請求書フラグ

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はじめに: 請求書およびクレジットノートのフラグとは？
照合または提出
フラグ設定
請求書フラグ
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クレジットノートフラグ
- クレジットノート明細フラグ
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フラグとは

PurchasePlusは、「オープン」および「承認待ち」状態のすべての請求書とクレジットノートを常に分析し、組織に適用された設定に従って、ドキュメントにヘッダーレベルまたは明細レベルのフラグを立てます。

「フラグ」とは、組織の指定されたユーザーによって承認される前に確認が必要となるドキュメント上の問題について注意を促すために、請求書またはクレジットノートに立てられる警告です。フラグにより、組織の特定の基準を満たす請求書およびクレジットノートのみが、手動の介入なしにPurchasePlusで「照合済み」状態に進むことができます。

フラグが立てられた請求書またはクレジットノートは、PurchasePlus内で簡単に識別できます。「ステータス」セクションでドキュメントのサマリー（またはヘッダー）レベルの情報を確認できます。

フラグが立てられた請求書のステータス

また、明細レベルのフラグをクリックすると、フラグが立てられた明細に関する詳細情報が表示されます。

フラグが立てられた請求書明細のモーダル

照合または提出

PurchasePlusで請求書またはクレジットノートが手動で作成されると、通常は「オープン」状態で始まります。「オープン」状態は、ドキュメントが下書きであり、まだ作業中であるか、情報の追加が必要な可能性があることを示します。利便性の向上を図るため、PurchasePlusは「オープン」状態の請求書やクレジットノートにもフラグを表示し、作業を進めながら対処すべき問題を確認できるようにしています。

「オープン」状態の請求書またはクレジットノートの作業が完了し、次の状態に進める準備が整うと、「オープン」請求書のヘッダーに主要なアクションボタンが表示されます。

請求書またはクレジットノートにフラグが1つも立てられていない場合、使用可能な主要アクションは[照合済みにする]になります。[照合済みにする]をクリックすると、請求書またはクレジットノートは「照合済み」状態に進み、承認は不要になります。これは、組織に適用された設定に基づき、このドキュメントがすべての基準を満たしており、フラグが立てられていないためです。
請求書またはクレジットノートに1つ以上のフラグが立てられている場合、使用可能な主要アクションは[承認申請]になります。このボタンをクリックすると、ドキュメントは「承認待ち」状態に進み、承認が必要になります。これは、組織に適用された設定に基づき、この請求書またはクレジットノートがすべての基準を満たしておらず（そのためフラグが立てられている）、フラグがあってもドキュメントを承認すべきか、あるいはフラグを解決すべきかを判断する権限を持つ組織内のユーザーが検討する必要があるためです。請求書またはクレジットノートの承認が完了すると、ドキュメントは「照合済み」状態に進みます。

PurchasePlusでは、すべての請求書およびクレジットノートを「照合済み」状態に進めることが目標です。「照合済み」状態になると、外部の会計プラットフォームへエクスポートする準備が整います。照合済みの請求書およびクレジットノートのエクスポートの詳細については、請求書またはクレジットノートのエクスポートまたは請求書およびクレジットノートの一括エクスポートファイルの作成の記事を参照してください。

フラグ設定の概要

請求書フラグは、各組織固有の要件に合わせてカスタマイズでき、通常はPurchasePlusの導入時に弊社チームとの綿密な相談のもとで設定されます。

請求書に不合理な理由でフラグが立てられている場合は、組織の管理者にお問い合わせいただくか、フレンドリーなカスタマーサポートチームにお問い合わせのうえ、組織のフラグ設定の見直しをご相談ください。

フラグ設定と組織階層

これらの設定は各組織および部門レベルに固有であり、組織階層の下位へカスケード（自動継承）されません。組織図の各レベルで個別に設定する必要があります。

フラグしきい値と組織階層

PurchasePlusの請求書およびクレジットノートで使用できる一部のフラグは、しきい値を使用してさらに細かくカスタマイズできます。しきい値を設定することで、軽微な差異のある請求書で特定のフラグがトリガーされないようにし、より少ない人的介入で請求書やクレジットノートを照合済み状態へ進めるのに役立ちます。

しきい値は階層的に適用されます。特定のしきい値が組織に設定されていない場合、直属の親組織、またはしきい値が設定されている最も近い上位組織の設定が適用されます。

詳細については、請求書フラグしきい値ガイドの記事をお読みください。

フラグの状態

各請求書およびクレジットノートのフラグ（後述）は、組織の要件に基づいて「オフ」、「通常」、「重要」に設定できます。

[オフ]: フラグは組織に適用されません。
[通常]: 請求書またはクレジットノートに立てられているフラグが「通常」フラグのみである場合、承認者はドキュメントを承認できます。
[重要]: 1つ以上の「重要」フラグが立てられている場合、承認者は請求書またはクレジットノートを承認できません。承認者が請求書またはクレジットノートを承認できるようにするには、すべての「重要」フラグを解決する必要があります。

PurchasePlusシステム管理者には、フラグの設定と状態が以下のように表示され、必要に応じて状態を切り替えることができます。

請求書フラグ設定