ペーパーレスメール
ペーパーレスメール
目次：
ペーパーレスメール
PurchasePlus の「ペーパーレスメール」エリアでは、以下の操作を行えます：
- サプライヤー（または組織内の他のユーザー）が専用のペーパーレス請求書送信用メールアドレス宛てに送信したメールを確認する。
- ペーパーレス請求書 AI によるドキュメントの処理状況を確認し、システム内で生成された請求書やクレジットノートを確認する。
組織で有効化されている場合、サイドナビゲーションバーに [ペーパーレスメール] として表示されます：
ペーパーレスメールエリアは、2つのサブエリアで構成されています：
- [すべて表示]（ペーパーレスメール）：サプライヤーから専用のペーパーレス請求書送信用メールアドレス宛てに送信された各メールを確認できます。これには、計算書、マーケティングコンテンツ、重複ドキュメントなど、請求書やクレジットノートの作成に使用されずシステムによって自動的に「除外」されたメールも含まれます。
- [要対応アイテム]：サプライヤーが不明なスキャンタスク（詳細は後述）を確認および修正できます。
- [スキャンタスク]：サプライヤーのメール（添付の PDF を含む）と、システム内で生成される請求書やクレジットノートとの中間段階となるタスクです。
ペーパーレスメールの表示
すべてのペーパーレスメールを一覧テーブルで確認するには、サイドナビゲーションバーで [ペーパーレスメール] → [すべて表示] をクリックします。この画面から以下の操作が可能です：
- 差出人メールアドレス、宛先メールアドレスなどで特定のメールを検索する。
- そのメールからシステムが生成したスキャンタスク、請求書、クレジットノートへのリンクを素早く確認する：
- テーブル内の [メール] の値をクリックして、元のメールの詳細を確認する。添付されていた元のファイルも、メールの下部からダウンロードできます：
スキャンタスク
サプライヤーが請求書またはクレジットノートの PDF をペーパーレス請求書送信用メールアドレス宛てに送信した際（または AI スキャン機能に請求書やクレジットノートの PDF を手動でアップロードした際）、AI がスキャンタスクを作成し、一意のスキャン番号を割り当てます。
[スキャンタスク] セクションでは、これらのタスクと、スキャンタスクから最終的に生成されたドキュメントを確認できます：
スキャンタスクは、サプライヤーの PDF 請求書またはクレジットノートと、ソフトウェアを使用して照合・エクスポートを行う PurchasePlus の請求書またはクレジットノートとの間の中間ステップと考えることができます。
スキャンタスクのステータス
スキャンタスクは、以下のいずれかのステータスになります：
- スキャン中 (グレー): スキャンタスクが最近開始され、現在もスキャン中です。
- スキャン中 (赤): スキャンタスクが5分以上スキャン状態のままで AI が処理を断念しましたが、技術的にはまだタスクは失敗していません。
- スキャン完了 (青): スキャンタスクは PDF ファイルの処理に成功しましたが、ビジネスルールを満たせなかったため、人による確認が必要です。24時間年中無休の請求書対応チームが数時間以内に対応します。または、処理を迅速に進めるためにいつでも必要な修正を行うことができます。
- 完了 (緑): スキャンタスクから請求書またはクレジットノートが生成され、これ以上のアクションは不要です。タスクから生成された実際のドキュメント（請求書またはクレジットノート）を素早く確認できるよう、スキャンタスクの記録は保持されます。
- 失敗 (赤): 何らかの理由でスキャンタスクが失敗しました。失敗したスキャンタスクをクリックして開き、手動で確認および更新できます。
ステータスインジケーターにカーソルを合わせると、個々のスキャンタスクのステータスに関する詳細情報が表示されます。
スキャンタスクの表示
組織のすべてのスキャンタスクの記録を確認するには、サイドナビゲーションバーで [ペーパーレスメール] → [スキャンタスク] に移動します：
このテーブルビューでは、各スキャンタスクに関する重要情報を確認できます：
