ペーパーレスAI

ペーパーレスAI

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ペーパーレス請求

ペーパーレス請求は、組織向けに設定された処理ルール（フラグやしきい値など）に従って、サプライヤーからの請求書およびクレジットノートを受領、スキャン、処理する、独自の専用AIサービスを使用したPurchasePlusのモジュールです。

24時間365日、迅速に稼働する買掛金担当者の役割を効果的に果たし、チームが高付加価値で積極的な業務に集中できるようにします。

ペーパーレス請求のスキャンタスク

ドキュメントの受領方法

メール経由

各顧客には専用のAIスキャン用メールアドレス（例: ‘yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com’）が割り当てられます。これを受信先のアカウントとしてサプライヤーに共有できます。サプライヤーから直接受け取った請求書やクレジットノートがある場合は、この受信トレイに転送することも可能です。このメールアドレスに受信されたメールは、[ペーパーレスメール] → [すべて表示] エリアで確認できます:

ペーパーレスメール

AIスキャナーはこの受信トレイを監視し、請求書およびクレジットノートのPDFをインテリジェントに認識して、処理用データを抽出するための「スキャンタスク」を作成します。スキャンタスクは、抽出作業が開始されるとすぐに（組織で有効になっている場合）[ペーパーレスメール] → スキャンタスク に表示されます。スキャン中ステータスのタスクが表示されたスキャンタスク一覧スキャンが完了すると、スキャンタスクのステータスがスキャン中からスキャン完了に更新され、確認および編集が可能になります。

UI経由

スキャンAIは、ユーザーインターフェースで新しい請求書（またはクレジットノート）を作成し、新規請求書の作成, 新規クレジットノートの作成、または新規スキャンタスクの作成アクションのいずれかから [PDF請求書をドラッグ＆ドロップ] を選択してトリガーすることもできます。

PDFアップロードによる新規請求書の作成

一度に最大10件の請求書またはクレジットノートをアップロードできます。AIが各請求書またはクレジットノートを個別にスキャンします。

UI経由でアップロードされた請求書およびクレジットノートは、抽出作業が開始されるとすぐに「スキャン中」ステータスで [ペーパーレスメール] → [スキャンタスク] に表示されます。

AIによるPDFスキャンの仕組み

ファイルを個別の請求書に分割

ファイル内に複数の請求書またはクレジットノートが含まれていないかがチェックされ、複数検出された場合はファイルが個別のスキャンタスクに分割されます。 

分割は次のロジックに従います。1ページ目から開始し、新しい請求書またはクレジットノートの開始位置で分割が行われます。請求書に関連する添付ファイルを含める場合は、対象となる請求書の後ろに配置してください（例:）:

  1. 請求書
  2. 関連ファイル
  3. 請求書
  4. 関連ファイル

次のような配置にはしないでください:

  1. 請求書
  2. 請求書
  3. 関連ファイル
  4. 関連ファイル

データの抽出

AIが個別の請求書であることを確認すると、光学文字認識（OCR）技術によって各ドキュメントのデータが抽出され、エラーが除去されて（システムに適した形式にフォーマットされ）、人間の介入なしに正しい値のみが渡されるよう複数回の検証が行われます。

ヘッダーレベルおよび明細行レベルの情報がドキュメントから抽出され、PurchasePlusの請求書またはクレジットノート作成画面の該当フィールドに事前入力されます。抽出されたデータは、スキャンされたPDFと並べて確認できます:

スキャン完了状態のスキャンタスク

AIが抽出・事前入力できる項目

サプライヤーの照合

組織の「マイサプライヤー」でそのサプライヤーが「有効化」されている限り、AIはサプライヤーを識別できます。データベース内にそのサプライヤーが存在していても、組織と関係付けられていないサプライヤーは識別されません。

UI経由で請求書またはPDFをアップロードする場合は、ドロップダウンリストからサプライヤーを選択するオプションがあります:

PDFアップロード時のサプライヤー選択それ以外の場合は、マイサプライヤーに対象サプライヤーの事業者番号（例: オーストラリアのABN）が設定されていれば、その事業者番号によって自動的に識別されます:

マイサプライヤーの事業者番号

ただし、請求書またはクレジットノートにサプライヤーの事業者番号（例: オーストラリアのABN）が記載されていない場合、AIはサプライヤーを自動識別しません。

サプライヤーが自動照合されると、AIは商品および発注書（未完了状態のもの）も自動照合できるようになります。一致する発注書を持つサプライヤーが複数見つかった場合、サプライヤーは選択されません。一致するサプライヤーが見つからない場合、スキャンジョブはサプライヤー情報なしで続行されます。 

最後に、セカンダリのペーパーレスメールアドレス（例: ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’、1234はサプライヤーID）にサプライヤーID（注: 事業者番号ではありません）を追加することで、サプライヤーを識別することもできます。これは、請求書にABNを記載していないサプライヤーに便利です。組織はこれらのサプライヤーに対して、請求書送信用に「固有」のメールアドレスを提供するだけで対応できます。

