請求書

移動先：

• はじめに
• 請求書の管理
• ペーパーレス請求書機能
• 請求書の作成
• 請求書のステータス
• 発注書と受領書の照合
  • 請求書明細と発注書明細のリンク
• 請求書フラグとしきい値
• 請求書管理の高度なモード
  • ワイドモニターでのクイックビューパネル
• 請求書の承認
• 請求書のエクスポート

請求書

請求書とは、サプライヤーが購入者に対して納品した製品および数量を記載し、代金の支払いを求めるために送付する書類です。

請求書には、購入者に納品された商品に関する詳細（例えば、各製品の単価に納品された各製品の数量を掛けた金額など）が含まれ、サプライヤーが支払いを求めている税額および合計金額が記載されます。

また、請求書にはサプライヤーに関する情報（連絡先詳細、ABN、支払条件、銀行口座情報など）も含まれている場合があり、購入者がサプライヤーに対して安心して支払いを行えるようになっています。

請求書の管理

エンドツーエンドの調達・購買（Procure-to-Pay）システムとして、請求書はPurchasePlusにおいて非常に重要な部分を占めており、当社のソフトウェアには購入者がサプライヤーの請求書への支出を管理するのに役立つ多くの機能が備わっています。

本質的に、請求書管理機能はサプライヤーからお客様の組織に請求された内容が、(a) 発注した内容であるか、(b) 実際に納品されたものであるか、(c) 組織内の必要なすべてのユーザーによって支払い承認されているかを確認するのに役立ちます。

ペーパーレス請求書機能

PurchasePlusが提供する特に強力な機能の一つがペーパーレス請求書機能モジュールです。これはPurchasePlusシステムのオプション機能です。

ペーパーレス請求書機能モジュールを使用している組織には、ペーパーレス請求書用メールアドレスが割り当てられます。これにより以下が可能になります：

• 組織のユーザー（社内従業員）がサプライヤーのPDF請求書をこのアドレスに送信すると、自動的にスキャンされて新しい請求書として作成され、PurchasePlus内で利用できるようになります。
• サプライヤーにこのメールアドレスを共有して請求書を直接送信してもらうことで、PurchasePlusアカウントに自動的に請求書を作成できます。

ペーパーレス請求書機能は、光学文字認識（OCR）スキャン、人工知能（AI）、機械学習（ML）、および独自のHuman-In-The-Loop（人間による確認）サービスを活用して、以下を行います：

1. お客様またはサプライヤーがペーパーレス請求書用メールアドレスに送信したPDF請求書をデジタルで「読み取り」、
2. PurchasePlus内で請求書を自動作成し、
3. 請求書を発注書に「照合」することを試み、
4. 組織によって設定された請求書フラグのしきい値に従って、明細行を1つずつ処理します。

ペーパーレス請求書用メールアドレスに受信されたメール（添付のPDFを含む）は、サイドナビゲーションバーの［ペーパーレスメール］エリアで確認および管理できます：

ペーパーレスメールの詳細をご覧ください。

請求書の作成

「請求書とクレジットノートの管理」権限を持つユーザーは、サイドナビゲーションメニューの［請求書］→［新規請求書］オプションをクリックして、PurchasePlusで手動で請求書を作成できます。

詳細については、新規請求書の作成に関する記事をお読みください。

請求書のステータス

請求書は、複数のステータスのいずれかになります：

• 未完了（Open）：作成されたものの、まだ照合（消込）が完了していない請求書です。組織の設定に応じて、未完了の請求書は発注書に照合するか、照合された発注書に対して受領書を作成する必要があります。発生したフラグを解決するために、未完了の請求書の編集を続けることができます。請求書にフラグが発生している場合は「承認待ち」に設定でき、該当する承認者に通知されます。フラグが発生していない場合は、「照合済み」に設定できます。未完了の請求書は、保留またはキャンセルすることもできます。
• 承認待ち（Awaiting Approval）：1つ以上の請求書フラグが発生しており、組織内の1人以上の承認者による承認が必要な請求書です。承認が付与されると、請求書は「照合済み」ステータスに進みます。
• 照合済み（Reconciled）：組織が必要とするすべてのチェックを通過し、組織の外部会計プラットフォームへのエクスポートに適した状態になった請求書です。請求書が照合済みの状態の間は、変更を加えることはできません。変更を加えたい場合は、請求書を再オープンできます。
  • 注意：「請求書とクレジットノートのスーパー承認が可能」権限を持つユーザーは、照合済みの請求書の一部の項目を更新できます。詳細を見る。
• 保留中（Parked）：さらなる検討や協議が必要な可能性があるため、組織内のユーザーによって保留された請求書です。保留中の状態では請求書に変更を加えることはできません。必要な場合は、請求書を再オープンして変更作業を再開できます。
• キャンセル済み（Cancelled）：ユーザーによってキャンセルされ、組織内で使用されなくなった請求書です。キャンセル済みの状態では請求書に変更を加えることはできません。請求書を元に戻して変更を加えたい場合は、請求書を再オープンできます。
• エクスポート準備完了（Export Ready）： エクスポート準備完了の請求書は、次回のエクスポートファイルに含めるために［請求書］→［エクスポートセンター］で利用できるようになります。請求書が組織の外部会計プラットフォームに正常にエクスポートされると、ステータスは「エクスポート済み」に更新されます。エクスポート準備完了の状態の間は、請求書に変更を加えることはできません。必要な場合は、請求書を照合済みの状態に戻し、その後請求書を再オープンして変更を加えることができます。
  • 注意：このステータスはタイプBの組織でのみ利用可能です。
• エクスポート中（Exporting）：現在、組織の外部会計プラットフォームへのエクスポート処理中である請求書です。この処理には通常数分かかります。エクスポートが成功すると、請求書のステータスは「エクスポート済み」に更新されます。エクスポート中の状態の間は、請求書に変更を加えることはできません。必要な場合は、請求書を照合済みの状態に戻して再度エクスポートするか、請求書を再オープンして変更を加えることができます。
  • 注意：このステータスはタイプAの組織でのみ利用可能です。
• エクスポート済み（Exported）：1つ以上のエクスポートファイルに含まれ、組織の外部会計プラットフォームにエクスポートされた請求書です。エクスポート済みの状態では請求書に変更を加えることはできません。必要な場合は、請求書を照合済みの状態に戻してから請求書を再オープンし、変更を加えることができます。

