概要
概要
目次:
- 承認ワークフロー
- 承認ワークフローを作成・管理できるユーザー
- ガイド：承認ワークフローの作成
- ガイド：承認ワークフローの更新
- ガイド：承認ワークフローでのドキュメントの承認（または却下）
- 新機能とレガシーの比較
- トラブルシューティング
承認ワークフロー
請求書およびクレジットノートがシステムに取り込まれた瞬間から、PurchasePlus は「未確定」および「承認待ち」ステータスのすべてのドキュメントを常時分析し、各組織のフラグ設定に従ってドキュメントにヘッダーレベルまたは明細レベルのフラグを付与します。これらのフラグは、そのドキュメントに問題があること（例：照合された発注書の注文数量と請求数量が一致しないなど）を示し、指定された担当者による確認が必要であることを知らせます。
具体的に誰がその担当者になるかは、請求書またはクレジットノートを受け取った組織部門やドキュメントの金額、あるいはその両方によって異なる場合があります。組織内の複数の担当者による確認が必要になる場合もあります。誰が請求書やクレジットノートを承認する必要があるかに関するロジック、およびレビュー担当者を支援する自動通知とタスクは、承認ワークフローによって定義されます。（注：これは現在、在庫移動および購入申請にも適用されます）
ドキュメントに最終承認が付与されると、自動的に「照合済み」ステータスに進み、外部のAP（買掛金管理）システムへエクスポートできるようになります。
承認ワークフローにはランクと割り当てが含まれ、対象となる請求書またはクレジットノートが割り当てられた組織/部門にコード化（費用計上）されると実行されます。詳細は以下をお読みください。
購入申請および在庫移動については、最終承認に達すると次のようになります： 購入申請：完了し、発注書が発行されます。 在庫移動：完了としてマークされます。
ワークフローのランク
ワークフローにはランクがあり、指定された金額を上限として請求書またはクレジットノートを承認できるユーザーを制御します。
ワークフローのランクにはすべて名前（例：「ランク1」や「厨房スタッフ」など）があり、各ランクにはランクの順序、ランクの上限金額、ランクの承認者という3つの異なる要素があります。
これは購入申請ワークフローおよび在庫移動にも適用されます：
在庫移動 
購入申請
ワークフローのランク順序
ワークフローに入った請求書またはクレジットノートは、定義されたランク順序に従って承認が必要になります。つまり、ドキュメントはランク順序1で承認されてからランク順序2で承認され、最終承認が付与されるまでこの順序で進める必要があります。最終承認の詳細については、ワークフローのランク上限金額のセクションを参照してください。
ワークフローには最大10個のランクを含めることができます。
ワークフローのランク上限金額
ランクの上限金額は重要です。どのランクが請求書やクレジットノートに最終承認を付与でき、どのランクが付与できないかを決定するためです。
ドキュメントの金額がランクの上限金額以下の場合は、そのランクによって最終承認が付与されます。ドキュメントの金額がランクの上限金額を超える場合は、そのランクでは最終承認が付与されず、次のランクへと進みます。
たとえば、ランク1の上限金額が500ドルで、501ドルの請求書がワークフローに入った場合、ランク1の承認者はその請求書に最終承認を付与することはできません。最終承認は、上限金額が500ドルを超えるランクの担当者が付与する必要があります。ただし、請求書の金額が499ドルだった場合は、上位ランクのユーザーによる承認を必要とせず、ランク1の承認者が請求書に最終承認を付与できます。
ご注意：「無制限」のランク金額はありません。ワークフローの最後のランクの上限金額には、受領する可能性のある請求書またはクレジットノートの想定される最高金額を設定してください。
ワークフローの承認者
ワークフローのランクには、1人以上の承認者を設定できます：
請求書またはクレジットノートがランクに入り承認が必要になると、各ランクに属する承認者にメールで通知されます。ランク内の任意のユーザーがドキュメントを承認でき、ランク内で最初に承認したユーザーによってランクの承認が「付与された」とみなされます。
ワークフローの割り当て
請求書またはクレジットノートの承認ワークフローは、1つ以上の組織または組織部門に割り当てられます。組織または組織部門に費用計上（コード化）されたドキュメントは、その組織に割り当てられているワークフローに投入されます。
「組織の管理」権限を持つユーザーは、[システム設定] → [組織設定] ページで組織にワークフローを割り当てることができます。
1つのワークフローを複数の組織（部門）に割り当てることはできますが、1つの組織に割り当てられるワークフローは1つのみです。
在庫移動承認ワークフローの場合、唯一の違いは在庫ロケーション自体に割り当てる点です：
組織階層に関する注意点
ワークフローは親組織から「継承」されません。組織部門にその親組織のいずれかと同じ請求書承認ワークフローを適用したい場合は、組織階層の親レベルと子レベルの両方で適用する必要があります。
ワークフローの実行
ワークフローは、対象となる請求書またはクレジットノートが、ワークフローの割り当てられている組織にコード化されたときに「実行」されます。
ワークフロー内には [実行] タブがあり、特定のワークフローが呼び出されたすべての履歴と、関連するドキュメントの詳細が一覧表示されます：
特定のワークフロー実行およびすべての実行イベントに関する詳細な情報パネル（監査ログ）を表示するには、[情報] 列のボタンをクリックします。
