買方指南

買方的採購、發票處理、庫存與食譜管理。

總覽

• 採購與收貨 — 提交採購申請（請購單）以取得部門支出核准。請購單類型多元，部分支援比價及向多個供應商訂購
• 發票與折讓單 — 傳送至您 PurchasePlus 無紙化發票電子郵件地址的發票將會自動掃描並新增至平台。
• 目錄與採購清單 — PurchasePlus 擁有涵蓋數千家供應商的全球網絡，因此您的供應商很有可能已在 PurchasePlus 提供其產品與價格。
• 財務團隊 — 在產生任何採購單之前，請購單必須先由指定的核准人核准。若您是核准人，您將會在畫面中看到紅色的數字標示

請購單

• 總覽 — 請購單是買方向其供應商請求採購貨品的單據。
• 報價 — 報價是您可以向供應商採購產品的價格。當產品包含在目錄中並附有單價時，即會建立報價
• 基本購物 — 在針對任何請購單類型進行選購時，您可以選擇是否啟用進階購物模式：
• 進階購物 — 在針對任何請購單類型進行選購時，您可以選擇啟用進階購物模式：
• 向所有供應商採購 — 「所有供應商」請購單類型為您提供來自所有已啟用供應商的可用報價清單。這是極佳的選購與比價方式
• 向單一供應商採購 — 「單一供應商」請購單類型為您提供單一供應商目前對貴機構提供的所有報價清單
• 依採購清單採購 — 採購清單是一份受控管的產品清單，明確指定您希望團隊成員在採購時可選取的貨品與服務項目
• 自訂請購單 — 自訂請購單可讓您向供應商訂購臨時（ad-hoc）項目。當其他請購單類型皆不適用時，您可以使用自訂請購單。
• 外部請購單 — 外部請購單可讓您透過在供應商的外部電子商務網站選購來建立請購單。您將能使用其完整功能
• 依歷史記錄再訂購 — 「再訂購」請購單類型提供您從現有的請購單、採購單或發票中重新訂購項目的選項。
• 從庫存地點採購 — 庫存地點可代表貴機構存放庫存品項的實體位置，例如庫房、倉庫或廚房。
• 進階產品搜尋 — 在 PurchasePlus 中執行許多操作時（例如建立請購單或將產品新增至採購清單），系統都會顯示進階產品搜尋功能。
• 草稿請購單 — 請購單在提交核准之前皆處於草稿狀態。希望返回草稿請購單進行檢視、編輯或取消的使用者
• 核准請購單 — 在 PurchasePlus 中，當請購單提交核准後，狀態將變更為「待核准」。請購單會移至

採購單與收貨

• 採購單 — 採購單是採購機構傳送給供應商機構的單據。其中詳細列出了要採購的產品或服務
• 合併採購單 — 「合併」是指將兩張或更多張採購單整合為一張（新的）採購單，以儘量減少行政作業並降低出錯機率
• 傳送採購單 — 請購單獲得完全核准後，系統將為請購單中包含的每家供應商產生一張採購單，隨後即可傳送給各供應商
• 收貨單 — 收貨單是針對採購單所建立的隨附單據，用於標記採購單上各明細項目的特定收貨數量
• 接收貨品 — 將採購單明細項目標記為「已收貨」，可告知貴機構使用者該採購單何時可以結案。
• 覆寫單價 — 當採購單與發票已比對，且產品明細相互連結時，收貨單將採用發票上的單價。

