請求書の承認
請求書の承認
請求書またはクレジットノートが「承認待ち」ステータスにある場合、組織内の適切なユーザーによる確認と承認が必要な1つ以上のフラグ（不一致など）が含まれています。
指定された承認者は、請求書またはクレジットノートを承認または却下できます。請求書またはクレジットノートを承認すると「消込済」としてマークされ、請求書またはクレジットノートを却下すると「キャンセル済」としてマークされます。
目次:
承認ワークフローについて（レガシーと新規）
PurchasePlus は従来、ロールベースの請求書およびクレジットノート承認ワークフローをサポートしており、まず運用ユーザー（例：飲食部門責任者など）が承認を行い、次に財務ユーザー（例：買掛金担当など）が承認を行っていました。このワークフローモデルを「レガシーワークフロー」と呼び、現在も多くの購入者がこの承認ワークフローモデルを使用しています。
2025年2月以降、PurchasePlus はレガシーワークフローモデルよりも拡張性とパフォーマンスに優れた、新しいランクベース承認ワークフローをリリースしました。この更新されたモデルを「新規ワークフロー」と呼びます。新しい購入者組織や、弊社の設定チームの支援を受けて移行した購入者は、新規承認ワークフローを使用することになります。
これら2つのモデルを併用することはできません。組織のアカウントではどちらか一方のモデルを有効にする必要があります。切り替えをご希望の場合は、弊社までお問い合わせのうえ、組織の新規ワークフローを有効化してください。
レガシーワークフローと新規ワークフローの違いについての詳細はこちら。
レガシーワークフローでの承認
1. ホームページの [マイ承認待ちの請求書] をクリックするか、サイドナビゲーションバーから [請求書] → [マイ承認待ち] を選択します。
2. 「マイ承認待ちの請求書」のテーブルビューでは、以下の操作を行えます:
- [検索] を使用して特定の請求書を検索します。
- [列の管理] でテーブルに表示される情報を調整します。
- [請求書番号] をクリックして請求書を開きます。
- [参照]。参照にカーソルを合わせると、請求書の参照を追加または編集できます。
- 請求書の発行元である「サプライヤー」を表示します。
- [費用勘定]。費用勘定にカーソルを合わせると、請求書の費用が計上されている部門または勘定科目を追加または編集できます。
- [発注書]。請求書が発注書と照合されているか確認します。詳細は発注書を請求書に照合するの記事をご覧ください。
- [受領書]。入庫受領書を表示するか、発注書に対する入庫受領書を作成します。
- [PDFコピー]。請求書がPDFから作成された場合、その請求書のPDFコピーを表示します。
- 権限に応じて、請求書を業務的または財務的に [承認] します。
3. 承認待ちの請求書をクリックして開くこともでき、請求書ヘッダーに財務承認ボタンと業務承認ボタンが表示されます。ここでは権限に応じて、請求書を業務的または財務的に [承認] できます。
4. 業務承認と財務承認の両方が完了すると、請求書のステータスは「消込済」に進みます。
組織でエクスポートファイルをバッチ作成している場合は、エクスポートの準備について請求書またはクレジットノートをエクスポート準備完了としてマークするの記事をご覧ください。組織で請求書やクレジットノートを個別にエクスポートしている場合は、請求書またはクレジットノートのエクスポートの記事をご覧ください。
新規ワークフローでの承認
ユーザーは、(a) 新規ワークフローが割り当てられており、かつ (b) 自分がそのワークフローランクのいずれかの承認者となっている組織単位にコーディングされた請求書またはクレジットノートを、承認または却下できます。
承認者は、[請求書] → [マイ承認待ち] ページから請求書を、[クレジットノート] → [すべて表示] → [クレジットノート] ページからクレジットノートを承認または却下できます。ワークフローの第2ランク（およびそれ以降）の承認者は、前のランクによって承認が付与された後にのみ、これらのリストに請求書またはクレジットノートが表示される点にご注意ください:
また、承認者は請求書またはクレジットノートをクリックして開き、ドキュメントのヘッダーにある [承認] または [却下] ボタンを使用することもできます:
請求書またはクレジットノートが承認されるとどうなりますか？
- ドキュメントの金額が承認者のランク上限金額を超える場合、請求書またはクレジットノートは次の承認ランクに進みます。次の承認ランクのユーザーにはメールで通知されます。
- ドキュメントの金額が承認者のランク上限金額以下の場合、ワークフローはこれを「最終承認」と見なし、請求書またはクレジットノートは自動的に「消込済」ステータスに移行します。支払い処理のために外部のAP（買掛管理）システムへエクスポートできるようになります。
請求書またはクレジットノートが却下されるとどうなりますか？
- 承認者はコメントの入力を求められ、請求書またはクレジットノートは自動的に「キャンセル済」ステータスに移行します。
請求書の「スーパー承認者」権限
「請求書とクレジットノートのスーパー承認が可能」権限は、請求書およびクレジットノートの承認ワークフローにおいて重要な2つの機能を有効にします:
- 権限を持つユーザーは、ドキュメントが承認ワークフロー内にあるかどうかに関係なく、「承認待ち」の請求書またはクレジットノートを強制的に「消込済」ステータスに移行できます。そのため、この権限は権限を持つ担当者がワークフローの承認ランクを「スキップ」するための有効な手段となります。
- 権限を持つユーザーは、請求書またはクレジットノートが消込済ステータスにあるときに、その詳細（部門および請求書明細を除く）を編集できます。
