收貨

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• 什麼是收貨入庫？
• 進階：收貨入庫是如何運作的？ 
  • 概念 1：採購方擁有的產品
  • 概念 2：「接收為」庫存品項
  • 概念 3：主產品
    • 深入探討：主產品與替代產品如何加速收貨入庫
• 指南：如何收貨入庫
• 將庫存退回給供應商

收貨入庫

當您收到與採購訂單相關的貨物時，可以使用 PurchasePlus 來「接收」貨物（即以數位方式記錄收到的品項和數量），以便您確認採購訂單何時履行完畢，並能放心支付供應商的發票。這項功能幾乎是所有 PurchasePlus 設定中的標準配置。

使用我們選配之庫存模組的使用者還可以更進一步，選擇「收貨入庫」，這意味著指定庫存位置中的庫存品項數量會自動更新，且新收到的貨物可立即在報表中查看、用於調撥、在盤點中清點，或在從庫存位置請購中重新訂購。

運作方式

為了將 PurchasePlus 去中心化、注重效率的採購市集，與庫存管理員所需的精細庫存控制協調一致，我們在平台中引入了三個重要概念：

1. 庫存品項資格
2. 「接收為」
3. 「主產品」與產品配對

我們建議每位庫存使用者在進行收貨入庫之前，先了解這三項原則。

概念 1：庫存品項資格

當您成功收貨入庫時，結果將是在指定的庫存位置增加（即數量上升）您的庫存品項：

在 PurchasePlus 中，庫存品項必須符合：

1. 由您的機構「擁有」的產品——即它們是「採購方擁有」的產品。
2. 銷售包裝為「單件 1 入 (Each of 1)」的產品。

關於上述第 1 點，這意味著您不能將供應商擁有的產品保留為庫存品項。這是為了避免發生供應商可能更新其擁有的產品，導致名稱、銷售包裝或計量單位變更，進而使您的庫存存貨水準和估值在您無法控制的情況下受到影響。 

這項限制意味著系統開箱即可對您的庫存進行精細且嚴格的控制，但採購方在初始設定時，建立與管理庫存品項可能會需要一些時間。話雖如此，流程本身很簡單，我們的團隊隨時樂意提供協助。 

概念 2：「接收為」

當您進行收貨入庫時，收到的貨物與您作為庫存保存的庫存品項非常接近但並非完全相同，這是很常見的情況。 

舉個簡單的例子：您可能會選擇保留一個通用的「番茄 (Tomato)」庫存品項。當您向供應商訂購番茄時，他們可能會發送給您：

• 羅馬番茄 (Roma Tomato)
• 牛番茄 (Beefsteak Tomato)
• 名人番茄 (Celebrity Tomato)

...您都可以將這些品項接收為您的「番茄」庫存品項以增加其庫存水準。在收貨過程中，您可以完全自主決定將哪些品項接收為您的庫存品項；甚至可以將不相關的品項（例如「汽水罐」）接收為您的庫存品項（例如「番茄」）並增加其數量。

提示：將您的庫存品項設定得較為通用，以支援收貨過程中的靈活性與速度。

不過請放心——您不必在收貨過程中手動選擇正確的「接收為」庫存品項。PurchasePlus 會智慧建議並預先填入與供應商交付品項高度相符的庫存品項，以加快您的工作流程。

請在下一節中深入了解此配對策略。

概念 3：主產品與產品配對

PurchasePlus 的資料庫中包含數百萬種採購方與供應商擁有的產品。此外，我們內部還整理維護了一份豐富的我們「擁有」的「主產品」清單。您有時會看到擁有者名稱為「Marketboomer」的產品——這就是 PurchasePlus 背後的公司！

由採購方擁有的產品（例如庫存品項）或供應商擁有的產品，可由我們的專業團隊「配對」至我們的主產品之一：

這讓採購方能夠：

• 取得多個供應商銷售同一品項的即時價格比較（例如在建立請購單時），
• 建立有效的採購清單，便於其機構內的使用者使用，以及
• 加快收貨入庫的流程。

深入探討：主產品與替代產品如何加速收貨入庫

收貨入庫涉及一項複雜的「指派」工作： 

1. 您希望在庫存中增加數量的庫存品項，對應至
2. 供應商寄給您的實際獨特產品。

PurchasePlus 促進此指派且無需使用者手動為採購訂單上的每個產品逐一指派庫存品項的方式，是透過主配對產品 (Master-Matched Products) 和替代產品 (Substitute Products)。  

