無紙化電子郵件
無紙化電子郵件
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無紙化電子郵件
在 PurchasePlus 的「無紙化電子郵件」區域中，您可以：
若貴組織已啟用此功能，「無紙化電子郵件」將顯示於側邊導覽列的 [無紙化電子郵件]：
「無紙化電子郵件」區域由以下子區域組成：
- [檢視全部]無紙化電子郵件：可在此檢視供應商傳送至專用無紙化發票電子郵件地址的每封電子郵件。這包含系統自動「篩除」的電子郵件（即不用於建立發票或折讓單的郵件），例如對帳單、行銷內容與重複文件。
- [待處理項目]：可在此檢視並修改遺漏供應商資訊的掃描任務（詳見下文）。
- [掃描任務]：介於供應商電子郵件（包含 PDF 附件）與系統最終產生的發票或折讓單之間的中介階段。
檢視無紙化電子郵件
若要以表格方式檢視所有無紙化電子郵件，請點選側邊導覽列中的 [無紙化電子郵件] → [檢視全部]。在此檢視中，您可以：
- 依寄件者電子郵件、收件者電子郵件等條件搜尋特定電子郵件，
- 快速檢視系統從該電子郵件產生的任何掃描任務、發票及/或折讓單的連結：
- 點選表格中的 [電子郵件] 數值以檢視原始電子郵件的詳細資訊。原始附件檔案也可在電子郵件底部下載：
掃描任務
當供應商將 PDF 發票或折讓單透過電子郵件傳送至您的無紙化發票電子郵件地址時（或當您手動將 PDF 發票或折讓單上傳至我們的 AI 掃描功能時），我們的 AI 會建立一個掃描任務，並指派一個專屬的掃描編號。
在 [掃描任務] 區段中，您可以檢視這些任務，以及最終從掃描任務產生的所有文件：
您可以將掃描任務視為供應商 PDF 發票或折讓單與您透過軟體核對並匯出的 PurchasePlus 發票或折讓單之間的中介步驟。
掃描任務狀態
掃描任務可能處於以下狀態之一：
- 掃描中（灰色）：掃描任務剛剛啟動，仍在掃描中。
- 掃描中（紅色）：掃描任務已掃描超過 5 分鐘，AI 已放棄處理，但技術上該任務尚未失敗。
- 已掃描（藍色）：掃描任務已成功處理 PDF 檔案，但未符合我們的業務規則，需要人工審查。我們的全年無休發票團隊將在數小時內處理。或者，您可以隨時進行必要的更正以加快流程。
- 已完成（綠色）：掃描任務已產生發票或折讓單，不再需要任何操作。我們保留掃描任務的記錄，以便使用者快速檢視從該任務產生的實際文件（發票或折讓單）。
- 失敗（紅色）：掃描任務因某些原因失敗。您可以點選進入並檢視失敗的掃描任務，進行手動審查與更新。
您可以將滑鼠懸停在狀態指示器上，以獲取有關個別掃描任務狀態的詳細資訊。
檢視掃描任務
您可以導覽至側邊導覽列中的 [無紙化電子郵件] → [掃描任務]，檢視貴組織所有掃描任務的記錄：
在此表格檢視中，您可以查看每個掃描任務的重要資訊，包括：
- 掃描編號： AI 掃描器指派給此掃描任務的專屬任務識別碼。
- 鎖定狀態： 是否有其他使用者已鎖定該任務以進行編輯。
- 供應商： 傳送原始 PDF 至貴組織的供應商。
- 採購方： 文件指派給的組織。
- 已建立文件： 指向從掃描任務產生的發票或折讓單的連結。
- 文件類型： 指示掃描任務被識別為發票還是折讓單。
- 狀態： 掃描任務目前的狀態。您可以將滑鼠懸停在狀態指示器上，以獲取有關掃描任務狀態的詳細資訊。詳情請參閱上方的掃描任務狀態。
- PDF 檔案：指向已上傳至 AI 掃描器的原始 PDF 的連結。
- 建立時間： 掃描任務建立的時間與日期。
您也可以選擇管理欄位以新增其他資料欄位。
點選表格中的 [掃描編號] 即可檢視任何單一掃描任務：
在此檢視中，如有需要，您可以更新掃描任務，並建立發票或折讓單。詳情請見下文。
鎖定與解鎖掃描任務
掃描任務可以處於「已鎖定」或「已解鎖」狀態。使用者可以鎖定正在審查的掃描任務，以讓其他使用者知道自己正在編輯，並在完成後將其解鎖。
您也可以在鎖定狀態下建立掃描任務。
掃描任務來源
掃描任務頁面顯示所有符合下列條件的掃描任務：
掃描任務頁面的快速導覽提示
掃描任務頁面具備三個主要導覽輔助功能，可協助使用者快速找到所需的掃描任務：
