クレジットノート
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クレジットノート
クレジットノートは、購入者への返金を示す書類です。通常、発注書のキャンセル、請求書の誤り、または商品の紛失や破損に伴い、サプライヤーから発行されます。クレジットノートは、取引の全額または一部を返金するために使用されます。
クレジットノートの表示
[クレジットノート] → [すべて表示] をクリックすると、クレジットノートにアクセスできます。
ここでは、表形式でクレジットノートを表示でき、好みに応じてテーブルの列を編集できます:
任意のクレジットノートをクリックすると、クレジット対象の製品や金額、参照番号、コメント、添付ファイルに関する詳細を表示できます。
クレジットノートの作成
「請求書およびクレジットノートの管理」権限を持つユーザーは、サイドナビゲーションバーの [クレジットノート] エリアから [新規クレジットノート] をクリックして、新しいクレジットノートを作成できます:
ユーザーがクレジットノートを作成する方法には、以下の3つがあります:
各クレジットノート作成方法の詳細とステップバイステップのチュートリアルについては、クレジットノートの作成に関する記事をご覧ください。
更新と管理
「請求書およびクレジットノートの管理」権限を持つユーザーは、クレジットノートの明細行（製品、数量、価格の指定）や設定の更新、コメントの投稿、添付ファイルのアップロードが可能です。
さらに、権限のあるユーザーはクレジットノートを保留、キャンセル、削除できます。クレジットノートにフラグがない場合は、クレジットノートを「照合済み」としてマークすることもできます。
クレジットノートと請求書の紐付け
クレジットノートは請求書と「紐付け（リンク）」することができます。これは、会計上の目的でクレジットノートを請求書に関連付ける際に役立ちます。
ヒント: 1つのクレジットノートに紐付けられる請求書は1つのみですが、同じ請求書に対して複数のクレジットノートを紐付けることができます。
請求書は次の場所でクレジットノートに紐付けることができます: \- クレジットノートのヘッダーにある情報パネル \- クレジットノートタイプのAIスキャンタスクを確認する際 \- ドキュメントから作成中のクレジットノートを確認する際
また、請求書の表示中に [クレジットノート] タブから、その請求書に紐付けられているクレジットノートの一覧を確認することもできます:
クレジットノートのステータス
クレジットノートは、以下のいずれかのステータスを取ります:
- 未処理 (Open): 未処理のクレジットノートは作成済みで更新可能ですが、まだ照合されていません。
- 承認待ち (Awaiting Approval): 承認待ちステータスのクレジットノートは、1つ以上のフラグが立てられており、組織内の承認者による承認が必要です。承認が付与されると、クレジットノートは照合済みステータスに進みます。
- 照合済み (Reconciled): 照合済みのクレジットノートは、組織で必要なすべてのチェックに合格しており、組織の外部会計プラットフォームへのエクスポートに適した状態です。照合済みステータスの間は、クレジットノートに変更を加えることはできません。変更を加えたい場合は、クレジットノートを再開（Re-Open）できます。
- ご注意: 「請求書およびクレジットノートのスーパー承認が可能」権限を持つユーザーは、照合済みのクレジットノートの特定のフィールドを更新できます。詳細を見る。
- 保留中 (Parked): 保留中のクレジットノートは、さらなる検討や協議が必要な可能性があるため、組織のユーザーによって保留されたものです。保留中ステータスの間は、クレジットノートに変更を加えることはできません。必要な場合は、クレジットノートを再開して変更を続けることができます。
- キャンセル済み (Cancelled): キャンセル済みのクレジットノートは、ユーザーによってキャンセルされ、組織内で使用されなくなったものです。キャンセル済みステータスのクレジットノートに変更を加えることはできません。クレジットノートを復元して変更を加えたい場合は、クレジットノートを再開できます。
- エクスポート準備完了 (Export Ready): エクスポート準備完了のクレジットノートは、[請求書] → [エクスポートセンター] で今後のエクスポートファイルに含めることができるようになります。クレジットノートが組織の外部会計プラットフォームに正常にエクスポートされると、クレジットノートのステータスは「エクスポート済み」に更新されます。エクスポート準備完了ステータスの間は、クレジットノートに変更を加えることはできません。必要な場合は、クレジットノートを照合済みステータスに戻してから、クレジットノートを再開して変更を加えることができます。
- ご注意: このステータスはタイプBの組織でのみ利用可能です。
- エクスポート中 (Exporting): エクスポート中のクレジットノートは、現在、組織の外部会計プラットフォームへのエクスポート処理中です。この処理には通常数分かかります。エクスポートが成功すると、クレジットノートのステータスは「エクスポート済み」に更新されます。エクスポート中ステータスの間は、クレジットノートに変更を加えることはできません。必要な場合は、クレジットノートを照合済みステータスに戻して再度エクスポートするか、クレジットノートを再開して変更を加えることができます。
- ご注意: このステータスはタイプAの組織でのみ利用可能です。
- エクスポート済み (Exported): エクスポート済みのクレジットノートは、1つ以上のエクスポートファイルに含まれ、組織の外部会計プラットフォームにエクスポートされました。エクスポート済みステータスの間は、クレジットノートに変更を加えることはできません。必要な場合は、クレジットノートを照合済みステータスに戻してから、クレジットノートを再開して変更を加えることができます。
クレジットノートのフラグとしきい値
「フラグ」とは、確認と承認が必要なドキュメントの問題点に注意を促すために、クレジットノート上に立てられる警告です。フラグにより、組織の特定の基準を満たしたクレジットノートのみが、手動での介入なしに PurchasePlus で照合済みステータスに進むことができます。
クレジットノートのエクスポート
請求書と同様に、クレジットノートは組織のタイプに応じて、2つの方法のいずれかで外部会計プラットフォームにエクスポートできます。
タイプAとタイプBの組織
- タイプAの組織は、クレジットノート（および請求書）を手動で個別にエクスポートします。これは、クレジットノートが照合済みステータスに進んだ後であれば、いつでも行うことができます。
- タイプBの組織は、まずクレジットノート（または請求書）をエクスポート準備完了としてマークし、前回のエクスポート以降にエクスポート準備完了としてマークされたすべてのクレジットノートと請求書を含むバッチエクスポートファイルを作成して送信します。
APシステムの送信先とエクスポート形式
タイプAおよびタイプBの組織の両方において、エクスポートファイルの正確な電子的送信先とフォーマットは PurchasePlus システムの導入時に設定されますが、必要に応じて導入後も PurchasePlus チームと緊密に相談しながら変更することができます。詳細については、カスタマーサクセスチームにお気軽にお問い合わせください。