クレジットノート
クレジットノート
クレジットノート
クレジットノートは、購入者への返金を示す書類です。通常、発注書のキャンセル、請求書の誤り、または商品の紛失や破損に伴い、サプライヤーによって発行されます。クレジットノートは、取引の全額または一部を返金するために使用できます。
クレジットノートの表示
クレジットノートにアクセスするには、[クレジットノート] → [すべて表示] をクリックします。
ここではクレジットノートをテーブル一覧で確認でき、好みに合わせてテーブルの列を編集することができます。[すべて表示] および [自分の承認待ち] では、[列の管理] から カスタムコード 列を表示できます。
クレジットノートをクリックすると、返金対象の製品と金額、参照番号、コメント、添付ファイルに関する詳細を表示できます。
クレジットノートの作成
「請求書とクレジットノートの管理」権限を持つユーザーは、サイドナビゲーションバーの [クレジットノート] エリアから [新規クレジットノート] をクリックして新しいクレジットノートを作成できます。
クレジットノートの作成には以下の3つの方法があります:
詳細および作成方法ごとのステップバイステップのチュートリアルについては、クレジットノートの作成に関する記事をご覧ください。
更新と管理
「請求書とクレジットノートの管理」権限を持つユーザーは、クレジットノートに対して明細（製品、数量、価格を示す）、設定の更新、コメントの投稿、添付ファイルのアップロードを行うことができます。
さらに、権限を持つユーザーはクレジットノートを保留（Park）、キャンセル、削除することができます。クレジットノートにフラグが立っていない場合は、照合済みに設定することもできます。
クレジットノートと請求書の紐付け
クレジットノートは請求書と「紐付け（リンク）」することができ、会計上の目的でクレジットノートを元の請求書と関連付けるのに役立ちます。
ヒント: クレジットノートに紐付けできる請求書は1件のみですが、同じ請求書に対して複数のクレジットノートを紐付けることができます。
請求書は以下の場所でクレジットノートに紐付けることができます: \- クレジットノートのヘッダーにある情報パネル \- クレジットノートタイプのAIスキャンタスクの確認時 \- ドキュメントから作成されるクレジットノートの確認時
また、請求書の表示中に [クレジットノート] タブから、その請求書に紐付けられているクレジットノートの一覧を確認することもできます:
クレジットノートのステータス
クレジットノートには複数のステータスがあります:
- オープン（Open）: オープン状態のクレジットノートは作成済みで更新可能ですが、まだ照合（Reconciled）されていません。
- 承認待ち（Awaiting Approval）: 承認待ち状態のクレジットノートには1つ以上のフラグが立てられており、組織の承認者による承認が必要です。承認が付与されると、クレジットノートは照合済みステータスに進みます。
- 照合済み（Reconciled）: 照合済みのクレジットノートは、組織で必要なすべてのチェックを通過しており、組織の外部会計プラットフォームへのエクスポートが可能な状態です。照合済みステータスのクレジットノートは変更できません。変更を加えたい場合は、クレジットノートを再オープン（Re-Open）できます。
- ご注意: 「請求書およびクレジットノートのスーパー承認が可能」権限を持つユーザーは、照合済みのクレジットノートの特定のフィールドを更新できます。詳細を見る。
- 保留中（Parked）: 保留中のクレジットノートは、さらなる検討や協議が必要となる可能性があるため、組織内のユーザーによって保留されたものです。保留中ステータスのクレジットノートには変更を加えることができません。必要な場合は、クレジットノートを再オープンして変更作業を続行できます。
- キャンセル済み（Cancelled）: キャンセル済みのクレジットノートはユーザーによってキャンセルされ、組織内で使用されなくなったものです。キャンセル済みステータスのクレジットノートには変更を加えることができません。クレジットノートを復元して変更を加えたい場合は、クレジットノートを再オープンできます。
- エクスポート準備完了（Export Ready）: エクスポート準備完了のクレジットノートは、[請求書] → [エクスポートセンター] で今後のエクスポートファイルに含めることができる状態になっています。クレジットノートが組織の外部会計プラットフォームへ正常にエクスポートされると、ステータスが「エクスポート済み」に更新されます。エクスポート準備完了ステータスのクレジットノートには変更を加えることができません。必要な場合は、クレジットノートを照合済みステータスに戻してから再オープンし、変更を加えることができます。
- ご注意: このステータスはタイプB組織でのみ利用可能です。
- エクスポート中（Exporting）: エクスポート中のクレジットノートは、現在組織の外部会計プラットフォームへのエクスポート処理中です。この処理には通常数分かかります。エクスポートが成功すると、クレジットノートのステータスは「エクスポート済み」に更新されます。エクスポート中ステータスのクレジットノートには変更を加えることができません。必要な場合は、クレジットノートを照合済みステータスに戻して再度エクスポートするか、再オープンして変更を加えることができます。
- ご注意: このステータスはタイプA組織でのみ利用可能です。
- エクスポート済み（Exported）: エクスポート済みのクレジットノートは、1つ以上のエクスポートファイルに含まれ、組織の外部会計プラットフォームにエクスポートされています。エクスポート済みステータスのクレジットノートには変更を加えることができません。必要な場合は、クレジットノートを照合済みステータスに戻してから再オープンし、変更を加えることができます。
クレジットノートのフラグとしきい値
「フラグ」とは、レビューや承認を必要とするドキュメント上の問題点に注意を促すために、クレジットノート上で発生するアラートです。フラグにより、PurchasePlus内で手動による介入なしに照合済みステータスに進むことができるのは、組織の特定の基準を満たしたクレジットノートのみとなります。
請求書およびクレジットノートのフラグについての詳細はこちら。
クレジットノートのエクスポート
請求書と同様に、クレジットノートは組織のタイプに応じて2つの方法のいずれかで外部会計プラットフォームにエクスポートできます。
タイプA組織とタイプB組織
- タイプA組織は、クレジットノート（および請求書）を手動で個別にエクスポートします。これは、クレジットノートが照合済みステータスに進んだ後であればいつでも実行できます。
- タイプB組織は、まずクレジットノート（または請求書）をエクスポート準備完了としてマークし、前回のデータ出力以降にエクスポート準備完了としてマークされたすべてのクレジットノートと請求書を含むバッチエクスポートファイルを作成して送信します。
買掛金（AP）システムの宛先とエクスポート形式
タイプAおよびタイプB組織のエクスポートファイルの正確な送信先および形式は、PurchasePlusシステムの導入時に設定されますが、必要に応じて導入後もPurchasePlusチームと連携して変更することができます。詳細については、カスタマーサクセスチームにお気軽にお問い合わせください。