, et non personnel.
• L'assistant respecte vos autorisations PurchasePlus. Si vous ne pouvez pas voir les Factures dans PurchasePlus, l'assistant ne le pourra pas non plus. Rapprochez-vous de votre super-utilisateur si un élément est manquant.
• Si vous travaillez sur plusieurs établissements, vous pouvez basculer d'une organisation à l'autre au sein de la même conversation, sous réserve de vos accès.

Connecter Claude

Le moyen le plus rapide est d'utiliser la bannière « Activer le MCP PurchasePlus » sur votre tableau de bord d'accueil PurchasePlus. Elle ouvre Claude avec les informations de PurchasePlus déjà préremplies.

Conseils

• Une fois connecté, PurchasePlus fonctionne dans Claude sur le Web, l'application de bureau et les applications mobiles.
• Claude demande confirmation avant d'utiliser chaque outil. Choisissez [Toujours autoriser] pour les outils qui effectuent uniquement des lectures de données, comme lister les Factures. Laissez les outils qui créent des brouillons ou ajoutent des éléments configurés pour demander une confirmation, afin de visualiser chaque modification avant qu'elle ne prenne effet.
• Désactivez PurchasePlus dans [+] → [Connecteurs] pour les échanges sans rapport avec les achats.

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Ce sur quoi vous pouvez l'interroger

L'assistant peut consulter la plupart des rubriques de PurchasePlus et effectuer un nombre restreint de modifications sécurisées. Tout ce qui est listé ci-dessous reste soumis à vos autorisations d'accès et à l'organisation dans laquelle vous travaillez.

L'ajout d'un ingrédient de Recette ou d'un Produit sur une Liste d'achats prend effet immédiatement, tout comme si vous l'ajoutiez vous-même dans PurchasePlus. La création d'une Liste d'achats prend également effet immédiatement. Les Demandes d'achat sont quant à elles toujours créées sous forme de brouillons (drafts) afin que vous puissiez les vérifier et les soumettre.

Pour les acheteurs et les chefs

Servez-vous de l'assistant pour vérifier les données avant de commander, monter plus rapidement des projets de Demandes d'achat et maintenir à jour vos Listes d'achats ainsi que vos Recettes. Copiez ces exemples de requêtes et adaptez les intitulés à votre établissement.

Vérifier avant de commander

• « Avons-nous acheté des myrtilles au cours des six derniers mois ? Auprès de qui et à quel prix unitaire ? »
• « Quels Fournisseurs proposent du riz basmati 10 kg dans nos Catalogues, et qui est le moins cher au kg ? »
• « Qu'est-ce qui est encore en commande chez Bidfood et n'a pas encore été réceptionné ? »
• « Quel est le stock disponible en œufs dans l'Emplacement de stock Cuisine principale ? »

Monter un projet de Demande d'achat

• « Recommande la Demande d'achat PR03288 pour une livraison mardi prochain. »
• « Voici un devis de notre Fournisseur de linge. Crée un projet de Demande d'achat avec ces lignes et indique-moi toute ligne où le prix du Catalogue diffère du devis. »
• « Regarde ce que la Boutique de souvenirs a commandé auprès de ce Fournisseur sur les 12 derniers mois et génère un projet de commande de réassort initial basé là-dessus. »
• « Compare l'Emplacement de stock Bar aux niveaux par stock (niveaux par) et liste chaque article sous le seuil avec la quantité requise. »

Maintenir à jour les Listes d'achats et les Recettes

• « Quels articles de la Liste d'achats Entretien n'ont pas de tarif en vigueur ? »
• « Ajoute le beurre doux Lurpak 250g à la Liste d'achats Pâtisserie. »
• « Combien coûte la Recette Œufs Bénédicte aux prix actuels, et quel ingrédient coûte le plus cher ? »
• « Ajoute 20g de ciboulette à la Recette Œufs Bénédicte. »

Soumettre votre projet dans PurchasePlus

L'assistant ne soumet jamais de Demande d'achat de lui-même. Pour finaliser :

1. Ouvrez PurchasePlus et retrouvez la Demande d'achat sous Projets de demande d'achat (Draft Requisitions) sur le tableau de bord d'Accueil.
2. Vérifiez le Fournisseur, les quantités, les prix, le Département et le Code comptable.
3. Cliquez sur [Soumettre] pour l'envoyer dans le Circuit d'approbation (Approval Workflow).