發票與折讓單

• 發票 — 發票是供應商傳送給買方的單據，列出供應商已交付給買方並要求付款的產品與數量
• 建立發票 — PurchasePlus 使用者可以建立新發票，以針對從供應商收到的發票建立數位化、程式化的記錄，隨後即可進行比對
• 檢視與更新發票 — 1. 從側邊導覽列中選取 [發票] → [檢視全部]。
• 傳送至 PurchasePlus — PurchasePlus 為希望減少審核與對帳發票時間的機構提供了無紙化發票解決方案
• 比對採購單 — 透過無紙化發票方式建立發票時，PurchasePlus 若能找到合理的依據，將會自動為發票比對採購單
• 取消比對採購單 — 採購單與發票「比對」是發票核銷流程的一環。這能讓我們的系統（或人工審查員）確保所收到的內容無誤
• 連結或取消連結明細 — 根據貴機構在 PurchasePlus 中的設定，當發票與採購單比對時，發票上的所有明細將會
• 進階模式 — 在 PurchasePlus 中，發票明細可以在進階模式下檢視，以顯示各發票明細的所有額外資訊。發票明細可以具備一或多項
• 發票標記 — PurchasePlus 會持續分析處於「開啟」和「待核准」狀態的所有發票與折讓單，並在表頭或明細層級提出標記
• 標記閾值 — PurchasePlus 中部分可用於發票的標記可透過閾值進一步自訂。閾值可讓具備細微差異的發票不被
• 折讓單 — 折讓單是表示將款項退還給買方的單據。通常由供應商在取消採購後開立
• 建立折讓單 — 折讓單是表示將款項退還給買方的單據。通常由供應商在取消採購後開立
• 無紙化 AI — 無紙化發票是 PurchasePlus 的一個模組，使用我們專門打造的專利 AI 服務來接收、掃描及處理發票與折讓單
• 無紙化電子郵件 — PurchasePlus 的「無紙化電子郵件」區域可供您進行以下操作：
• 無採購單自動編碼 — 當收到的發票沒有相符的採購單時，PurchasePlus 會讀取單據，並利用發票資訊與供應商預設設定
• 核准發票 — 當發票或折讓單處於「待核准」狀態時，表示其包含一或多個標記（即差異），需要由相關人員進行審查與核准
• 匯出發票 — 根據貴機構的設定方式，您可以個別匯出發票與折讓單（A 類型），或透過批次匯出檔案匯出（B 類型）。
• 標記為準備匯出 — 貴機構可設定為個別匯出發票與折讓單（我們稱之為「A 類型」），或作為批次匯出檔案的一部分匯出（我們稱之為
• 批次匯出檔案 — 根據貴機構的設定方式，您可以個別匯出發票與折讓單（A 類型），或透過批次匯出檔案匯出（B 類型）。
• 標記為已匯出 — 1. 前往儀表板，點擊「發票」，然後選擇「檢視全部」。

審核工作流程

• 總覽 — 從發票與折讓單被我們的系統擷取的那一刻起，PurchasePlus 就會持續分析處於「開啟」和「待核准」狀態的每份單據

對帳單

• 對帳 — 對帳單核銷是取代試算表與電子郵件對帳的平台內建功能。您只需上傳供應商對帳單，系統
• 對帳單狀態 — 對帳單明細可以處於四種狀態之一。狀態來自於已比對的發票以及強制核銷標記，並會在下列情況自動更新
• 常見問題 — 對帳單總金額不等於各明細總和時該怎麼辦？對帳單仍會儲存。您會在詳細資訊檢視的表頭看到金額不一致的指示標記。

供應商管理

• 總覽 — 「供應商」是您向其採購貨品或服務的機構。在 PurchasePlus 中，供應商即為類型為「供應商」的機構（相對應於
• 檢視與管理供應商 — 若以買方身分使用 PurchasePlus，您可以檢視並管理與您建立連結的供應商。
• 啟用或停用供應商 — 「已啟用」表示貴機構與您可以向該供應商下單。供應商可以為貴機構指派目錄、產品與價格，並且
• 連結已註冊供應商 — 已註冊供應商是指已建立 PurchasePlus 供應商帳戶的實體。他們登入後可管理自己的產品、目錄並進行指派
• 建立自行管理供應商 — PurchasePlus 中的供應商可以是：

產品

• 總覽 — PurchasePlus 中的產品代表貴機構向供應商採購並在全機構中使用的實體產品（與服務）
• 建立產品 — PurchasePlus 中的產品代表貴機構向供應商採購並在全機構中使用的實體產品與服務

