概觀

審批工作流程

從發票和折讓單匯入我們系統的那一刻起，PurchasePlus 會持續分析處於「開啟」和「等待核准」狀態的每份文件，並根據每個組織的旗標設定，在文件上提出表頭或品項層級的旗標。這些旗標表示該文件存在問題（例如，已配對採購單上的訂購數量與發票開立數量不符），需要由指定的人員進行審核。

具體由誰來審核可能會有所不同，取決於接收發票或折讓單的組織單位、文件金額，或兩者皆是。甚至可能需要組織內的多位人員進行審核。定義由誰來核准發票或折讓單，以及啟用審核人所需的自動通知和任務的邏輯，皆由審批工作流程所定義。（請注意：現在這也適用於庫存轉移和請購單）

文件一旦獲得最終核准，將會自動進入已對帳狀態，並能夠匯出至您的外部應付帳款系統。

審批工作流程包含層級、指派，並在符合資格的發票或折讓單被編碼歸屬於已指派的組織/單位時執行。繼續閱讀以了解更多資訊。

對於請購單和庫存轉移，一旦達到最終核准： 請購單將會完成並產生採購單。 庫存轉移將會標記為完成。 

工作流程層級

工作流程設有層級，用來控制哪些使用者可以核准最高達指定金額的發票或折讓單。

工作流程層級皆有一個名稱（例如「層級 1」或「廚房助手」），且每個層級包含三個相異的組成要素：層級順序、層級最高金額以及層級核准人。

這也適用於請購單工作流程和庫存轉移：

庫存轉移

請購單

工作流程層級順序

進入工作流程的發票或折讓單將需要按照定義的層級順序進行核准。也就是說，文件必須先由層級順序 1 核准，才能由層級順序 2 核准，依此類推，直到獲得最終核准。請參閱章節：工作流程層級最高金額以取得有關最終核准的更多資訊。

一個工作流程最多可包含 10 個層級。

工作流程層級最高金額

層級的最高金額非常重要，因為它指明了哪些層級可以對發票、折讓單提供最終核准，而哪些層級不能。 

如果文件金額小於或等於層級最高金額，該層級將授予最終核准。如果文件金額大於層級最高金額，該層級將不會授予最終核准，文件將繼續進入下一個層級。

例如，如果層級 1 的最高金額為 $500，而金額為 $501 的發票進入工作流程，則層級 1 的核准人將無法為該發票提供最終核准——最終核准必須由最高金額大於 $500 的層級中的某人提供。但是，如果發票金額為 $499，則層級 1 的核准人就可以為該發票提供最終核准，無需由更高層級的使用者核准。

注意 - 沒有「無上限」的層級金額。最後一個工作流程層級的最高金額應設定為您可能收到的最合理的最高發票或折讓單金額。

在工作流程[設定]分頁中，若最高金額低於文件總金額的層級應被略過，請開啟[超過最高金額時略過核准]。標記為一律需要的層級絕不會被略過。最終層級可保持為不適用。

注意 - 標記為「一律需要」的層級在文件超過最高金額時仍必須核准。如果該層級的最高金額低於文件總額，則該核准為部分核准，文件將繼續進入下一個適用的層級。

工作流程核准人

工作流程層級可以有一位或多位核准人：

當發票或折讓單進入該層級並需要審批時，屬於該層級的核准人將收到電子郵件通知。該層級中的任何使用者都可以核准文件，且該層級的核准將由該層級中第一位核准的使用者視為「已授予」。 