- スキャン番号: AI スキャナーがこのスキャンタスクに割り当てた一意のタスク識別子。
- ロックステータス: 他のユーザーによって編集用にタスクがロックされているかどうか。
- サプライヤー: 組織に元の PDF を送信したサプライヤー。
- 購入者: ドキュメントの割り当て先である組織。
- 作成されたドキュメント: スキャンタスクから生成された請求書またはクレジットノートへのリンク。
- ドキュメントタイプ: スキャンタスクが請求書とクレジットノートのどちらとして識別されたかを示します。
- ステータス: スキャンタスクの現在のステータス。ステータスインジケーターにカーソルを合わせると、スキャンタスクのステータスに関する詳細情報が表示されます。詳細については、上記のスキャンタスクのステータスを参照してください。
- PDF ファイル: AI スキャナーにアップロードされた元の PDF へのリンク。
- 作成日時: スキャンタスクが作成された日時。
また、列の管理を選択して追加のデータ項目を表示することもできます。
テーブル内の [スキャン番号] をクリックすると、個別のスキャンタスクを表示できます：
この画面から、必要に応じてスキャンタスクを更新し、請求書またはクレジットノートを作成できます。詳細については後述します。
スキャンタスクのロックとロック解除
スキャンタスクは「ロック」または「ロック解除」できます。確認中のスキャンタスクをロックすることで、自分が編集していることを他のユーザーに知らせることができ、作業が完了したらロックを解除できます。
また、ロックされた状態でスキャンタスクを作成することも可能です。
スキャンタスクの発生元
スキャンタスクページには、以下から作成されたすべてのスキャンタスクが表示されます：
- サプライヤー（または自組織のユーザー）からメール（PDF 添付）として受信したもの
- スキャンタスクページから直接作成されたもの
- 新規請求書の作成および新規クレジットノートの作成画面で、ユーザーが [PDF をドラッグ＆ドロップ] オプションを選択して作成したもの：
スキャンタスクページの操作に関するクイックヒント
スキャンタスクページには、目的のスキャンタスクをすばやく見つけるための主なナビゲーション支援機能が3つあります：
- ステータスで絞り込み: ページ上部のタブを使用して、スキャン中、スキャン完了、完了、ブロック中、失敗、削除済みのいずれかのステータスにあるスキャンタスクをすばやく絞り込むことができます。
- 高度な検索: 以下の項目が含まれます：
- ドキュメント番号で検索: スキャンタスクから請求書またはクレジットノートを作成する際に AI が生成したドキュメント番号を使用して検索できます。
- 差出人メールアドレスで検索: 送信者のメールアドレスを使用して検索し、特定のメールから送信された請求書を特定または一覧表示できます。
- 絞り込み: 請求書、クレジットノート、またはその両方で絞り込みます。
- サプライヤー名で検索: 1つのサプライヤー名（PurchasePlus に登録されている表記）を入力すると、そのサプライヤーが元の PDF の送信元として識別されたスキャンタスクの一覧が表示されます。
新しいスキャンタスクの作成
スキャンタスクページで直接新しいスキャンタスクを手動作成するには、[新しいスキャンタスクを作成] をクリックします：
スキャンする PDF をアップロードする前に、タスクが請求書とクレジットノートのどちらに関連するものかを指定するオプションがあります：
ドキュメントに関連するサプライヤーを指定することもできますが、指定しない場合でも、AI スキャナーがスキャン中にサプライヤーの検出を試みます。
最後に、スキャンタスクをロック状態としてマークするかどうかを選択できます。
[ロックとしてマーク] オプションを選択した場合、生成されるタスクはロックされ、「スキャン完了」ステータスのままになります。請求書またはクレジットノートが作成される前に、人による手動確認が必要となります。
スキャンを開始する準備ができたら、[開始] をクリックします。
