採購訂單
採購訂單
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採購訂單
採購訂單是採購組織發送給供應商組織的文件。它指明了要採購的產品或服務、所需數量以及預期價格。
採購訂單還可以包含重要資訊，例如送貨地址、預計送達日期以及其他有助於採購方與供應商就採購訂單進行溝通的實用資訊。
檢視您的採購訂單
若要尋找您的採購訂單，請從側邊導覽列中選取 [採購訂單] → [檢視全部]：
您可以依狀態篩選採購訂單：[未傳送]、[已傳送]、[已關閉]、[已取消]，或搜尋特定採購訂單。
檢視單筆採購訂單
點選採購訂單表格中的採購訂單號碼，以檢視更詳細的文件內容。
每筆採購訂單皆可執行以下操作：
- 採購訂單頂端提供快捷操作：[標記採購訂單為已傳送]、[收貨]、[比對發票]、[顯示或隱藏詳細資訊]、[檢視相關文件]，以及 [更多功能表] → [檢視稽核日誌] → [列印] → [關閉採購訂單] → [取消採購訂單] → [取得協助]。請參閱我們的傳送採購訂單文章以及將採購訂單與發票進行比對文章以深入了解。
- 檢視實用資訊：狀態、收貨指標和發票開立指標。
- 採購訂單分頁：[產品摘要]、[設定]、[留言]、[發票]、[收貨單]、[傳送事件]。
- [進階檢視]。點選以檢視合併的採購訂單子項目明細。
- [收貨]。點選以建立收貨單。
- [搜尋產品]。輸入產品名稱，即可在採購訂單中搜尋品項。
- [管理欄位]。點選以顯示或隱藏表格欄位。
- 採購訂單品項。點選 [資訊] 可瀏覽與該採購訂單品項相關的詳細資訊。這有助於了解每個特定採購訂單品項的發票開立與收貨狀態。
- 檢視每個採購訂單品項的價格與稅額資訊。
- 檢視採購訂單總計金額。
寬螢幕顯示器上的快速面板
在大型顯示器上使用 PurchasePlus 的進階使用者，還可以善用顯示在採購訂單右側的快速面板：
快速面板可設定顯示：
- 貴組織中其他使用者在採購訂單上留下的任何留言，或者供應商本身（若他們使用 PurchasePlus）留下的留言，
- 相關文件的連結，例如與該採購訂單比對的發票，或與該採購訂單相關的任何收貨單，
You can use the [管理] 按鈕來設定面板要顯示的內容。
如果您的螢幕尺寸不足以容納畫面上的其他所有內容，則不會顯示快速面板。
採購訂單狀態
採購訂單可能會處於多種不同狀態：
- 未傳送：未傳送狀態的採購訂單已從核准的請購單建立，但尚未傳送給供應商。在傳送之前，採購訂單上的品項無法進行收貨或開立發票。
- 已傳送：已傳送狀態的採購訂單已被標記為已傳送，此時採購訂單上的品項可以進行收貨和開立發票。一旦採購訂單上的所有品項皆已收貨並開立發票，採購訂單即可關閉。
- 已關閉：當採購訂單已傳送且訂單上的所有品項均已全數收貨時，即可將其關閉。已關閉是採購訂單的最終狀態，表示採購訂單品項已成功完成收貨與開立發票。
- 已取消：採購訂單在完全處理完畢之前可以取消。此操作會終止訂單並作廢與其相關聯的所有交易。已取消是表示採購訂單將不會繼續完成的狀態。重要提示：如果採購訂單已經傳送，系統將會向供應商發送取消通知。為避免誤送貨物，務必盡早取消採購訂單，並直接與供應商聯絡以確認取消。在清理舊採購訂單進行取消時，我們強烈建議提前通知供應商。這有助於建立明確的預期，並降低混淆或意外出貨的風險。深入了解取消採購訂單。
建立採購訂單
當請購單獲得核准時，PurchasePlus 中的採購訂單 (PO) 會自動產生。無法在未先提出並核准請購單的情況下直接建立採購訂單。採購訂單產生後便無法新增產品，必須建立新的請購單（若有設定，則需進行核准）。
採購訂單會從產生它的已核准請購單中繼承其設定（例如指派的會計科目代碼、送貨地址等），在傳送給供應商之前，應該不需要進行太多修改（甚至完全不需要修改）。
合併採購訂單
合併來自同一家供應商的兩筆或多筆採購訂單將會建立一筆單一的（全新）採購訂單，且所有子項目明細都會保留在新建立的採購訂單中。原始的採購訂單將會被隱藏，並在 PurchasePlus 中看似不再存在。這對採購方及其供應商而言是一項強大的效率工具，但在使用時需要格外留意。深入了解合併採購訂單。
傳送採購訂單
處於「未傳送」狀態的採購訂單可以手動透過電子方式傳送給供應商，或者請購單可能已套用在核准時自動傳送採購訂單的設定。
以電子方式向供應商傳送採購訂單需要：
- 該使用者已啟用「傳送採購訂單」權限，且