工作流程指派

發票或折讓單審批工作流程會指派給一個或多個組織或組織單位。任何報銷（編碼）至某個組織或組織單位的文件，都將被放入該組織所指派的工作流程中。 

擁有「管理組織」權限的使用者可以在 [系統設定] → [組織設定] 頁面上將工作流程指派給其組織。

一個工作流程可以指派給多個組織（部門），但一個組織只能指派一個工作流程。 

對於庫存轉移審批工作流程，唯一的差別在於您是將其指派給庫存地點本身：

組織層級結構注意事項

工作流程不會從上層組織「繼承」。如果您希望某個組織單位與其上層組織之一具有相同的發票審批工作流程，則必須在組織層級結構中的上層和下層同時套用該流程。

工作流程執行

當符合資格的發票或折讓單被編碼至已指派工作流程的組織時，工作流程就會「執行」。 

工作流程內有一個 [執行紀錄] 分頁，列出了特定工作流程被啟用的所有次數，並詳細說明所涉及的文件：

若要查看關於特定工作流程執行及其所有執行事件的詳細資訊面板（即稽核日誌），請按一下 [資訊] 欄位中的按鈕。

在活動中執行的任何時候取消、暫存或刪除發票或折讓單，都會取消該工作流程的執行。

對於請購單，您將看到請購單的數量，庫存轉移亦同：

請購單

庫存轉移

誰可以管理工作流程

使用者必須啟用了「可管理審批工作流程」權限，才能建立或管理審批工作流程。

擁有此權限的使用者將能夠管理其所屬任何組織中的工作流程。

若要將工作流程指派給組織，使用者必須擁有「管理組織」權限。

建立審批工作流程

擁有「可管理審批工作流程」權限的使用者可以依照以下步驟建立新的發票或折讓單（也適用於請購單和庫存轉移）審批工作流程。建立後，工作流程無法刪除。

步驟 1. 在側邊導覽列中前往 [系統設定] → [審批工作流程]，然後按一下 [建立新審批工作流程] 按鈕：

步驟 2. 選擇所需的工作流程類型，然後為工作流程命名並填寫說明，再按一下 [建立工作流程]：

步驟 3. 您將進入新建立的工作流程，該流程有一個預設層級。如果您想要變更層級的名稱或最高金額，可以按一下 [更多] 選單中的 [更新層級] 來編輯預設層級：

步驟 4. 按一下 [建立新層級] 依需求新增更多層級。強烈建議各層級應根據層級的最高金額按遞增順序排序。您可以透過在 [更多] 選單中選取相關選項來編輯層級和層級順序：

步驟 5. 按一下 [核准人] 欄位中的按鈕，為每個層級新增核准人。您只能新增符合以下條件的核准人：(a) 是現有的 PurchasePlus 使用者，且 (b) 是您正在建立工作流程的組織的成員：

步驟 6. 工作流程一旦指派給一個或多個組織或組織單位，即會變為「啟用」狀態。 

更新審批工作流程

您可以前往 [設定] 分頁更新工作流程的名稱和說明：

更新工作流程層級

按一下工作流程層級上的 [更多] 選單，您將看到更新工作流程層級的選項清單：

• [上移層級] 和 [下移層級] 可用於修改工作流程中層級的順序。
• [更新層級] 可用於變更層級的名稱或最高金額，並將層級標記為一律需要。
• [刪除層級] 將從工作流程中完全移除該層級。

如果工作流程中哪怕只有一張發票處於「等待核准」狀態，該工作流程的層級就無法更新或刪除。發票需要先被暫存，或者完成核准流程，然後才能更新層級。但是，您可以隨時向層級新增核准人（使用者）。（請購單、折讓單和庫存轉移亦同）

新增或移除核准人

若要管理工作流程層級中的核准人，請先按一下 [核准人] 欄位中的按鈕：

若要新增核准人，請按一下 [新增核准人] 按鈕並搜尋相關使用者。您只能新增符合以下條件的核准人：(a) 是現有的 PurchasePlus 使用者，且 (b) 是您正在建立工作流程的組織的成員。

若要移除核准人，請按一下 [更多] 選單中的 [移除]：

更新工作流程的指派

在 PurchasePlus 中有兩個地方可以指派工作流程：

1. 工作流程的 [指派] 分頁：

在 [新增指派] 上，選取 [帳戶（全組織）] 分頁以勾選多個帳戶代碼，並在一次儲存中完成工作流程指派。已指派的帳戶會被勾選、停用，並顯示已指派標籤。

1. [系統設定] → [組織設定] 頁面：請注意： 使用者必須擁有「管理組織」權限，才能將審批工作流程指派給組織或組織單位。

如果根據工作流程哪怕只有一張發票處於「等待核准」狀態，工作流程就無法從組織中取消指派。發票必須先被暫存或先完成審批流程。（請購單、折讓單和庫存轉移亦同）

刪除工作流程

工作流程必須由 PurchasePlus 配置團隊成員刪除。請與我們聯絡以安排從組織單位中刪除工作流程

核准或拒絕

使用者有權限核准或拒絕已被編碼至某個組織單位的發票或折讓單，前提是 (a) 該單位已指派工作流程，且 (b) 該使用者為其工作流程層級之一的核准人。

核准人可以從 [發票或折讓單] → [等待我的核准] 頁面核准或拒絕文件。請注意，工作流程第二個（及後續）層級的核准人，只有在文件獲得較早層級的核准後，才會在此清單中看到發票或折讓單：

