無紙化電子郵件
無紙化電子郵件
無紙化電子郵件
在 PurchasePlus 的「無紙化電子郵件」區域，您可以：
如果您的組織已啟用此功能，「無紙化電子郵件」將顯示在側邊導覽列的 [無紙化電子郵件]：
「無紙化電子郵件」區域由兩個子區域組成：
- [檢視全部] 無紙化電子郵件，您可以在此檢視供應商傳送至您專屬無紙化發票電子郵件地址的每封郵件。這包含我們系統自動「篩選掉」（即不自其建立發票或折讓單）的電子郵件，例如對帳單、行銷內容和重複的文件。
- [待辦事項]，您可以在此審查並修改缺少供應商的任何掃描任務（詳情請見下文）。
- [掃描任務]，這是介於供應商的電子郵件（包括任何 PDF 附件）與我們系統中產生的發票或折讓單之間的中間階段。
檢視無紙化電子郵件
若要在表格中檢視所有無紙化電子郵件，請點擊側邊導覽列中的 [無紙化電子郵件] → [檢視全部]。在此檢視畫面中，您可以：
- 依寄件者電子郵件、收件者電子郵件等條件搜尋特定電子郵件，
- 快速查看我們系統根據該郵件所產生的任何掃描任務、發票和／或折讓單的連結：
- 點擊表格中的 [電子郵件] 數值，以更詳細地檢視原始電子郵件。原始附件檔案也可在電子郵件底部下載：
掃描任務
當供應商將 PDF 發票或折讓單以電子郵件寄送到您的無紙化發票電子郵件地址時（或者當您手動將 PDF 發票或折讓單上傳至我們的 AI 掃描功能時），我們的 AI 會建立一個掃描任務，並為其指派唯一的掃描編號。
在 [掃描任務] 區塊中，您可以檢視這些任務，以及最終從掃描任務產生的任何文件：
您可以將掃描任務視為介於供應商的 PDF 發票或折讓單，與您使用我們軟體核對並匯出的 PurchasePlus 發票 或 折讓單 之間的中繼步驟。
掃描任務狀態
掃描任務可能處於以下狀態之一：
- 掃描中（灰色）：掃描任務最近剛啟動，目前仍在掃描中。
- 掃描中（紅色）：掃描任務已掃描超過 5 分鐘，AI 已停止嘗試，但技術上該任務尚未失敗。
- 已掃描（藍色）：掃描任務已成功處理 PDF 檔案，但未能符合我們的商務規則，需要人工審查。我們的 24/7 發票團隊將在數小時內處理此問題。或者，您也可以隨時進行所需的更正以加速處理流程。
- 已完成（綠色）：掃描任務已產生發票或折讓單，不再需要任何操作。我們會保留掃描任務的記錄，以便使用者快速檢視從該任務產生的實際文件（發票或折讓單）。
- 失敗（紅色）：掃描任務因故失敗。您可以點擊進入檢視失敗的掃描任務，並手動進行審查與更新。
您可以將滑鼠懸停在狀態指示器上，以取得有關個別掃描任務狀態的更多資訊。
檢視掃描任務
您可以透過瀏覽至側邊導覽列中的 [無紙化電子郵件] → [掃描任務]，檢視貴組織所有掃描任務的記錄：
在此表格檢視中，您可以查看關於每個掃描任務的一些重要資訊，包括：
- 掃描編號： AI 掃描器指派給此掃描任務的唯一任務識別碼。
- 鎖定狀態： 是否有其他使用者已鎖定該任務以進行編輯。
- 供應商： 將原始 PDF 寄送給貴組織的供應商。
- 採購方： 文件被指派給的組織。
- 已建立文件： 指向從掃描任務產生之發票或折讓單的連結。
- 文件類型： 指示該掃描任務已被識別為發票還是折讓單。
- 狀態： 掃描任務目前所處的狀態。您可以將滑鼠懸停在狀態指示器上，以取得有關掃描任務狀態的更多資訊。詳情請參閱上方的掃描任務狀態。
- PDF 檔案：指向已上傳至 AI 掃描器之原始 PDF 的連結。
- 建立時間： 掃描任務建立的日期與時間。
您也可以選取管理欄位以新增其他資料項目。
您可以透過點擊表格中的 [掃描編號] 來檢視任何單一掃描任務：
在此檢視畫面中，您可以視需要更新掃描任務，並建立發票或折讓單。更多資訊請參閱下文。
資訊面板在供應商下方列出 供應商識別依據（例如寫死的電子郵件、ABN、相似度評分 + 採購訂單，或手動）。在儲存該方法之前的記錄會顯示為 未知。
鎖定與解鎖掃描任務
掃描任務可以處於「已鎖定」或「已解鎖」狀態。使用者可以鎖定正在審查的掃描任務，讓其他使用者知道他們正在進行編輯，並在完成後將其解鎖。
您也可以在鎖定狀態下建立掃描任務。
掃描任務來源
「掃描任務」頁面會顯示所有符合以下來源的掃描任務：
- 作為來自您供應商（或貴組織內部使用者）之電子郵件（附帶 PDF 附件）接收的任務，
- 直接透過「掃描任務」頁面建立的任務，以及
- 透過 建立新發票 和 建立新折讓單 流程建立的任務（若使用者選擇了 [拖曳 PDF] 選項）：
瀏覽「掃描任務」頁面的快速提示
「掃描任務」頁面具有三個主要的導覽輔助功能，可協助使用者快速找到合適的掃描任務：
