概要
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概要
バイリストは、組織全体で購入決定を標準化および自動化するための強力な方法であり、購入者が適切なサプライヤーから適切な商品を適切な価格で購入できるようにします。
バイリストは、購入者が関心のある商品の事前定義された「買い物リスト」をまとめる方法です。バイリストには、すべてのサプライヤーのカタログから、それらの商品に対して利用可能なすべての見積が表示されます。
「バイリスト請求の作成」権限を持つユーザーがバイリスト請求を作成すると、バイリストの価値はさらに高まります。
ユーザーは、事前に定義された商品を請求に追加するよう案内され、その商品を提供するサプライヤーの中から最も安い見積を選択するよう推奨されます。
ユーザーによって請求が送信され、必要な承認者によって承認されると、複数の発注書に分割され、請求で指定されたサプライヤーに送信されます。
新しいバイリストを作成する
「バイリストの管理」権限を持つ購入者ユーザーは、サイドナビゲーションバーの [バイリスト] → [新しいバイリスト] から新しいバイリストを作成し、バイリストへの商品の追加を開始できます。
詳細については、新しいバイリストの作成に関する記事をご覧ください。
バイリストのインポートとエクスポート
「バイリストの管理」権限を持つ購入者ユーザーは、[バイリスト] → [インポート] タブでCSVアップロードを行うことで、バイリストに商品を取り込むことができます。CSVが正しくフォーマットされていることが非常に重要です。[エクスポート] 機能を使用して、インポートに使用できる正しいフォーマットのCSVを出力できます。
バイリストのインポートとエクスポートは、バイリストのヘッダーのタブとして表示されます：
商品を管理する
「バイリストへの品目の追加」権限を持つ購入者ユーザーは、既存のバイリストから商品の追加および削除を行うことができます。
バイリストに商品を追加する場合（特に登録済みサプライヤー向けの請求作成に使用することを目的とする場合）、可能な限り（自主管理カタログではなく）サプライヤー管理カタログから品目を選択することを強く推奨します。
これにより、商品データ（コード、価格、単位など）が正確で最新であり、サプライヤーに認識されている状態を維持できます。その結果、不一致、注文の拒否、または後からの手動修正のリスクを減らすことができます。
さらに、サプライヤーのカタログは時間の経過とともに変更される場合があります（商品の追加、更新、置き換え、廃止など）。そのため、定期的にバイリストを見直すことをお勧めします。
詳細については、バイリスト内の商品を管理するに関する記事をご覧ください。
請求を作成する
「バイリスト請求の作成」権限を持つユーザーは、バイリストから新しい請求を作成できます。詳細については、バイリストから請求を作成するに関する記事をご覧ください。
高度な機能
バイリストの所有権と階層による影響
すべてのバイリストには「所有者」が存在し、これはバイリストが最初に作成された組織を指します：
PurchasePlusの組織は通常、階層構造の中に存在します。つまり、組織には該当組織の上位および下位にあたる「親」組織と「子」組織が存在する場合があります。PurchasePlusは、バイリストの「所有者」を使用して、階層内のどの組織のどのユーザーがバイリストを管理できるかを判断します。
- ユーザーができること：
- 現在サインインしている組織が所有するバイリストの表示、設定の管理、および商品の管理。
- 現在サインインしている組織の上位および下位の組織が所有するすべてのバイリストの表示。
- 現在サインインしている組織の子組織が所有するバイリストの設定の管理（名前、部門など）。
- 現在サインインしている組織の子組織が所有するバイリストへの商品の追加およびバイリストからの商品の削除。
- ユーザーができないこと：
- 現在サインインしている組織の親組織が所有するバイリストの設定の管理（名前、部門など）。
- 現在サインインしている組織の親組織が所有するバイリストへの商品の追加。
- 現在サインインしている組織の親組織が所有するバイリストからの商品の削除。
このロジックをバイリスト管理の適切なユーザー権限と組み合わせることで、PurchasePlusは、厳密な管理が必要な拠点固有または部門固有のバイリストを管理するユーザーの能力を損なうことなく、バイリストのトップダウン管理をサポートできます。
なお、バイリストの所有者を変更することはできません。組織階層の上下間でバイリストを移動する必要がある場合は、組織階層内の目的のレベルでバイリストをエクスポートしてからインポートする必要があります。
バイリストごとの部門と勘定科目コード
「バイリストの管理」権限を持つユーザーが新しいバイリストを作成する際、バイリストのデフォルトの部門および勘定科目コードを任意で設定できます。バイリストを使用して請求が作成されると、請求にはデフォルトでこの部門と勘定科目コードが設定されます。これはバイリストの「設定」タブでいつでも更新できます。
バイリストの品目ごとの部門と勘定科目コード
「バイリストの管理」権限を持つユーザーが既存のバイリストを表示しているとき（バイリストに新しい商品を追加する場合など）、バイリスト内の任意の商品に対してデフォルトの部門および勘定科目コードを追加できます。
バイリストごとに有効化されたサプライヤー
バイリストから請求を作成するユーザーに対して、どのサプライヤーの見積を利用可能にするかを指定したい場合があります。この機能は、バイリストの [設定] タブにあります：
デフォルトでは、すべてのバイリストですべてのサプライヤーがバイリスト商品に対して見積を提供できるようになっています。見積可能なサプライヤーを指定したい場合は、[サプライヤーを有効化] をクリックし、見積を許可するサプライヤーを検索してサプライヤー名の横にあるチェックボックスをクリックして選択します。[変更を保存] をクリックして変更を適用します：