此外，核准人可以按一下進入發票或折讓單，並使用文件表頭中的 [核准] 或 [拒絕] 按鈕：

發票或折讓單獲得核准時會發生什麼事？

• 如果發票或折讓單的金額大於核准人的層級最高金額，文件將進入下一個審批層級。下一個審批層級的使用者將會收到電子郵件通知。
• 如果文件的金額小於核准人的層級最高金額，工作流程會將此視為「最終核准」，發票或折讓單會自動移至已對帳狀態。它可以匯出至您的外部應付帳款系統進行付款。（請購單和庫存轉移亦同）

發票或折讓單被拒絕時會發生什麼事？

• 系統會提示核准人填寫備註，且文件會自動轉換為已取消狀態。（請購單和庫存轉移亦同）

新版與舊版比較

對於 PurchasePlus 的長期使用者，您可能熟悉我們舊版平台中工作流程的運作方式。以下是「新版」審批工作流程與舊版工作流程的差異：

• 與舊版發票核准人不同，新版工作流程核准人（及審批順序）由層級定義，而不是由營運或財務核准人角色隨時核准發票。
• [新版]審批工作流程需要針對採購者組織以及各個組織單位分別啟用。
• 與舊版審批工作流程不同，新版無法套用「無上限」層級，最後一個層級應具有需要核准的最高金額。
• 在新版工作流程中，使用者可以查看工作流程在相關發票和折讓單上的執行紀錄。在執行紀錄中，使用者可以查看執行事件——為工作流程中的發票或折讓單提供有效的稽核日誌。

最後，需要特別注意的是，「新版」審批工作流程與舊版審批工作流程是互斥的。組織一旦啟用新版審批工作流程，該組織的使用者將無法再根據舊版營運和財務審批工作流程核准發票或折讓單。

疑難排解

• 我剛剛為我的組織啟用了新版工作流程，但我的（等待核准）發票都沒有進入相關的工作流程。

在啟用新版工作流程時處於「等待核准」狀態的發票和折讓單，需要重新開啟然後再次標記為「等待核准」，相關的審批工作流程才會生效。（請購單和庫存轉移亦同）

• 如果在工作流程執行期間，發票或折讓單被編碼歸屬於不同的組織單位會怎麼樣？

工作流程執行狀態會更新為「已取消」，且文件會進入新的工作流程執行。（請購單和庫存轉移亦同）

• 如果發票或折讓單處於工作流程執行中，且所有旗標都解決了會怎麼樣？

執行將被取消，文件會自動更新為已對帳。（請購單和庫存轉移亦同）

• 如果找不到發票或折讓單所編碼歸屬的組織單位的審批工作流程會怎麼樣？

文件將維持在等待核准狀態。（請購單和庫存轉移亦同）

• **如果組織啟用了審批工作流程，但沒有將任何核准人新增至任何工作流程層級會怎麼樣？

發票或折讓單將停留在審批工作流程中，直到將核准人新增至相關層級為止。（請購單和庫存轉移亦同）**

• 我想要複製舊版的「營運和財務審批工作流程」。該怎麼做？

您可以建立兩個最高金額各為 $0 的工作流程層級，並將營運核准人新增至其中一個層級，將財務核准人新增至另一個層級。（請購單和庫存轉移亦同）

• 雖然我有正確的權限，但系統阻止我編輯工作流程。 

如果工作流程中有任何活動中的執行，我們的系統會阻止編輯工作流程。請先核准或拒絕活動執行中的發票，然後您就能夠編輯工作流程。（請購單和庫存轉移亦同）

• 我收到了兩封「等待我的核准發票」電子郵件。

您必須從舊版發票審批工作流程中將自己作為核准人移除。

• 如果我是最高金額高於發票或折讓單金額的工作流程層級成員，我可以「略過」審批層級嗎？

不行，文件仍需要按照為工作流程設定的層級順序，由指定的使用者進行審批。例如，如果發票金額為 $1000，層級 1 最高可核准 $500，層級 2 最高可核准 $2000，層級 2 的成員仍必須等待層級 1 的核准，然後才能為等待核准的發票提供最終核准。 但是，「可超級核准發票和折讓單」權限允許具權限的使用者強制將任何「等待核准」的發票或折讓單轉換為「已對帳」狀態，無論其目前是否處於審批工作流程中。因此，此權限是授權人員「略過」工作流程審批層級的有效途徑。（請購單和庫存轉移亦同）