• 主產品：如果您的庫存品項已由我們的團隊配對至主產品，且您的供應商對該主產品有報價，那麼當您訂購主產品時（例如在採購清單請購單中），當您將該批貨物收貨入庫時，系統會自動選取您已配對的庫存品項。
• 替代產品：如上文所述，庫存品項的銷售包裝必須為「單件 1 入 (Each of 1)」。然而，您的供應商產品可能是以一箱 24 入的形式銷售。這些在我們的系統中被視為不同的產品，但可以透過建立替代產品關聯將它們「連結」起來以進行收貨入庫。 

如果您正在將貨物收貨入庫，而供應商的產品與您的庫存品項之間既沒有主配對，也沒有建立替代產品關聯，PurchasePlus 將盡力建議一些其他相符項目（基於產品相似度等多項因素），但建議您仔細檢查這些配對，甚至可以手動選擇庫存品項（或自行建立全新的庫存品項）。您第一次這樣做時，我們的系統將自動建立替代產品關聯，並在未來的收貨入庫工作中記住它！

收貨入庫指南

收貨入庫始於建立新的收貨單。在 PurchasePlus 中，收貨單必須依據採購訂單建立；無法脫離採購訂單關聯獨立建立收貨單。 

若要建立新的收貨單：

步驟 1：從側邊導覽列前往 [採購訂單] → [檢視全部]。在 GR Note 欄位中點擊 [貨車] 圖示，以針對該採購訂單建立收貨單：

步驟 2：選取 [收貨入庫]：

...並填寫出現的欄位：

• 「目的地庫存位置」是庫存品項將增加數量的庫存位置。
• 「接收所有未結品項」表示收貨單上的每個品項都將預先填入尚未收到的未結數量。在完成收貨單之前，您可能仍希望手動檢查每個品項。
• 「實際日期」是指實際收到貨物的日期，因為這通常可能與建立收貨單的日期不同。

填寫完這三個欄位後，點擊 [建立收貨單]。

步驟 3：生成的頁面為草稿收貨單。我們建議仔細檢查收貨單上的每個品項明細，確保您接收的品項數量正確無誤，且每個品項「接收為」的庫存品項也正確：

如果您在上述步驟 2 中勾選了「接收所有未結品項」，若發生超額送達或短少交貨的情況，您可能需要修改「待收品項數量」。

如果您需要選取與 PurchasePlus 自動選取不同的庫存品項，請先點擊該明細行上的 [進階選項] 按鈕（見下圖）。注意：如果這是您第一次接收此庫存品項，您需要先建立新庫存品項。

接著，點擊垃圾桶圖示以清除選取：

最後，系統將提示您從建議品項清單中選擇，或搜尋特定庫存品項：

點擊 [套用變更]。 

步驟 4：點擊 [標記為已接收] 以完成收貨單。指定的庫存品項將透過入庫調撥，在目標庫存位置按收貨數量增加。  

請注意：當庫存位置有進行中的盤點時，入庫調撥不會自動完成。相反地，使用者必須找到該筆入庫調撥，並在準備就緒時手動點擊 [標記為完成]。 

盤點完成後，入庫驗收將再次自動進行。

將庫存退回給供應商

庫存收貨入庫後，其庫存水準只能透過調撥進行調整。

如果需要將庫存退回給供應商，請依照以下步驟操作。

首先，建立一筆新調撥，類型選擇「庫存調整 (Stock Adjustment)」，將來源位置設為最初接收庫存的庫存位置，並將目的地位置設為庫存要退回的供應商：

接著，搜尋要退回給供應商的庫存品項。指定要退回的數量，然後對每個要退回的庫存品項重複此操作。您可以使用 [[隱藏數量為零的品項]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) 篩選條件，讓檢查調撥更加容易。

將所有庫存品項和數量新增至調撥後，您可以提交調撥以供審批，或 [標記為完成]（取決於您的使用者權限）：

當調撥標記為完成後，PurchasePlus 中的庫存水準將會正確調整。但是，與供應商和貨運物流（如有需要）的溝通將需要在平台外進行。