作成しようとしている請求書またはクレジットノートが重複している可能性がある場合は警告が表示されます。重複の可能性がない場合、スキャンタスクは [スキャンタスク] テーブルに「スキャン中」のステータスで表示され、まもなく「スキャン完了」になります。
PDF が「スキャン完了」の状態に進むと、抽出されたデータを確認してから [請求書を表示] または [クレジットノートを表示] をクリックできます。また、[スキャンタスクに戻る] をクリックして保存して終了することもできます。
この画面にいる間、左側のパネルを下にスクロールして、自動照合された発注書（購買注文）を確認できます：
また、請求書やクレジットノートを表示する前に、ドキュメントの明細行を編集できます：
（上記）：スキャンタスクの1つまたは複数の明細行を選択して、以下の操作を行えます：
- 明細行を [削除] する
- 明細行を [リンク解除] して既存のカタログ商品との関連付けを解除する
- [税率を設定] して選択した明細行の税計算値を更新する
- [選択をクリア] して選択した明細行の選択を解除する
明細行を [リンク解除] すると、その明細行にカーソルを合わせて鉛筆アイコンをクリックすることで、請求書明細行の一部詳細を編集できるようになります：
ここでは、商品コード、ブランド、販売数量など、多くのフィールドを更新できます。さらに、明細行項目の左側にある [リンク]、[削除]、または [明細行を挿入] オプションを使用して、必要に応じてスキャンタスクをさらに修正できます。
複数のスキャンタスクを同時に作成する
同一の操作で複数の PDF をアップロードすることも可能です。このシナリオでは、AI スキャナーが PDF ごとに1つのスキャンタスクを作成します。これは、大量の PDF 請求書やクレジットノートを PurchasePlus にすばやく取り込むための非常に強力な方法です。
ヒント: スキャンタスクの作成時に「請求書」または「クレジットノート」を選択した場合、その選択は生成されるすべてのスキャンタスクに適用され、スキャン後にこの選択を変更することは現在できません。すべての PDF 請求書をアップロードしてスキャンタスクを開始し、その後すべての PDF クレジットノートについて同じプロセスを繰り返すことをお勧めします。
PDF から抽出され、AI スキャナーによって自動入力される項目
- サプライヤー（一致するものが見つかった場合）
- PO 番号（PO 番号が見つかった場合）
- 部門および勘定科目コード（該当する場合）
- 各請求書明細行の商品（一致するものが見つかった場合）
- 各請求書明細行の新しい商品のカテゴリおよびサブカテゴリ
スキャンタスクを請求書またはクレジットノートに変換する
スキャンタスクは、組織内の PurchasePlus ユーザーによって確認され、手動で請求書またはクレジットノートに変換される必要があります。
変換するには、まず AI スキャン受信トレイでスキャンタスクのスキャン番号をクリックします。スキャンタスクは「スキャン完了」の状態である必要があります：
請求書またはクレジットノートの作成画面が表示され、元の PDF と並んで AI スキャナーによって抽出および自動入力されたデータが表示されます。
ここでは、必要に応じて抽出されたデータの大部分（参照番号、勘定科目コード、明細項目、単価など）を確認および修正できます。
データに問題がなければ、[請求書を作成] または [クレジットノートを作成] をクリックします：
設定：手動処理と自動処理
組織に適用されている設定に応じて、[請求書を作成] または [クレジットノートを作成] をクリックした際、フラグ設定としきい値に従って生成されたドキュメントが自動処理され、最初から「承認待ち」または「照合済み」の状態で表示される場合があります。この設定が組織で無効になっている場合、請求書またはクレジットノートは最初に「未処理」状態で表示されます。
スキャンタスクの削除
スキャンタスクページで [その他] メニューから [削除] をクリックすると、スキャンタスクを削除できます：
削除理由を入力する画面が表示され、適切な権限を持つ他のユーザーがその理由を確認できるようになります。
スキャンタスクは、「完了」以外の任意のステータスにあるときに削除できます。