部門および勘定科目の照合（自動コーディング）

当社のAIには「自動コーディング」と呼ばれるオプションのサブ機能があり、デフォルトではオフになっています。利用可能な部門および勘定科目の設定に基づいて、スキャンされた請求書の会計コーディングを自動提案しようとします。設定があいまいな場合（または設定が存在しない場合）は、類似の請求書が過去に通常どのようにコーディングされていたかを考慮します。 

まず、購入者とサプライヤー間の取引関係の設定に基づいて、部門および勘定科目を事前入力できます。これらの設定は、サプライヤーのプロファイル（[マイサプライヤー] からアクセス）の一般タブで確認および更新できます:** マイサプライヤーの部門および勘定科目

マイサプライヤーのレコードに部門または勘定科目の設定が存在しない場合でも、スキャン対象の請求書に発注書が照合されていれば、AIは代わりに発注書の部門および勘定科目を事前入力します: 発注書の部門および勘定科目

発注書に部門または勘定科目の設定が存在しない場合（または発注書が見つからない場合）、AIは類似する過去の請求書やクレジットノートに基づいて、ヘッダーの部門と勘定科目、および明細行の部門と勘定科目（ヘッダーと異なる場合）の自動設定を試みます。

その他のヘッダーレベルデータ

PDFから抽出して事前入力できるその他のヘッダーレベル情報は以下のとおりです:

  • 日付
  • 通貨
  • 合計額
  • 税額
  • 配送料（税率を含む）

商品の照合

AIは請求書またはクレジットノートの各行を抽出し、まずデータベース内の既存商品からその明細行に一致するものを探します。 

  • 第1に、AIは利用可能な商品コードを使用して、そのサプライヤーが所有する商品との照合を試みます。そのサプライヤーが所有する商品が見つかった場合、サプライヤーの商品データ（P+コード、ブランド、ユニットサイズなど）から情報が事前入力されます。
  • 第2に、（利用可能な商品コードを考慮せず）サプライヤー所有の商品の完全一致のみを探そうとします。複数の一致がある場合、システムは最適な一致を選択します。
  • 第3に、Marketboomer所有のマスター商品の完全一致を試みます。Marketboomer所有の同一マスター商品が複数見つかった場合、システムは当社のシステム内で最も古い商品、および画像が含まれる商品を優先します。照合された商品はUI上で「ロック」状態として表示され、その商品に関してデータベースに存在するデータが表示されます。 

完全一致が優先され、その後に部分一致が処理されます。確実な照合が判断できない場合、その明細項目はシステム内に新しい商品として作成されます。

請求書作成フォームの明細行の左側にあるオプションボタンを使用し、[商品をクリア] をクリックすることで、照合を解除できます。

商品をクリア 複数の候補が見つかった場合、各一致項目はBest Choiceアルゴリズムによってスコアリングされ、最もスコアの高い商品が選択されます。同点の場合は、リスト内の最初の一致が選択されます。

一致する商品がない場合、AIは完全に新しい商品を作成し、利用可能な商品データとサプライヤー名に基づいて、新しい商品にカテゴリーとサブカテゴリーを自動的に割り当てます。新しい商品は、請求書またはクレジットノートを送信したサプライヤーによって「所有」されます。詳細は商品の所有権をご覧ください。

その他の明細行レベルデータ

事前入力のために抽出できるその他の明細行レベル情報は以下のとおりです:

  • 測定単位およびユニット名
  • 販売パックサイズおよび販売パック数量
  • 数量
  • 単価
  • 税率
  • 明細行合計（抽出された値ではなく、計算された値です）

通信、ガス、電気の請求書における請求体系の複雑さから、すべての公共料金の請求書は単一の合計請求金額として抽出される点にご注意ください。

プロンプト

PurchasePlus管理チームは、AIが適切な判断を下せるよう「プロンプト」を提供する権限を持っています。これらの「プロンプト」は任意であり、AIスキャンサービスを使用している購買組織側で個別に導入作業を行う必要はありません。

例えば、「PDF上の『顧客リファレンス』を『発注書番号』として解釈する」といった指定が可能です。これにより、実際の運用におけるあいまいさを考慮し、AIの動作を継続的に改善できます。 

AIプロンプトのご提案がある場合は、アカウントマネージャーまでお問い合わせください。

ドキュメントあたりの平均スキャン時間

一般的な請求書のスキャン時間は約30秒です（2024年11月時点）。

対応言語

現在、すべての言語がAIによるスキャンに対応しています。ただし、商品の説明文は翻訳されません（例: 請求書の商品説明がフランス語の場合、AIはフランス語のまま商品説明をスキャンして事前入力します）。

スキャンされた請求書およびクレジットノートの処理

抽出されたデータが請求書またはクレジットノート作成画面に事前入力されると、AIは請求書フラグ、しきい値、および関連する組織設定に従って、請求書の自動処理を試みます。