- 依狀態篩選： 使用頁面頂端的分頁，使用者可以快速將掃描任務清單篩選為下列狀態之一：掃描中、已掃描、已完成、已封鎖、失敗、已刪除。
- 進階搜尋， 包含：
- 依文件編號搜尋： 使用者可以使用 AI 從掃描任務建立發票或折讓單時產生的文件編號進行搜尋。
- 依寄件者電子郵件搜尋： 使用者可以使用寄件者的電子郵件地址搜尋，以找出從該特定電子郵件傳送的任何或所有發票。
- 篩選發票、折讓單或兩者兼具。
- 依供應商名稱搜尋： 輸入單一供應商的名稱（與 PurchasePlus 中顯示的名稱一致），即可檢視將該供應商識別為原始 PDF 寄件者的掃描任務清單。
建立新掃描任務
若要直接在掃描任務頁面上手動建立新掃描任務，請點選 [建立新掃描任務]：
在上傳要掃描的 PDF 之前，您可以選擇識別該任務屬於發票還是折讓單：
您可以選擇指定該文件相關的供應商；若未指定，我們的 AI 掃描器將在掃描過程中嘗試偵測供應商。
最後，您可以選擇是否將該掃描任務標記為已鎖定。
若選取 [標記為已鎖定] 選項，產生的任務將處於已鎖定狀態，並維持在「已掃描」狀態。在建立發票或折讓單之前，需要進行手動人工審查。
準備好開始掃描時，請點選 [開始]。
如果您即將建立的發票或折讓單可能為重複項目，系統將會顯示警告；否則，掃描任務將顯示在 [掃描任務] 表格中，狀態為「掃描中」，隨後變更為「已掃描」。
PDF 進展至「已掃描」狀態後，您將有機會在點選 [檢視發票] 或 [檢視折讓單] 之前審查已擷取的資料。您也可以點選 [返回掃描任務] 進行儲存並結束。
在此檢視中，您可以向下捲動左側面板，檢查自動配對的採購訂單：
並且您可以在檢視發票或折讓單之前編輯文件的明細行：
（上圖）：您可以選取掃描任務的一或多個明細行以進行：
- [刪除] 該明細行，
- [取消連結] 該明細行以移除與現有採購目錄產品的任何關聯，
- [設定稅率百分比] 以更新所選明細行的稅額計算值，或
- [清除選取] 以取消選取已選取的明細行。
[取消連結] 明細行後，您可以將滑鼠懸停在該明細行上並點選鉛筆圖示，以編輯該發票明細行的部分詳細資訊：
您可以在此更新許多欄位，例如產品代碼、品牌、銷售數量等。此外，如有需要，您可以使用 [連結]、[刪除] 或 [插入明細行] 選項（位於明細行項目左側）對掃描任務進行更多修改。
同時建立多個掃描任務
您可以選擇在同一次操作中上傳多個 PDF。在這種情況下，我們的 AI 掃描器將為每個 PDF 建立一個掃描任務。這是將大量 PDF 發票或折讓單快速匯入 PurchasePlus 的極佳方式。
提示：若在建立掃描任務期間選取「發票」或「折讓單」，該選擇將套用至所有產生的掃描任務，且目前無法在掃描完成後修改此選擇。建議先上傳所有 PDF 發票並開始掃描任務，然後再對所有 PDF 折讓單重複此流程。
AI 掃描器可從 PDF 擷取並預填哪些內容？
- 供應商（若找到相符項目），
- 採購訂單編號（若找到採購訂單編號），
- 部門與帳戶代碼（若適用），
- 每個發票明細行上的產品（若找到相符項目），以及
- 每個發票明細行上各新產品的類別與子類別。
將掃描任務轉換為發票或折讓單
掃描任務必須由貴組織內的 PurchasePlus 使用者進行審查並手動轉換為發票或折讓單。
為此，請先在 AI 掃描收件匣中點選該掃描任務的掃描編號。掃描任務必須處於「已掃描」狀態：
您將進入發票或折讓單建立畫面，該畫面會在原始 PDF 旁顯示由 AI 掃描器擷取並預填的資料。
若您需要，可以在此檢視並修改大部分擷取的資料（例如參考編號、帳戶代碼、明細行項目與單價）。
確認資料無誤後，請點選 [建立發票] 或 [建立折讓單]：
設定：手動處理 vs 自動處理
依據貴組織套用的設定，當您點選 [建立發票] 或 [建立折讓單] 時，產生的文件可根據您的旗標設定與門檻自動處理，使其初始狀態顯示為「待核准」或「已核對」。若貴組織停用了此設定，發票或折讓單的初始狀態將顯示為「開啟」。
刪除掃描任務
在掃描任務頁面中點選 [更多] 選單下的 [刪除]，即可刪除掃描任務：
您將有機會提供刪除原因，具備適當權限的其他使用者將能檢視該原因。
除「已完成」狀態外，處於任何狀態的掃描任務均可被刪除。