目錄

• 總覽 — 目錄是附有價格的產品集合，供您向已與貴機構建立貿易關係的供應商進行採購。
• 供應商管理與自行管理目錄 — 目錄是產品與價格的集合，供您在請購單中向供應商進行採購。
• 建立或更新目錄 — 目錄可由已註冊的供應商直接管理（供應商管理目錄），或由您的採購機構內部管理（自行管理目錄）。
• 匯入目錄 — 使用匯入功能，您可以更新目錄中現有產品的價格，也可以將更多產品新增至目錄中，前提是

採購清單

• 總覽 — 採購清單是在全機構中規範與自動化採購決策的強大工具，可確保買方能夠購買正確的產品
• 建立採購清單 — 採購清單是在全機構中規範與自動化採購決策的強大工具，可確保買方能夠購買正確的產品
• 管理產品 — 採購清單是在全機構中規範與自動化採購決策的強大工具，可確保買方能夠購買正確的產品

庫存

• 總覽 — 庫存是可納入 PurchasePlus 方案的選購模組，可透過以下方式協助您進一步控制並降低採購成本：
• 庫存品項 — 庫存品項是指存在於您庫存中的產品，可新增並存放於您的一或多個庫存地點中。
• 庫存地點 — 庫存地點可代表貴機構存放庫存品項的實體位置，例如庫房、倉庫或廚房。
• 調撥 — 調撥是用於管理（並記錄）庫存地點之間庫存品項移動的方式。
• 盤點 — 盤點是核對庫存地點所存放庫存品項數量的方法。盤點是在庫存地點進行，並具有
• 庫存估價 — 了解貨品驗收入庫時 PurchasePlus 如何決定採用哪個價格，以及該價格如何計入您的庫存價值中。
• 月底盤點 — 盤點是定期核對特定期間內進出庫存地點之庫存品項數量的最佳方式。本文
• 貨品驗收入庫 — 當您收到與採購單相關的貨品時，您可以使用 PurchasePlus 進行「收貨」（即以數位方式記錄品項並
• 期初餘額調撥 — 初次在庫存地點建立並填入庫存品項時，可以透過完成期初餘額調撥來達成。
• POS 銷售點 — 銷售點（POS）是一個選購模組，可讓您在餐廳、酒吧或咖啡廳進行銷售時，自動從庫存地點扣除庫存品項。
• POS 批次銷售 — 批次銷售是實體 POS 終端機所進行之銷售明細（即銷售紀錄）的集合。我們的系統會批次處理這些銷售明細（通常
• 條碼掃描器 — PurchasePlus DS6510B-M9 是一款手持式條碼掃描器，專為快速且可靠地掃描一維及二維條碼而設計。它可直接連接至您的電腦

食譜

• 總覽 — 食譜是 PurchasePlus 系統中的選用功能，除了我們的核心功能外，它也是充分發揮軟體價值的絕佳方式
• 菜單 — 菜單是食譜的集合。菜單通常用於管理實際菜品（即食譜）中食材的採購與成本
• 食材 — 食材是新增至食譜中的產品。根據食譜屬於庫存食譜還是非庫存食譜，其定義
• 過敏原 — PurchasePlus 提供過敏原功能，供食譜模組的使用者使用，以更好地管理其食譜與食材中的過敏原。

報表

• 執行報表 — 您的 PurchasePlus 系統會產生（並儲存）極大量的資料。以可下載報表的形式大量存取這些資料是一項

機構管理

• 總覽 — 了解 PurchasePlus 機構模型及其運作方式，是成為 PurchasePlus 進階使用者的最佳途徑之一。
• 建立機構 — 這是我們機構簡介系列的第 2 部分。建議在閱讀本文之前先閱讀第 1 部分。

預算

• 總覽 — 「預算」是一個選購模組，可讓機構根據其年度/月份及其他條件，更好地管理並監控對供應商的支出

升級

• 升級 — 什麼是 PurchasePlus？這是我們採用現代化技術完全重新打造的採購至付款（procure-to-pay）平台。相同的宗旨、相同的團隊，以及大幅提升的