- 供應商在 PurchasePlus 中的組織已設定電子接收端點（例如電子郵件信箱或其他軟體系統）。
「傳送採購訂單」的動作與「標記採購訂單為已傳送」的動作並不相同；例如，使用者可以選擇將採購訂單標記為已傳送，但選擇不透過電子方式傳送採購訂單（例如，若他們是透過電話向供應商下單）。
最後，已經標記為已傳送的採購訂單可以重新傳送至相同或不同的電子端點（如果供應商在其組織中設定了多個接收端點）。
取消採購訂單
若任何貨物已經收貨（即已建立收貨單）或已開立發票，則無法取消採購訂單。PurchasePlus 不允許取消，因為已收貨或已開立發票的記錄需要依賴採購訂單以維持報告的準確性。
若要取消採購訂單，請依照下列步驟操作：
- 導覽至您想要取消的特定採購訂單。
- 點選右上角的三個點 [⋮]，然後從功能表中選取 [取消採購訂單]：
- 在方塊中輸入取消原因，然後點選紅色的 [確認並取消] 按鈕。一旦點選 [確認並取消]，該採購訂單即被永久關閉，無法重新開啟。
- 通知您的供應商。 由於系統通知可能會被忽略，請進行人工後續追蹤，以確保他們不會出貨。
- 透過電子郵件： 發送一封簡短說明，附上採購訂單號碼和總金額，並請對方確認已收到取消通知。
- 透過電話： 致電您的聯絡人。提及採購訂單號碼，並要求他們立即暫停任何出貨發貨流程。
收貨單
當供應商送達貨物至採購方的送貨地址時，可透過建立收貨單將貨物標記為已收貨（或記錄任何差異）。
如果貨物分多次送達，則可以建立多張收貨單，而採購訂單將保持在「已傳送」狀態，直到所有訂購的產品都已收貨（並開立發票）。
請閱讀我們關於收貨的文章以深入了解收貨單。
關閉採購訂單
已關閉是採購訂單的最終狀態，表示採購訂單品項已成功收貨。
滿足以下條件後即可關閉採購訂單：
如果符合這些條件，您可以手動關閉採購訂單，方法是點選採購訂單內 [更多] 功能表中的 [關閉採購訂單]：
您也可以從「所有採購訂單」表格中關閉採購訂單，方法是勾選相關採購訂單旁邊的核取方塊，然後點選可用操作清單中的 [關閉]：
採購訂單一旦關閉，將無法再針對其建立收貨單，也無法再手動與發票進行比對。因此，如果該採購訂單需要與發票進行比對，我們建議在比對發票之前不要將其關閉。
將採購訂單與發票進行比對
當供應商向採購方傳送發票時，最佳做法是在核准付款之前確保發票已完成核對。
PurchasePlus 根據財務部門的作業偏好，提供兩種方式協助採購方核對發票：
- 透過將採購訂單與發票進行比對，確保供應商開立發票的品項與金額確實與採購方所訂購的一致。這有時稱為「應付帳款雙向比對」(2-Way AP Matching)。
- 透過將採購訂單及其收貨單與發票進行比對與比較，確保供應商開立發票的內容確實與採購方所訂購以及收到的貨物一致。這有時稱為「應付帳款三向比對」(3-Way AP Matching)。
採購訂單、收貨單與發票之間的差異會由 PurchasePlus 自動偵測，並以發票旗標的形式醒目標示，相關採購方使用者必須先處理這些旗標，然後才能核准付款。
列印採購訂單
若要列印單筆採購訂單，請在 [採購訂單] → [檢視全部] 表格中選取 [更多] → [列印]：
若要在同一次操作中列印一筆或多筆採購訂單，請勾選表格中相關採購訂單旁邊的核取方塊，然後點選表格頂端的 [列印]：
這些採購訂單將合併為一個 PDF 檔案，供您下載或列印。
常見問題
問題： 採購訂單核准後還可以修改嗎？
回答： 不行，從核准的請購單建立採購訂單 (PO) 後，便無法再進行修改。在大多數情況下，系統會根據您的使用者設定自動將採購訂單傳送給供應商。您可以透過檢查狀態欄位來確認這一點。如果採購訂單內容完全錯誤，您可以依照下列步驟將其取消：
- 點選採購訂單右上角的 「更多資訊」 圖示（三個點）。
- 選取 「取消採購訂單」。
重要提示： 若採購訂單處於「已傳送」狀態，供應商將會收到取消通知。為防止誤送貨物，及時取消採購訂單至關重要。此外，您必須直接聯絡供應商以確認取消事宜，避免對方發貨。
如果客戶正在清理舊的採購訂單，我們也強烈建議將此作業通知供應商，因為這有助於建立明確的預期，並降低發生混淆或潛在問題的風險。
問題： 我可以重新開啟已取消的採購訂單 (PO) 嗎？
回答： 不行，採購訂單 (PO) 一旦取消，就無法重新開啟。
但是，您可以從發票建立新的請購單 (PR)。當該請購單產生新的採購訂單後，您就可以將發票與新建立的採購訂單進行比對。