明細書ステータス
明細書ステータス
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明細行ステータス
明細書の明細行は4つの状態のいずれかを取ることができます。ステータスは照合された請求書と強制消込フラグに基づいて決定され、関連する請求書が変更されると自動的に更新されます。
- 未照合 (Unmatched): 一致する請求書が見つかっていません。今後作成される請求書と一致する可能性があります。また、手動で紐付けることや、強制消込を行うことも可能です。
- 保留中 (Pending): 請求書が照合され合計金額も一致していますが、請求書がまだ確定状態ではありません（「未処理」、「承認済み」、または「エクスポート済み」の状態）。請求書が「支払済み」または「処理済み」になると、自動的に「消込済み」に移行します。
- 要確認 (Attention): 請求書が照合され確定状態ですが、少なくとも1つの「要確認」の理由が該当しています。内容を確認する必要があります。
- 消込済み (Reconciled): 照合済みで確定しており、合計金額が許容範囲内に収まっていて、「要確認」の理由がありません。または、明細行が強制消込されています。
要確認の理由
明細行が「要確認」ステータスの場合、1つ以上の理由が表示されます。1つの明細行に複数の理由が同時に該当する場合があり、それらはすべて表示されます。
- 金額差異 (Variance): 明細書の金額と請求書の合計金額の差が、設定された許容範囲を超えています。
- 仕入先不一致 (Wrong Supplier): 照合された請求書が、明細書とは異なる仕入先のものである。
- 重複 (Duplicate): 照合された請求書が、別の明細書の明細行にも紐付けられている。
- キャンセル済み (Cancelled): 請求書またはクレジットノート（返金伝票）がキャンセルされています。
注意: 許容範囲（トレランス）は、わずかな差異を自動的に受け入れるためのルールです。請求書およびクレジットノートに対して既に設定されているのと同じしきい値設定が使用されます。
例外処理への対応
明細行が「未照合」の場合
明細書に未照合の明細行がある場合は、次の対応が可能です:
- 待機する: 請求書がまだ受領されていない場合は、明細行を「未照合」のままにしておきます。PurchasePlus に新しい請求書が届くと、次回詳細ビューを開いた際、または [照合を実行 (Run Matching)] をクリックした際に検出されます。
- 検索して紐付ける: 手動検索モーダルを開き、自分で請求書を検索して紐付けます（下記参照）。
- 強制消込: 明細行に対応する請求書が存在しないことが明らかな場合（現金支払い、プラットフォーム外での決済、単発の請求など）、理由を指定して強制消込を行います。
強制消込
強制消込は明細行の手動上書き機能です。明細行には「強制」インジケーターとともに 消込済み (Reconciled) と表示されます。
消込済み以外のすべての明細行（未照合、保留中、要確認）に対して強制消込を実行できます。
以下の場合に使用します:
- 未照合の明細行に対応する請求書が今後も存在しない場合（プラットフォーム外決済、繰越残高、消込不能な項目など）。
- 請求書が確定状態になるのを待たずに、保留中の明細行を完了させたい場合。
- 要確認の明細行に表示されている理由を確認し、承認した場合（金額差異、キャンセルされた請求書など）。
強制消込の実行方法
- 明細書ステータスをクリックします。
- [強制消込 (Force Reconcile)] をクリックします。
