請求書のベストプラクティス

請求書のデータ項目

1. 発注書（PO）

• 有効な入力値:

任意の英数字の文字列。ただし、数字のみの値を使用することを強く推奨します。PurchasePlus で生成される発注書番号は PO:000000 の形式に従い、連番で増加します（例: 000001、000002 など）。

• サンプル: PO:000345
• 説明:

発注書（PO）番号を含めることは強く推奨されます。システム内で請求書と発注書（PO）の自動照合が容易になり、より効率的かつ正確なプロセスが確保されます。

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2. ドキュメントの種類

• 有効な入力値:

「Invoice」「INV:」「Tax Invoice」 「Credit Note」「CR Note」

• サンプル: INV-123456
• 説明:

この項目は、ドキュメントの分類や仕分けを行うために必須であり、正確な処理と記録保持に不可欠です。この情報がない請求書は処理されません。 

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3. 請求書番号

• 有効な入力値:

任意の英数字の文字列。どのような形式でも使用可能ですが、数字のみの値を使用することを強く推奨します。

• サンプル: INV-123456
• 説明:

この項目は、処理および支払いのために必須です。エラーを防止するため、重複する請求書番号はシステムによって自動的にフラグが立てられ、却下されます。注意: 異なる購入者間であれば同じ請求書番号を再利用できますが、同一の購入者に対して同じ番号を使用することはできません。この情報がない請求書は処理されません。 

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4. 貴社の事業者名、住所、電話番号、メールアドレス

• 有効な入力値:

任意の英数字の文字列。

• サンプル:

サプライヤー名: Fresh Produce Co. 住所: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 電話番号: +61 2 9876 5432 メールアドレス: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

• 説明:

確認および正しいアカウントに対して請求書が処理されるようにするため、正確なビジネス情報の記載を強く推奨します。

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5. 税務登録番号または事業者登録番号

• 有効な入力値:

有効な数値の事業者登録番号（例: オーストラリアの ABN）。

• サンプル: ABN: 12 345 678 910
• 説明:

この項目は、事業者の特定およびコンプライアンスの目的で強く推奨されます。事業の正当性を確認するのに役立ちます。オーストラリアなどの多くの国では、$82.50 を超える請求に対してこの情報を含めることが法的に義務付けられています。この情報がない請求書は、事業者の確認が行われる間、処理が遅延します。 

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6. 購入者情報

• 有効な入力値: 

氏名、会社名（該当する場合）、住所。

• サンプル:

名称: HotelPlus Sydney 住所: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

• 説明:

この項目は、請求書を正しい購入者に関連付けるのに役立つため、強く推奨されます。

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7. 購入者専用の請求書送信用メールアドレス

• 有効な入力値:

購入者ごとに、<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> の形式で固有の請求書用メールアドレスが割り当てられます。 

• サンプル:

購入者メールアドレス: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

• 説明:

この項目は、購入元エンティティをプログラムで識別するために必須です。請求書上にこのメールアドレスを記載する必要はありませんが、すべての請求書はこの受信トレイに送信される必要があります。購入者固有の請求書送信用メールアドレスに送信されていない請求書は処理されません。

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8. 請求日

• 有効な入力値: DD/MM/YYYY（日/月/年）
• サンプル: 10/01/2025
• 説明:

この項目は、請求書をプログラムで検証するために必須です。日付は未来の日付であってはならず、過去に遡りすぎている場合は警告のフラグが立てられます。この情報がない請求書は処理されません。

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9. 支払期日

• 有効な入力値: DD/MM/YYYY（日/月/年）
• サンプル: 支払期日: 24/01/2025
• 説明:

この項目は強く推奨され、購入者の買掛金（AP）チームが支払いをスケジュールする際に使用されます。 

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10. 請求書明細データ 

• サプライヤー製品コード 
  • 有効な入力値: 英数字の文字列 
  • サンプル: 563732
• - 説明: この情報は、注文内容と納品内容を照合するために使用されるため、強く推奨されます。 
• 品名・説明 
  • 有効な入力値: 文字列 
  • サンプル: Apple Red Delicious
• - 説明: この項目は、納品された製品の詳細情報を提供するため必須です。この情報がない請求書は処理されません。
• 数量 
  • 有効な入力値: 数値の文字列  
  • サンプル: 10
• - 説明:
  • 注文されたものの納品されなかった品目は、請求書に記載しないことをお勧めします。請求書に記載する場合は、正しく処理されるよう、数量を「0」、明細合計金額を「$0」と指定する必要があります。 
  • この項目は、提供された品目の数量を指定するため必須です。
  • この情報がない場合、または数量と単価が一致しない場合、請求書は処理されません。
• 税抜単価
  • 有効な入力値: 数値の文字列  
  • 説明: この項目は、請求書上の明細合計を計算するため強く推奨されます。税込金額を提供される場合は、買掛金システムにアップロードするために税抜価格を逆算できるよう、適用される税率を必ず記載してください。 
• 税金（該当する場合）
  • 有効な入力値:
    • 税率（パーセンテージ、例: 10%）。
    • 税額（通貨金額、例: $2.00）。
    • 課税対象品目に適用される一貫した識別子（例: 税の適用を示すアスタリスク *）。
  • 説明:

この項目は、請求書の合計税額を算出するために必須です。税率（%）と金額（$）の両方を表示することがベストプラクティスです。上記のデータポイントのうち少なくとも1つが含まれていない場合、請求書は処理されません。

• 税金合計（該当する場合）
• - 有効な入力値:

通貨形式の数値（例: $200.00）。

• 説明:

この項目は、請求書合計が各明細項目と一致していることを確認するために強く推奨されます。請求書内に非課税品目と課税品目の両方が含まれている場合、オーストラリアを含む多くの国では、明細行レベルでの内訳の記載が法的に義務付けられています。税抜合計のみを記載する場合は、明確な税額の詳細を含める必要があります。

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11. 合計金額の正確性の確保

• 総費用の内訳を表示してください:
  • 請求書の各明細行に合計金額が記載されている必要があります。 
  • 各行の税額および費用の合計は、請求書全体の税額および費用合計と一致する必要があります。 
  • 配送料がある場合は、請求書の合計欄に個別の行として含める必要があります。
  • 購入者が事業を行っている通貨とは異なる通貨で請求する場合は、請求書の合計に通貨を含める必要があります（例: オーストラリアでの SGD、シンガポールでの USD など）。 

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12. プロフェッショナルな書式

• すっきりとした読みやすいフォントと、整理されたレイアウトを使用してください。
• ブランディングのために自社のロゴを掲載してください。
• 請求書は PDF または E-PDF 形式で提供してください。 
• ドキュメント内に画像を埋め込まないでください。 

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請求書サンプル

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[貴社ロゴ] サプライヤー名: Fresh Produce Co. 住所: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 電話番号: +61 2 9876 5432 メールアドレス: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

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請求書

請求書番号: INV-123456 請求日: 10/01/2025 支払期日: 24/01/2025 ドキュメントの種類: Tax Invoice 発注書（PO）: PO:000345

購入者情報: 名称: HotelPlus Sydney 住所: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

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製品明細データ

小計（税抜）: $90.00 消費税（10%）: $14.00 合計（税込）: $104.00

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追加の注意事項

• お支払いは以下の口座への銀行振込にてお願いいたします:

銀行名: ANZ Bank 口座名義: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 口座番号: 678901234

• ご不明な点がございましたら、billing@freshproduceco.com.au までお問い合わせください。