發票
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發票
發票是供應商發送給採購方的文件，說明供應商已交付給採購方並希望收取款項的產品與數量。
發票包含交付給採購方的貨物詳細資料——例如每項產品的單價乘以交付的產品數量，並包含供應商預期收取的稅額與總額。
發票還可能包含有關供應商的資訊（例如聯絡方式、ABN、付款條件、銀行帳戶詳細資料），使採購方能安心且順利地向供應商付款。
管理發票
作為端到端的採購到付款（Procure-to-Pay）系統，發票是 PurchasePlus 非常重要的一部分，我們的軟體中有許多功能可協助採購方管理供應商發票上的支出。
實質上，我們的發票管理功能有助於驗證供應商向貴機構開具的發票內容是否：(a) 符合您訂購的項目，(b) 實際上已交付，以及 (c) 已由貴機構所有必要的審核人員核准付款。
無紙化發票
PurchasePlus 提供的一項特別強大的功能是我們的無紙化發票模組，這是 PurchasePlus 系統中的選配功能。
使用無紙化發票模組的機構會獲配一個無紙化發票電子郵件地址，其功用如下：
- 貴機構的使用者（即內部員工）可將供應商的 PDF 發票寄至該地址，系統將自動掃描並在 PurchasePlus 中建立新的可用發票。
- 可分享給供應商，以便供應商直接將發票寄至該電子郵件地址，隨後便會自動在您的 PurchasePlus 帳戶中建立發票。
無紙化發票結合光學字元辨識（OCR）掃描、人工智慧（AI）、機器學習（ML）以及我們獨特的人機協同（Human-In-The-Loop）服務，用以：
- 數位化「讀取」您或您的供應商發送至無紙化發票電子郵件地址的 PDF 發票，
- 在 PurchasePlus 中自動建立發票，
- 嘗試將發票與採購訂單進行「比對」，並且
- 逐項處理品項，以遵循貴機構設定的任何發票標記門檻。
寄送至無紙化發票電子郵件地址的郵件（包括其 PDF 附件）均可在側邊導覽列的 [無紙化電子郵件] 區域中檢視與管理：
進一步了解無紙化電子郵件。
建立發票
擁有「管理發票與折讓單」權限的使用者，可以在 PurchasePlus 中手動建立發票，只需按一下側邊導覽選單中的 [發票] → [新增發票] 選項即可。
如需詳細資訊，請閱讀我們的建立新發票相關文章。
發票狀態
發票可能處於以下多種狀態之一：
- 開啟：處於「開啟」狀態的發票已經建立，但尚未進行核對。根據貴機構的設定偏好，開啟狀態的發票可能需要與採購訂單比對，或針對比對成功的採購訂單建立收貨單。您可以繼續編輯開啟的發票以解決任何觸發的標記。若發票上觸發了標記，您可以將其標記為「待核准」，系統將會通知相應的核准人員。如果發票上沒有觸發任何標記，您可以將其標記為「已核對」。開啟狀態的發票也可以被暫留或取消。
- 待核准：處於「待核准」狀態的發票觸發了一個或多個發票標記，現在需要貴機構的一位或多位核准人員進行核准。核准通過後，發票將推進至「已核對」狀態。
- 已核對：處於「已核對」狀態的發票已通過貴機構要求的所有檢查，現在適合匯出至貴機構的外部會計平台。發票在已核對狀態下無法進行變更。若要進行修改，您可以重新開啟發票。
- 請注意：擁有「可超級核准發票與折讓單」權限的使用者能夠更新已核對發票上的特定欄位。深入了解。
- 暫留：處於「暫留」狀態的發票已由貴機構的使用者暫擱，因為可能需要進一步考慮或討論。在暫留狀態下無法對發票進行變更。如有需要，您可以重新開啟發票以繼續對其進行修改。
- 已取消：處於「已取消」狀態的發票已由使用者取消，貴機構將不再使用。您無法對已取消狀態的發票進行修改。若您希望恢復該發票並對其進行修改，可以重新開啟發票。
- 準備匯出：準備匯出的發票現在會顯示在您的 [發票] → [匯出中心] 中，以便納入即將產生的匯出檔案。發票成功匯出至貴機構的外部會計平台後，發票狀態將更新為「已匯出」。發票在準備匯出狀態下無法進行變更。如有需要，您可以將發票還原為已核對狀態，然後重新開啟發票以進行變更。
- 請注意：此狀態僅適用於 B 類機構。