スーパー承認アクションは、「承認待ち」ステータスにある請求書またはクレジットノートのヘッダーにある [その他] メニューにあります:
スーパー承認者には強力な権限が付与されるため、真のスーパーユーザーや、高度なスキルを持つ承認された管理者のみにこの権限を付与することが重要です。
ワークフロー内の過去および今後の承認者の表示（監査証跡）
[請求書] または [クレジットノート] → [すべて表示]、あるいは [請求書] または [クレジットノート] → [マイ承認待ち] に移動し、[ワークフロー] 列の [表示] ボタンをクリックすることで、承認ワークフロー内の特定の請求書またはクレジットノートに関連する前後の承認者を確認できます:
情報はポップオーバーウィンドウに表示され、タイムスタンプ、ステータスの更新、承認者名などを確認できます:
承認待ち
請求書またはクレジットノートにフラグが立てられる理由はさまざまであり、それぞれのフラグ理由はドキュメントの [フラグ] タブおよび各請求書・クレジットノート明細のフラグ列に表示されます。承認者は各フラグ理由を確認し、フラグの原因を解消するか、一部またはすべてのフラグ理由を解消せずにドキュメントを承認するかを決定できます。
フラグは組織ごとにカスタマイズされるため、請求書やクレジットノートに表示されているフラグが不要と思われる場合は、組織の管理者にご相談ください。
1. [マイ承認待ち] リストで請求書またはクレジットノートを選択して詳細を表示します。ドキュメントのヘッダーにあるクイックアクションボタンを使用して、以下の操作を行えます:
- [パワーエディター]。元のPDFコピーと並べて、請求書またはクレジットノートの詳細を表示・管理します。
- [詳細を表示/非表示]。請求書またはクレジットノートのより詳細な情報を表示します。
- [PDFを表示]。システムが請求書またはクレジットノートの作成に使用した元のPDF（存在する場合）を表示します。
- [関連ドキュメント]。この請求書に関連付けられている購買依頼、発注書、入庫受領書、またはクレジットノートを表示します。
- [その他のオプション]。請求書の監査ログの表示、請求書の印刷などを行います。
2. 必要に応じて、[値を更新] をクリックして請求書またはクレジットノートの値を手動で調整し、差額を解消してバランスを取ります。請求書またはクレジットノートの残高パネルはすべての請求書とクレジットノートに表示され、ドキュメントの明細の合計がドキュメントの総額と一致しているかどうかを示します。
3. すべての請求書またはクレジットノートの明細は、ドキュメントの [製品サマリー] タブ内に一覧表示されます。ここでは以下を行えます:
- サブ明細を表示するには [高度な表示] を選択します。詳細はヘルプ記事高度なモードを使用した請求書明細の更新をご覧ください。
- 請求書とクレジットノートのどちらを表示しているかに応じて、[請求書明細を追加] または [クレジットノート明細を追加] します。
- 請求書明細を発注書明細に [リンク] します。組織が請求書を発注書と照合している場合、請求書の各明細が照合先の発注書の対応する明細にリンクされていることが重要です。詳細は請求書明細を発注書明細にリンクするの記事をご覧ください。
- [フラグ]。請求書またはクレジットノートが承認待ちになっている理由を表示します。請求書またはクレジットノートの明細に1つ以上のフラグが存在する場合、赤いフラグアイコンが表示されます。
- [受領済] ステータス。照合された発注書明細が1つ以上の入庫受領書で受領済みとしてマークされているかどうかを把握します。
- [情報]。請求書またはクレジットノート明細に関する詳細情報を表示します。
- 請求書またはクレジットノートの数量、単価、税率（%）、および明細合計。
デフォルトの [サマリー] タブ以外にも、重要な情報を含むタブが請求書またはクレジットノートにあります:
1. [フラグ] タブには、請求書またはクレジットノートのフラグ理由のサマリーが表示されます。
2. [分析] タブには、3方向/2方向照合分析の詳細ビューが表示されます。
3. [設定] タブでは、ドキュメント番号、参照、ドキュメント日付、通貨、部門、勘定科目コードなど、請求書またはクレジットノートに関する詳細を表示および管理できます。
4. [コメント] タブには、組織のユーザーによって請求書またはクレジットノートに追加された内部コメントまたは外部コメントが表示されます。
5. [クレジットノート] タブには、請求書にリンクされているクレジットノート（存在する場合）が表示されます。
6. [発注書] タブには、請求書に照合された発注書（存在する場合）が表示されます。
7. [受領書] タブには、照合された発注書に属する入庫受領書（存在する場合）が表示されます。
8. [添付ファイル] タブには、組織のユーザーによって請求書またはクレジットノートに追加された添付ファイル（存在する場合）が表示されます。
確認のヒント
発注書と請求書の照合
- 組織に該当する場合は、フラグ理由を確認する前に、発注書が請求書に照合されていることを確認してください。
- 必要に応じて、請求書明細を発注書明細にリンクします。
商品とサービスの受領
- 品目が受領されているか確認します。組織に該当する場合、発注書の受領処理は品目が納品されたことを確認するための極めて重要なステップであり、請求書を承認しても問題ないことを請求書承認者に伝える合図となります。
承認前に請求書とクレジットノートの明細を確認する
- 発注書の価格と請求書またはクレジットノートの価格に差異がある場合は、その差額についてサプライヤーにクレジットノートの発行を依頼することを検討してください。