アクティブな実行中に請求書またはクレジットノートをキャンセル、保留、または削除すると、ワークフローの実行はキャンセルされます。
購入申請の場合も、在庫移動と同様に申請数が表示されます：
購入申請
在庫移動 
ワークフローを管理できるユーザー
承認ワークフローの作成または管理を行うには、ユーザーに「承認ワークフローの管理可能」権限が付与されている必要があります。
この権限を持つユーザーは、自身が所属する任意の組織のワークフローを管理できます。
組織にワークフローを割り当てるには、ユーザーに「組織の管理」権限が必要です。
承認ワークフローの作成
「承認ワークフローの管理可能」権限を持つユーザーは、次の手順に従って新しい請求書またはクレジットノート（購入申請および在庫移動にも適用）の承認ワークフローを作成できます。一度作成したワークフローは削除できません。
ステップ 1. サイドナビゲーションバーの [システム設定] → [承認ワークフロー] に移動し、[新規承認ワークフローの作成] ボタンをクリックします：
ステップ 2. 希望するワークフロータイプを選択し、ワークフローの名前と説明を入力してから、[ワークフローの作成] をクリックします：
ステップ 3. 新しく作成されたワークフローが表示されます。これにはデフォルトのランクが1つ含まれています。ランクの名前や上限金額を変更したい場合は、[詳細] メニューの [ランクの更新] をクリックしてデフォルトのランクを編集できます：
ステップ 4. 必要に応じて [新規ランクの作成] をクリックし、ランクを追加します。ランクの上限金額の昇順に従ってランクの順序を設定することを強くお勧めします。[詳細] メニューの該当するオプションを選択することで、ランクやランクの順序を編集できます：
ステップ 5. [承認者] 列のボタンをクリックして、各ランクに承認者を追加します。(a) 既存の PurchasePlus ユーザーであり、かつ (b) ワークフローを作成している組織のメンバーである承認者のみを追加できます：
ステップ 6. ワークフローは、1つ以上の組織または組織部門に割り当てられると、すぐに「アクティブ」になります。
承認ワークフローの更新
[設定] タブにアクセスして、ワークフローの名前と説明を更新できます：
ワークフローのランクの更新
ワークフローのランクにある [詳細] メニューをクリックすると、ワークフローランクを更新するためのオプション一覧が表示されます：
- [ランクを上に移動] および [ランクを下に移動]：ワークフロー内のランクの順序を変更するために使用できます。
- [ランクの更新]：ランクの名前や上限金額を変更するために使用できます。
- [ランクの削除]：ワークフローからランクを完全に削除します。
ワークフロー内に承認待ちの請求書が1件でもある場合、そのワークフローのランクを更新または削除することはできません。ランクを更新できるようにするには、請求書を保留にするか、承認プロセスを完了させる必要があります。ただし、新しい承認者（ユーザー）はいつでもランクに追加できます。(購入申請、クレジットノート、在庫移動でも同様です)
承認者の追加または削除
ワークフローランクの承認者を管理するには、まず [承認者] 列のボタンをクリックします：
新しい承認者を追加するには、[承認者の追加] ボタンをクリックして該当するユーザーを検索します。(a) 既存の PurchasePlus ユーザーであり、かつ (b) ワークフローを作成している組織のメンバーである承認者のみを追加できます。
承認者を削除するには、[詳細] メニューの [削除] をクリックします：
ワークフローの割り当ての更新
ワークフローを割り当てる機能は、PurchasePlus 内の2か所にあります：
- ワークフローの [割り当て] タブ：
- [システム設定] → [組織設定] ページ：
ご注意： 組織または組織部門に承認ワークフローを割り当てるには、ユーザーに「組織の管理」権限が必要です。
ワークフローに従って承認待ちステータスにある請求書が1件でもある場合、組織からワークフローの割り当てを解除することはできません。まず請求書を保留にするか、承認プロセスを通過させる必要があります。(購入申請、クレジットノート、在庫移動でも同様です)
ワークフローの削除
ワークフローの削除は、PurchasePlus 設定チームのメンバーが行う必要があります。組織部門からのワークフローの削除を依頼する場合は、サポートまでお問い合わせください。
承認または却下
ユーザーは、(a) ワークフローが割り当てられており、かつ (b) 自分がそのワークフローランクのいずれかの承認者となっている組織部門にコード化された請求書またはクレジットノートを、承認または却下できます。
承認者は、[請求書 または クレジットノート] → [自分の承認待ち] ページからドキュメントを承認または却下できます。ワークフローの2番目（以降）のランクにいる承認者は、それより前のランクで承認が付与された後にのみ、このリストに請求書やクレジットノートが表示されることにご注意ください：
さらに、承認者は請求書またはクレジットノートをクリックして開き、ドキュメントのヘッダーにある [承認] または [却下] ボタンを使用することもできます：
請求書またはクレジットノートが承認されるとどうなりますか？
- 請求書またはクレジットノートの金額が承認者のランク上限金額よりも大きい場合、ドキュメントは次の承認ランクに進みます。次の承認ランクのユーザーにメールで通知されます。