処理が失敗した場合、スキャンタスクはスキャン完了ステータスのままとなり、請求書またはクレジットノートとして作成する前にユーザーによる手動確認が必要になります。組織内の権限を持つユーザーがこの作業を行うことも、当社の専任チームのメンバーが最大3時間以内（現在の人手による確認の平均時間は約30分）にドキュメントを確認・処理することも可能です。

現在の制限事項とトラブルシューティング

  • ペーパーレス請求AIでスキャンできるのはPDFファイルのみです。ファイルはデジタルPDFでもスキャンされたPDFでも構いません。
  • 1回のスキャンにつき最大10ページまでです。
  • 最適な結果を得るため、提供するファイル内のスキャンされたドキュメントの向きが正しい（上下が逆になっていない）ことを確認してください。
  • WET税が含まれる請求書は現時点では完全に対応しておらず、結果が一貫しない場合があります。
  • 複数の通貨の値が含まれる請求書では、結果が一貫しない場合があります。
  • 抽出された手書き文字は、活字テキストほど精度が高くありません。
  • スキャンされたPDFまたはデジタルPDFの上に書かれた手書き文字もスキャンに含まれ、抽出結果に不要なテキストが含まれる原因となることがあります。

スキャンされた請求書およびクレジットノートへのアクセス

スキャンされたPDFは、関連するドキュメントやデータとともに、[ペーパーレスメール] → [スキャンタスク] から個別に表示およびダウンロードできます:

スキャン済みドキュメントが表示されたスキャンタスク

よくある質問

  • ペーパーレス請求AIスキャナーはどのドキュメント形式に対応していますか？

PDF（デジタルおよびスキャンの両方）に対応しています。スキャンされたPDFの品質は、抽出データの精度に影響します。サプライヤーは独自のAPIや国際的なPEPPOL標準を使用して請求書を送信することもできます。

  • 任意のメールアドレスから請求書を送信できますか？

請求書は常に、公式に登録された会社のメールアドレスから送信する必要があります。GmailやOutlookなどの個人用または公開ドメインを使用すると、セキュリティおよび検証上の理由からシステムによって請求書がブロックされる場合があります。

  • ファイルサイズの制限はありますか？

ファイルサイズは10MB以下を推奨します。AIはこれを超えるサイズのファイルのスキャンと処理も試みますが、大幅に時間がかかり、15分以内に処理できない場合はスキャンタスクが自動的に失敗します。

  • 1つのファイルでスキャンできるページ数に制限はありますか？

1回のファイルアップロードにつき最大10ページです。

  • ドキュメントのスキャンにはどれくらいの時間がかかりますか？

2026年6月現在、PurchasePlusで請求書またはクレジットノートをスキャンする平均時間は26秒未満です。

  • 一度に何件のドキュメントをアップロードできますか？

一度に10件の請求書またはクレジットノートをアップロードできます（請求書またはクレジットノート作成アクションではなく、AIスキャン受信トレイを使用した場合）。UI経由で複数のファイルをアップロードする場合、1回のアップロードにつき同じタイプ（すべて請求書、またはすべてクレジットノートのいずれか）の複数ファイルのみを指定できます。ファイルがメールで受信された場合は、請求書とクレジットノートが混在していても問題ありません。

  • このツールは手動修正から学習しますか？

はい。請求書やクレジットノートが手動で修正されるたびに、システムはその構造的な変更を記録し、その特定のサプライヤーに対する今後の抽出精度を向上させます。

  • 請求書やPDFがAIの検証ルールを通過しない場合はどうなりますか？

ドキュメントが検証ルールを通過しない場合、人手による確認のために「AIスキャン受信トレイ」に送られます。ご自身ですぐに確認を行うことも、専任の運用チームに処理を任せることもできます。運用チームは24時間365日体制で稼働しており、迅速なターンアラウンドを保証します。ほとんどのドキュメントは3時間未満で確認・処理され、平均時間はわずか30分です。

  • 抽出ステータスが「失敗」または「削除済み」になるのはなぜですか？

「失敗」または「削除済み」は、通常、そのサプライヤーからの同一ドキュメント番号の重複が検出されたことを意味します。

  • **新しく追加したサプライヤーが「マイサプライヤー」（およびアプリケーション全体の関連ドロップダウンメニュー）で利用可能になるまでにどれくらい時間がかかりますか？

**トラフィックのピーク時には最大6時間かかりますが、通常は1〜2時間です。 

  • **承認を受けていないのに一部の請求書が消込済みになるのはなぜですか？

**これは3点照合プロセスによるものである可能性があります。3点照合では、請求書が対応する発注書および入庫票と設定された許容範囲内で一致した場合に自動的に消込処理が行われます。3点照合の詳細はこちら。

Legacy PurchasePlusユーザー向けの注記

ペーパーレス請求AIはP+iの後継機能であり、PurchasePlus専用です。 

従来のP+iモジュールに関する情報はこちらでご確認いただけます。

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