発注書（PO）なしの自動コーディング
発注書（PO）なしの自動コーディング
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発注書（PO）なしの自動コーディング
一致する発注書（PO）がない請求書が届いた場合、PurchasePlusはドキュメントを読み取り、請求書情報、サプライヤーのデフォルト設定、コーディング履歴を使用して、各明細に勘定科目コードを自動的に適用します。これを非PO自動コーディングと呼びます。内容を確認し、必要に応じて調整した上で承認します。
これは、PurchasePlusのすべての請求書で使用されているのと同じスキャンエンジンです。発注書のない請求書との違いは、コーディングのコピー元となる発注書がないため、システムが代わりにサプライヤーのデフォルト設定や学習したコーディング履歴からコーディングを導き出す点です。
ただし、完全に手放しで処理できるプロセスではありません。発注書のない請求書は、消込（Reconcile）を行う前に必ず人の手による承認が必要です。PurchasePlusが重労働をこなしますが、最終的な承認は人が行う必要があります。
コーディングの決定方法
PurchasePlusは、以下の詳細を順番に確認してコーディングを適用します：
1. サプライヤーのデフォルト設定 - システムはサプライヤーレコードに設定されたデフォルトの勘定科目コードと部門を探し、それを適用します。
2. サプライヤーのデフォルトが設定されていない場合、PurchasePlusは過去のコーディングの傾向に基づいて自動的に勘定科目コードを適用します。一般的に、勘定科目コードを自動的に適用できる確信を得るには、少なくとも3回の一貫した選択パターンを確認する必要があります。
コーディングの一貫性が高まるほど、PurchasePlusがより早く自動処理できるようになります。同様の明細を毎回同じようにコーディングするたびに、次回システムが自動で行えるようにトレーニングしていることになります。
正確な自動コーディングのための設定
簡単な設定と一貫したコーディングの習慣により、PurchasePlusは発注書のない請求書をますます高い精度で自動コーディングできるようになります。
- サプライヤーのデフォルト設定 \- サプライヤー詳細ページで、デフォルトの部門とデフォルトの勘定科目コードを設定できます。これは、初日からサプライヤーの請求書を正しくコーディングするための最も早い方法です。
- 一貫したコーディング - 同じサプライヤーおよび同じ明細タイプに対して毎回同じコーディングを行うことで、PurchasePlusは学習し、それらのコードを自動的に適用し始めることができます。
- 製品コード \- 自社管理カタログ内の正確なサプライヤー製品コードにより、正確な明細照合が行われます。
確認、修正、承認
発注書のない請求書は、承認前に必ず確認する必要があります。
- 各明細の勘定科目コードと部門を確認する \- 適用されたコードが適切でない明細を調整します。PurchasePlusは一貫した修正から学習します。
- 合計を確認する - 明細の合計が請求書の合計金額と一致していることを確認します。不一致がある場合は合計フラグが立ちます。
- 承認する - 問題がなければ、消込のために承認を行います。
フラグを解決（根本的な問題を修正）するか、フラグを受け入れ（認識した上で続行）ることができます。どちらの方法でも請求書は消込済みに進みます。どちらを選択するかは承認者に委ねられています。
発注書なし請求書のフラグ付け
発注書のない請求書は、発注書が関連付けられていないため、常に承認用のフラグが付けられます。つまり、消込を行う前に必ず関連する承認が必要になります。これは仕様によるものです。通常の購買プロセスを経ていない支出に対して、必ず人の確認が入るように維持しています。
買掛金（AP）ワークフロー：
- PurchasePlusが請求書をスキャンし、コーディングを事前入力します。
- 請求書はフラグ付きの状態で登録されます。
- 買掛金チームがコーディングとフラグを確認します。
- コーディングを修正するかそのまま受け入れて、承認を行います。
- 請求書は消込済み（Reconciled）に進み、会計システムへのエクスポート準備が整います。