Conseils

• Précisez bien le nom de l'Emplacement de stock, du Département ou de la Liste d'achats auquel vous faites référence. Le terme « La cuisine » peut correspondre à plusieurs entités.
• Indiquez une date de livraison précise (ex. « mardi 13 octobre ») plutôt que « mardi prochain ».
• Si un Produit n'a pas de tarif/devis associé, l'assistant ne peut pas l'ajouter à une Demande d'achat. Vérifiez d'abord le Catalogue.

Pour les utilisateurs financiers

Utilisez l'assistant pour traiter plus rapidement les Factures signalées (Flagged Invoices) et contrôler les données d'un Fournisseur avant le règlement. En consultant conjointement le Bon de commande, le Bon de réception et la Facture, il peut identifier et vous expliquer un écart de rapprochement à trois voies (3-way match) en une seule réponse.

Traiter les Factures signalées

• « Liste les Factures signalées dont les marchandises ont déjà été réceptionnées. »
• « Pourquoi la Facture INV-40211 est-elle signalée ? »
• « Suis le Bon de commande 778812 de la Demande d'achat à la Facture et indique-moi à quel moment les quantités ou les prix ne concordent plus. »
• « Quelles lignes de Factures signalées ne sont pas rapprochées d'une ligne de Bon de commande ? »

Vérifier un Fournisseur avant paiement

• « Compare les Factures de ce mois de chez Fresh Seafood Co avec leurs Bons de commande. Liste toute ligne pour laquelle le prix unitaire dépasse de plus de 10 % le prix commandé. »
• « Existe-t-il des Factures de ce Fournisseur ayant le même numéro de facture ou le même montant total le même jour ? »
• « Montre-moi le PDF Fournisseur pour la Facture INV-40211. »
• « Quels Avoirs de Bidfood sur ce trimestre ne sont pas rattachés à une Facture ? »

Clôture mensuelle

• « Que contient le Relevé de septembre de chez Bidfood, et quelles lignes n'ont pas de Facture correspondante dans PurchasePlus ? »
• « Sur l'ensemble de nos établissements, combien de Demandes d'achat, de Bons de commande non livrés et de Factures signalées sont en cours ? Ventile par devise. »
• « Lance le Rapport de valorisation des stocks pour tous les Emplacements de stock et donne-moi le lien de téléchargement. »

Corriger et approuver dans PurchasePlus

L'assistant localise le problème. Vous le corrigez et l'approuvez dans PurchasePlus.

1. Ouvrez la Facture dans PurchasePlus depuis [Factures].
2. Effectuez la modification, par exemple en la rapprochant d'un Bon de commande, en fractionnant une ligne via le Mode avancé, ou en renseignant le Département et le Code comptable.
3. Approuvez la Facture depuis l'en-tête ou depuis [Factures] → [En attente de mon approbation].

Conseils

• Demandez à l'assistant de préciser les numéros de Factures et de Bons de commande dans sa réponse afin de pouvoir ouvrir chaque pièce et la vérifier.
• L'assistant regroupe les montants par devise et n'effectue pas de conversion de devises.
• Pour les totaux importants et l'analyse de tendances, préférez générer un Rapport. L'assistant vous orientera vers un rapport plutôt que de tenter d'estimer un chiffre.

Pour les super-utilisateurs et administrateurs

Vous maîtrisez les actions autorisées pour l'assistant grâce aux permissions PurchasePlus que vous gérez déjà. Il n'existe pas d'autorisation IA distincte à configurer.

