PurchasePlus への送信

メールで送信する理由

PurchasePlus は、サプライヤーから受領する請求書の確認および照合作業にかかる時間を削減したい組織向けに、ペーパーレス請求書ソリューションを提供しています。

これは自動化に特化した製品機能であり、OCRスキャン、人工知能（AI）、機械学習（ML）、そして独自のHuman-In-The-Loop（人間による確認）サービスをシームレスに統合しています。この組み合わせにより、重要な業務における人間による監視を維持しながら、効率的なデータ処理、インテリジェントな意思決定、継続的なシステム改善が実現されます。

組織がペーパーレス請求書ソリューションの導入を選択すると、お客様の組織専用の [ペーパーレス請求書用メールアドレス] が発行されます。発行後、各サプライヤーにこのメールアドレスを共有し、PurchasePlus で自動処理できるよう、このメールアドレス宛てに請求書を送信するよう依頼してください。

また、サプライヤーに代わってお客様自身が [ペーパーレス請求書用メールアドレス] にPDF請求書を送信することも可能です。その際は、以下のベストプラクティスの推奨事項に従ってください。

移動先：

• ベストプラクティス
• 処理時間
• ペーパーレス請求書用メールアドレスの確認方法
• ペーパーレスメールの確認
• トラブルシューティング

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ベストプラクティス

ePDF（電子PDF）請求書の使用：

• 1通の電子PDF請求書を添付ファイルとして [ペーパーレス請求書用メールアドレス] に直接メール送信するようサプライヤーに案内してください。これらは PurchasePlus でよりスムーズにスキャンされます。
• サプライヤーが電子PDF請求書を提供できない場合は、スキャンされたPDFでも構いません。最適な請求書処理結果を得るために、スキャンの画質が十分であることを確認してください。

請求書送信時：

• [ペーパーレス請求書用メールアドレス] がメールの「宛先（To）」または「CC」フィールドに入力されており、「BCC」フィールドには入力されていないことを確認してください。
• 請求書の読み取り精度に影響するため、請求書への書き込みや押印は避けてください。
• 明細書、ピッキング伝票、注文請書などの請求書以外の添付ファイルは送信しないようサプライヤーに依頼してください。これらは削除され、請求書の処理が遅れる原因となります。

添付ファイル

• 複数の請求書: 合計ファイルサイズが 10 MB を超えない限り、1通のメールに複数の請求書を添付できます。
• 単一ファイルでの提出: 必要に応じて、複数の請求書が含まれる単一のファイルを送信することもできます。システムが自動的に個別のファイルに分割します。この分割処理には最大60分かかる場合があり、その間はキューにすぐ表示されないことがありますのでご注意ください。
• ファイルサイズとページ数の上限: 各ファイルは、サイズが 10 MB 以内、ページ数が 10 ページ以内である必要があります。

処理時間

• 提出されたドキュメントの80％は自動かつリアルタイムで処理され、通常は数分以内にキューに表示されます。
• ビジネス検証基準を満たさないドキュメントについては、手動レビューを行う専任の請求書チームが待機しています。平均処理時間は3時間で迅速な対応を最優先としており、24時間以内にすべてのレビューが完了することを保証しています。
• 当社の請求書チームは平日は24時間体制で稼働し、継続的な処理を保証しています。週末は1日8時間稼働しています。
• 優先的なサポートが必要な場合は、help@purchaseplus.com までリクエストをお送りください。すべてのお客様に対して公平なサービスレベルを維持するため、このオプションのご利用は真に緊急の案件のみに限定していただきますようお願いいたします。

ペーパーレスアドレスの確認

組織でペーパーレス請求書ソリューションをご利用の場合：

1. 画面右上の [ユーザー名/組織] をクリックし、[このシステムについて] を選択します。

2. [組織の詳細] → [ペーパーレスメールアドレス] を選択します。組織固有のペーパーレス請求書用メールアドレスがここに表示されます：

送信済みメールの確認

ペーパーレス請求書用メールアドレス宛てに受信したすべてのメールを一覧表で確認するには、サイドナビゲーションバーの [ペーパーレスメール] → [すべて表示] をクリックします：

[メール] 列の番号をクリックすると、元のメールと添付ファイルへのリンクを確認できます：

詳細については、ペーパーレスメール モジュールをご覧ください。

トラブルシューティング

• 請求書番号とサプライヤーが組織内の既存の請求書と同じ場合、その請求書は削除されます。同一サプライヤーに対して同じ請求書番号を2回登録することはできません。
• 情報不足のために請求書を読み取れない場合、請求書のスキャンは正常に完了しません。PurchasePlus チームメンバーから組織にご連絡し、状況をお伝えした上で情報の修正作業を進めさせていただきます。
• ドキュメントが請求書でない場合（明細書、ピッキング伝票、注文請書など）、スキャンされずに削除されます。
• まったく新しいサプライヤー（システム内にプロファイルが存在しないサプライヤー）からの請求書は、システムによるマッピングが必要になる場合があり、これには最大48時間かかることがあります。処理が正常に完了すると、組織に請求書が表示されます。そのサプライヤーからの次回の請求書は通常の速度で処理されます。
• サプライヤーの事業者番号（Business Number）が PurchasePlus 内の登録情報と一致しない請求書は、自動スキャンができません。PurchasePlus チームメンバーから組織にご連絡し、状況をお伝えした上で情報の修正作業を進めさせていただきます。
• 請求書が組織のサプライヤーとしてまだ登録されていないサプライヤーからのものである場合、PurchasePlus チームメンバーから組織にご連絡し、サプライヤー追加の対応を進めさせていただきます。