- ドキュメントの金額が承認者のランク上限金額以下の場合は、ワークフローによって「最終承認」とみなされ、請求書またはクレジットノートは自動的に「照合済み」ステータスに移行します。支払い処理のために外部のAPシステムへエクスポートできるようになります。(購入申請および在庫移動でも同様です)
請求書またはクレジットノートが却下されるとどうなりますか？
- 承認者にコメントの入力が求められ、ドキュメントは自動的に「キャンセル」ステータスに移行します。(購入申請および在庫移動でも同様です)
新機能とレガシーの比較
以前からの PurchasePlus ユーザーの方は、Legacy PurchasePlus プラットフォームでのワークフローの仕組みをご存じかもしれません。「新しい」承認ワークフローと従来のレガシーワークフローの違いは以下のとおりです：
- 従来の請求書承認者とは異なり、新しいワークフローの承認者（および承認順序）は、業務承認者や財務承認者のロールがいつでも請求書を承認できる方式ではなく、ランクによって定義されます。
- [新規] 承認ワークフローは、個々の組織部門だけでなく、購入者組織でも有効にする必要があります。
- 従来の承認ワークフローとは異なり、「無制限」のランクは適用できません。最後のランクには承認に必要な想定される最高金額を設定する必要があります。
- 新しいワークフローでは、対象となる請求書やクレジットノートに対するワークフローの実行履歴を確認できます。実行履歴内で実行イベントを確認できるため、ワークフロー内の請求書やクレジットノートに対する効果的な監査ログとして機能します。
最後に、「新しい」承認ワークフローと従来の承認ワークフローは相互に排他的である点にご注意ください。組織で新しい承認ワークフローが有効になると、その組織のユーザーは従来の業務承認および財務承認ワークフローに従って請求書やクレジットノートを承認することはできなくなります。
トラブルシューティング
- 組織で新しいワークフローを有効にしたばかりですが、（承認待ちの）請求書が関連するワークフローに投入されません。
新しいワークフローが有効化された時点で承認待ちだった請求書およびクレジットノートは、該当する承認ワークフローを適用するために、一度再オープンしてから再度「承認待ち」としてマークする必要があります。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- ワークフローの実行中に、請求書またはクレジットノートが別の組織部門にコード化された場合はどうなりますか？
ワークフローの実行ステータスが「キャンセル」に更新され、ドキュメントは新しいワークフローの実行に入ります。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- 請求書またはクレジットノートのワークフロー実行中に、すべてのフラグが解決された場合はどうなりますか？
実行はキャンセルされ、ドキュメントは自動的に「照合済み」に更新されます。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- 請求書またはクレジットノートがコード化されている組織部門の承認ワークフローが見つからない場合はどうなりますか？
ドキュメントは「承認待ち」ステータスのままになります。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- 組織で承認ワークフローが有効になっているものの、ワークフローランクに承認者が1人も追加されていない場合はどうなりますか？
該当するランクに承認者が追加されるまで、請求書またはクレジットノートは承認ワークフロー内にとどまります。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- 従来の「業務および財務承認ワークフロー」を再現したいのですが、どのようにすればよいですか？
上限金額をそれぞれ0ドルとした2つのワークフローランクを作成し、一方のランクに業務承認者を、もう一方のランクに財務承認者を追加することで再現できます。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- 適切な権限を持っているにもかかわらず、ワークフローの編集ができません。
システムは、ワークフロー内にアクティブな実行が存在する場合、ワークフローの編集を防止します。まず、アクティブな実行内にある請求書を承認または却下してください。その後、ワークフローを編集できるようになります。(購入申請および在庫移動でも同様です)
- 「自分の承認待ちの請求書」のメールが2通届きます。
従来の請求書承認ワークフローの承認者から除外される必要があります。
- 請求書またはクレジットノートの金額よりも高い上限金額を持つワークフローランクのメンバーである場合、承認ランクを「スキップ」できますか？
いいえ、ドキュメントにはワークフローに設定されたランク順序に従って、指定されたユーザーからの承認が引き続き必要です。たとえば、請求書の金額が1000ドルで、ランク1が500ドルまで承認可能、ランク2が2000ドルまで承認可能な場合、ランク2のメンバーが承認待ちの請求書に最終承認を付与する前に、ランク1の承認を待つ必要があります。 ただし、「請求書およびクレジットノートのスーパー承認可能」権限を持つユーザーは、現在承認ワークフロー内にあるかどうかに関係なく、「承認待ち」の請求書またはクレジットノートを強制的に「照合済み」ステータスに移行させることができます。そのため、この権限は権限を持つ担当者がワークフローの承認ランクを「スキップ」するための有効な手段となります。(購入申請および在庫移動でも同様です)