発注書と受領書の照合

サプライヤーが購入者に請求書を送付する際、支払いを承認する前に請求書が照合（Reconciled）されていることを確認するのが適切な業務手法です。

PurchasePlusでは、財務部門の運用方法に応じて、2つの方法で購入者が請求書を照合できるようにサポートします。

• 発注書を請求書に照合し、サプライヤーが請求した内容が購入者が発注した内容と実際に一致していることを確認します。これは「2ウェイ・マッチング（2-Way AP Matching）」と呼ばれることがあります。
• 発注書およびその受領書を請求書に照合し、サプライヤーが請求した内容が購入者が発注および受領した内容と実際に一致していることを確認します。これは「3ウェイ・マッチング（3-Way AP Matching）」と呼ばれることがあります：

請求書明細と発注書明細のリンク

PurchasePlusでお客様の組織に適用されている設定に応じて、請求書が発注書に照合されると、請求書上のすべての明細行と発注書上のすべての明細行が比較され、2つの明細が一致する箇所で互いにリンクされます。詳細については、請求書明細と発注書明細のリンクまたはリンク解除をお読みください。

請求書フラグとしきい値

発注書が請求書に照合されると、PurchasePlusは請求書明細の明細レベルの詳細とリンクされた発注書明細の明細レベルの詳細を比較し、問題視すべき差異があるかどうかを判断するのに役立ちます。差異がある場合、システムは請求書フラグを発生させます。これにより、フラグが解決されるまで請求書が自動的に照合済み（およびエクスポート）になるのを防ぎます。

一部のフラグは、請求書フラグのしきい値を設定することできめ細かく制御できます。これにより、発注書と請求書の間の差異が組織にとってどの程度許容されるか、およびどのようなシナリオでフラグを発生させたいかをシステムに正確に指示できます。

請求書管理の高度なモード

PurchasePlusの上級ユーザーは、請求書の高度なモードを使用して、会計処理やエクスポートの目的で請求書、その明細行、またはサブ明細に重要な詳細を追加できます。詳細については、高度なモードを使用した請求書明細の更新に関する記事をお読みください。

ワイドモニターでのクイックビューパネル

大画面モニターでPurchasePlusを使用する上級ユーザーは、請求書の右側に表示される請求書クイックビューパネルも活用できます：

請求書クイックビューパネルは、以下の項目を表示するように構成できます：

• 組織内の他のユーザー、またはサプライヤー自身がPurchasePlusを使用している場合にそのサプライヤーによって残された請求書へのコメント
• 関連ドキュメントへのリンク（例：請求書に照合された発注書や、その発注書に関連する受領書など）
• 請求書の未解決フラグ（ある場合）
• この請求書が配置されている承認ワークフローに関する情報

クイックビューパネルの右上隅にある［管理］ボタンを使用して、パネルに表示する内容を設定できます。

モニターが画面上の他のすべてを収めるのに十分な大きさでない場合、クイックビューパネルは表示されません。

請求書の承認

請求書がシステムが実行するすべてのチェックに自動的に合格しなかった場合（つまり、1つ以上の請求書フラグが発生した場合）、請求書が照合済みステータスに進み、会計システムにエクスポートできるようになる前に、1人以上のユーザーによって承認される必要があります。

請求書を承認できるユーザーは請求書承認ワークフローで定義され、組織の管理者とPurchasePlusプラットフォームのエキスパートが共同で構成します。詳細については、請求書の承認に関する記事をお読みください。

請求書のエクスポート

請求書は、組織のタイプに応じて、2つの方法のいずれかでPurchasePlusから会計システムにエクスポートできます。

タイプA組織とタイプB組織の比較

• タイプAの組織は、請求書（およびクレジットノート）を手動で個別にエクスポートします。これは、請求書が照合済みステータスに進んだ後であればいつでも行うことができます。
• タイプBの組織は、まず請求書（またはクレジットノート）をエクスポート準備完了としてマークし、前回のバッチ以降にエクスポート準備完了としてマークされたすべての請求書とクレジットノートを含む一括エクスポートファイルを作成して送信します。

AP System Destinations and Export Formats

タイプAおよびタイプBの組織の両方について、エクスポートファイルの正確な電子送信先と形式はPurchasePlusシステムの導入時に設定されますが、必要に応じて導入後もPurchasePlusチームと緊密に相談しながら変更できます。詳細については、カスタマーサクセスチームまでお気軽にお問い合わせください。