- 匯出中：處於「匯出中」狀態的發票目前正在匯出至貴機構的外部會計平台。此程序通常需要幾分鐘。匯出成功後，發票狀態將更新為「已匯出」。發票在匯出中狀態下無法進行變更。如有需要，您可以將發票還原為已核對狀態以重新匯出，或重新開啟發票以進行修改。
- 請注意：此狀態僅適用於 A 類機構。
- 已匯出：處於「已匯出」狀態的發票已納入一個或多個匯出檔案中，並已成功匯出至貴機構的外部會計平台。發票在已匯出狀態下無法進行變更。如有需要，您可以將發票還原為已核對狀態，然後重新開啟發票以進行修改。
比對採購訂單與收貨單
當供應商向採購方發送發票時，在核准付款之前確保發票已核對是一項優良做法。
PurchasePlus 提供兩種方式協助採購方核對發票，具體取決於其財務部門的工作模式：
- 透過將採購訂單與發票進行比對，以確保供應商向採購方開具的發票金額與品項確實與採購方訂購的內容一致。這有時稱為「雙向應付帳款比對（2-Way AP Matching）」。
- 透過將採購訂單以及其收貨單與發票進行比對，以確保供應商向採購方開具的發票內容確實與採購方訂購以及收到的貨物一致。這有時稱為「三向應付帳款比對（3-Way AP Matching）」：
連結發票品項與採購訂單品項
根據貴機構在 PurchasePlus 中的設定，當發票與採購訂單比對時，系統會將發票上的所有品項與採購訂單上的所有品項進行比對；當兩個品項相同時，它們將會互相連結。如需更多資訊，請閱讀連結或取消連結發票品項與採購訂單品項。
發票標記與門檻
當採購訂單與發票完成比對後，PurchasePlus 會將發票品項的詳細資料與已連結的採購訂單品項詳細資料進行比對，協助您判斷是否存在任何值得關注的差異。若存在差異，系統將會觸發發票標記，這將會阻止發票自動核對（及匯出），直到該標記解決為止。
某些標記可以透過設定發票標記門檻來進行微調控制，門檻可精確告知系統採購訂單與發票之間多大程度的差異是貴機構可接受的，以及在哪些情況下您希望觸發標記。
發票管理進階模式
PurchasePlus 的進階使用者可以使用發票「進階模式」，為發票、品項或子品項新增重要詳細資訊，以供會計與匯出之用。如需詳細資訊，請閱讀我們的使用進階模式更新發票品項相關文章。
寬螢幕上的快速檢視面板
在大螢幕上使用 PurchasePlus 的進階使用者還可以利用發票右側顯示的「發票快速檢視面板」：
發票快速檢視面板可設定為顯示：
- 貴機構其他使用者留下的任何發票備註，或者供應商本身若使用 PurchasePlus 所留下的備註，
- 相關文件的連結——例如與發票比對的採購訂單，或與該採購訂單相關的任何收貨單，
- 發票上尚未解決的標記（如有），以及
- 關於此發票所處核准工作流程的資訊。
您可以使用快速檢視面板右上角的 [管理] 按鈕，來設定面板要顯示的內容。
如果您的螢幕不夠大，無法容納螢幕上的所有其他內容，則不會顯示快速檢視面板。
核准發票
如果發票未能自動通過系統執行的所有檢查（即觸發了一個或多個發票標記），則發票必須由一位或多位使用者核准，然後才能推進至「已核對」狀態並匯出至您的會計系統。
可以核准發票的使用者定義在發票核准工作流程中，該流程由貴機構的管理員與 PurchasePlus 平台專家共同設定。如需詳細資訊，請閱讀我們的核准發票相關文章。
匯出發票
根據您的機構類型，可以透過兩種方式之一將發票從 PurchasePlus 匯出至您的會計系統。
A 類與 B 類機構
- A 類機構手動個別匯出發票（與折讓單）。在發票推進至「已核對」狀態後的任何時間點都可以執行此操作。
- B 類機構首先將發票（或折讓單）標記為準備匯出，然後建立並發送批次匯出檔案，該檔案包含自上次匯出以來所有標記為準備匯出的發票和折讓單。
AP 系統目的地與匯出格式
A 類和 B 類機構的匯出檔案確切電子傳送目的地與格式會在 PurchasePlus 系統實施期間進行設定，但如有需要，也可以在實施後與 PurchasePlus 團隊密切協商進行修改。如需詳細資訊，請聯絡我們親切的客戶成功團隊。