- 依狀態篩選： 使用頁面頂端的頁籤，使用者可以快速依以下狀態之一篩選掃描任務清單：掃描中、已掃描、已完成、已封鎖、失敗、已刪除。
- 進階搜尋， 包括：
- 依文件號碼搜尋： 使用者可以使用 AI 在從掃描任務建立發票或折讓單時所產生的文件號碼進行搜尋。
- 依寄件者電子郵件搜尋： 使用者可以使用寄件者的電子郵件地址進行搜尋，以找出從該特定電子郵件寄送的任何或所有發票。
- 篩選 發票、折讓單或兩者。
- 依供應商名稱搜尋： 輸入單一供應商的名稱（如其在 PurchasePlus 中顯示的名稱），以檢視該供應商被識別為原始 PDF 寄件者的掃描任務清單。
建立新的掃描任務
若要直接在「掃描任務」頁面手動建立新的掃描任務，請點擊 [建立新掃描任務]：
在上傳要掃描的 PDF 之前，您可以選擇指認該任務是屬於發票還是折讓單。在手機上，[建立新掃描任務] 也提供引導式文件擷取功能。點擊 [開啟相機] 為每頁拍照，然後點擊 [使用掃描檔]，或從您的裝置上傳 PDF，接著點擊 [開始]。
您可以選擇指定該文件所屬的供應商，但若未指定，我們的 AI 掃描器將在掃描期間嘗試偵測供應商。
最後，您可以選擇決定該掃描任務是否應標記為已鎖定。
如果選取了 [標記為已鎖定] 選項，產生的任務將會處於已鎖定狀態，並維持在「已掃描」狀態。在建立發票或折讓單之前，將需要進行手動人工審查。
準備好開始掃描時，請點擊 [開始]。
如果您即將建立的發票或折讓單很可能是重複的，系統將會出現警告，否則，該掃描任務將顯示在 [掃描任務] 表格中，狀態為「掃描中」，隨後很快會變為「已掃描」。
一旦 PDF 進展到「已掃描」狀態，您將有機會在點擊 [檢視發票] 或 [檢視折讓單] 之前審查已擷取的資料。您也可以透過點擊 [返回掃描任務] 來儲存並退出。
在此檢視畫面中，您可以向下滾動左側面板並檢查自動比對的採購訂單：
您也可以在檢視發票或折讓單之前編輯文件的品項：
（上方）：您可以選取掃描任務的一個或多個品項以進行：
- [刪除] 該品項，
- [取消關聯] 該品項以移除與現有目錄產品的任何關聯，
- [設定稅率百分比] 以更新所選品項的稅金計算數值，或
- [清除選取項目] 以取消選取所選品項。
當您 [取消關聯] 一個品項後，您可以將滑鼠懸停在該明細上並點擊鉛筆圖示，以編輯該發票品項的某些詳細資訊：
您可以在此更新許多欄位，例如產品代碼、品牌、銷售數量等。此外，您可以使用品項左側的 [關聯]、[刪除] 或 [插入品項] 選項，視需要對掃描任務進行更多修改。
同時建立多個掃描任務
您可以選擇在同一次操作中上傳多個 PDF。在這種情況下，我們的 AI 掃描器將為每個 PDF 建立一個掃描任務。這是將大量 PDF 發票或折讓單快速匯入 PurchasePlus 的極其強大方式。
提示：如果您在建立掃描任務期間選取了「發票」或「折讓單」，此選擇將套用至所有產生的掃描任務，且目前無法在掃描後編輯此選擇。我們建議先上傳所有 PDF 發票並啟動掃描任務，然後再針對所有 PDF 折讓單重複此流程。
AI 掃描器可以從 PDF 擷取並預先填入哪些內容？
- 供應商（如果找到符合項目），
- 採購訂單號碼（如果找到 PO 編號），
- 部門與帳戶代碼（如果適用），
- 每個發票品項上的產品（如果找到符合項目），以及
- 每個發票品項上各個新產品的類別與子類別。
將掃描任務轉換為發票或折讓單
掃描任務必須由貴組織內的 PurchasePlus 使用者進行審查並手動轉換為發票或折讓單。
若要執行此操作，請先點擊 AI 掃描收件匣中掃描任務的掃描編號。該掃描任務必須處於「已掃描」狀態：
您將進入發票或折讓單建立器畫面，該畫面會在原始 PDF 旁顯示由我們的 AI 掃描器擷取並預先填入的資料。
如果您願意，您可以在此檢視並修改大部分擷取的資料（例如參考編號、帳戶代碼、明細品項和單價）。
確認資料無誤後，請點擊 [建立發票] 或 [建立折讓單]：
設定：手動處理與自動處理
根據套用至貴組織的設定，當您點擊 [建立發票] 或 [建立折讓單] 時，產生的文件可以根據您的旗標設定和門檻值自動處理，使其一開始就處於「等待核准」或「已核對」狀態。如果貴組織停用了此設定，發票或折讓單一開始將處於「待處理」狀態。
刪除掃描任務
在「掃描任務」頁面中，點擊 [更多] 選單中的 [刪除] 即可刪除掃描任務：
您將有機會提供刪除原因，具有相應權限的其他使用者可以檢視該原因。
除了「已完成」狀態外，處於任何狀態的掃描任務均可被刪除。