Fonctionnement des accès

• Chaque utilisateur s'authentifie avec ses propres identifiants PurchasePlus. L'assistant agit au nom de cet utilisateur, dans l'organisation active.
• Les outils mis à la disposition d'un utilisateur reflètent ses autorisations PurchasePlus. Un collaborateur sans accès aux Factures ne se verra pas proposer les outils liés aux Factures. Les administrateurs d'organisation ont accès à tous les outils destinés aux acheteurs.
• Pour attribuer ou révoquer l'accès à un domaine, modifiez les droits de l'utilisateur dans PurchasePlus. L'assistant appliquera immédiatement ces changements.
• Les brouillons élaborés par l'assistant appartiennent à l'utilisateur demandeur. Ils suivent le même Circuit d'approbation que n'importe quelle autre Demande d'achat.
• PurchasePlus consigne chaque requête adressée à l'assistant avec l'utilisateur et l'organisation associés.
• Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, désactivez son compte PurchasePlus de la façon habituelle. L'assistant s'authentifiant sous cette identité, ses accès seront automatiquement révoqués.

Changer d'organisation

Les utilisateurs ayant accès à plusieurs organisations peuvent basculer de l'une à l'autre au sein de la même conversation.

1. Demandez : « À quelles organisations puis-je accéder ? »
2. Demandez : « Bascule sur The Hotel Plus Sydney. »
3. L'assistant confirme l'organisation sur laquelle il est positionné. Dès lors, chaque réponse proviendra de cette organisation jusqu'à la prochaine bascule.

Déploiement

1. Validez le forfait d'IA qui sera utilisé par votre organisation et obtenez l'aval du responsable de votre politique interne sur l'IA.
2. Ajoutez PurchasePlus une seule fois pour l'ensemble des collaborateurs. Sur Claude Team ou Enterprise, un Propriétaire l'ajoute dans [Paramètres de l'organisation] → [Connecteurs]. Sur ChatGPT, un administrateur d'espace crée et publie le connecteur.
3. Sur ChatGPT Enterprise, servez-vous de [Configurer l'accès] pour débuter avec un panel pilote (ex. l'équipe comptable et les chefs de cuisine).
4. Contrôlez les autorisations des utilisateurs dans PurchasePlus avant de leur adresser une invitation. L'assistant accède à tout ce que leurs permissions autorisent.
5. Transmettez cet article à vos utilisateurs et demandez-leur de laisser configurés sur « demander confirmation » les outils créant des brouillons.

Conseils

• Tous les utilisateurs voient s'afficher le bandeau Activer le MCP PurchasePlus sur leur tableau de bord d'Accueil jusqu'à ce qu'ils le ferment. La fermeture masque le bandeau uniquement sur le navigateur actif.
• Limitez les requêtes à des questions en lecture seule pendant la première semaine. Les utilisateurs apprendront ainsi à faire confiance aux résultats avant de commencer à générer des brouillons.

Ce qui reste sous le contrôle exclusif de l'humain

L'assistant peut préparer le travail, mais toute décision définitive ou irréversible demeure dans PurchasePlus, entre les mains de vos équipes. Il s'agit d'une règle absolue intégrée à PurchasePlus qu'aucun paramétrage IA ne peut modifier.

Les assistants IA peuvent mal interpréter une consigne ou faire des erreurs. Considérez chaque élément de réponse comme une proposition de départ et examinez la pièce dans PurchasePlus avant d'engager toute action.

Conseils pour obtenir de meilleures réponses

Plus la demande est précise, plus la réponse sera pertinente. Précisez le site/établissement, le Fournisseur, le numéro de document et les dates exactes.

Conseils

• Demandez à l'assistant de faire figurer les numéros des documents dans sa réponse afin de pouvoir les retrouver dans PurchasePlus.
• Indiquez le nom de l'organisation ciblée si vous intervenez sur plusieurs propriétés.
• Indiquez les dates au format calendaire. L'emploi d'expressions comme « aujourd'hui » ou « mercredi prochain » peut renvoyer au mauvais jour si votre compte d'IA est calé sur un autre fuseau horaire.
• Démarrez une nouvelle conversation pour chaque nouvelle tâche. Les échanges trop longs peuvent entraîner des confusions avec des réponses antérieures.
• Si une réponse vous semble incorrecte, interrogez l'outil : « Comment es-tu parvenu à ce résultat ? ». L'assistant explicitera les pièces sur lesquelles il s'est basé.

FAQ et dépannage

Besoin d'aide ?

• Contacter l'équipe Customer Success de PurchasePlus
• Page d'aide de l'assistant IA PurchasePlus
• Aide Claude : connecteurs personnalisés
• Aide ChatGPT : Mode développeur et applications MCP