財務團隊
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核准請購單
在產生任何採購訂單之前，請購單需要由指定的核准人核准。如果您是核准人，您將會在 [請購單] → [等待我核准] 區塊中看到一個紅色數字。
您可以批次或個別核准請購單。您也可以拒絕請購單。
請記住
作為核准人，您可以在請購單核准前審查並修改其詳細資料，包括：
- 產品、價格和數量
- 產品品項及整張請購單上的部門和會計科目代碼。
- 給供應商的訂單指示
依狀態審查發票
發票可能會處於數種狀態之一。這些狀態應定期進行審查。
如果發票不符合您的臨界值和發票標記設定，系統將根據您的發票核准工作流程標記待審查。您可以在 [發票] → [等待我核准] 中檢視這些發票。
最佳做法是將發票與採購訂單進行比對（若適用）。比對至現有採購訂單，或者如果適當且尚無採購訂單，可建立事後追溯請購單。您可以在此處找到審查已標記發票與折讓單的最佳做法。
請記住
- ### 每張發票都需要設定部門和會計科目代碼。
- 發票可能需要分攤至多個部門和會計科目代碼，這可以在 進階檢視 模式中完成。
- 某些發票永遠不會有採購訂單或收貨單（例如：能源帳單）。
- 如果您要建立事後追溯請購單以比對發票，請務必取消勾選 [傳送給供應商]。
核准已標記的發票與折讓單
一旦確認發票或折讓單的任何問題均已解決，您就可以核准該文件。
請記住
- 如果您對開立發票的單價或品項數量有疑問，請聯絡您的供應商索取新發票。
- 發票號碼必須具備唯一性，否則將會被系統拒絕。
- 如果發票永遠不會付款，可以將其取消。
匯出已對帳的發票與折讓單
根據您的應付帳款設定，將發票和折讓單傳送至應付帳款系統進行付款的方法會略有不同。您可以點擊 PurchasePlus 右上角的 [機構名稱] → [關於] → [機構詳細資訊] → [AP 系統類型]，以查看您的機構使用哪種類型。
類型 A - 個別匯出
使用此方法，已對帳的發票和折讓單將個別匯出，且包含單一發票或折讓單的匯出檔案會自動建立並傳送至您的 AP 系統。
在 [發票] → [已對帳發票] 區塊中，開啟您想要匯出的發票，然後點擊 [匯出]。
匯出程序順利完成後，發票狀態將自動更新為已匯出。該發票也應該已經送達您的外部會計系統。此匯出工作的記錄可在 [發票] → [匯出中心] 中查看。
類型 B - 批次匯出檔案
在 [發票] → [已對帳發票] 區塊中，開啟您想要匯出的發票，然後點擊 [標記為準備匯出]。
當您準備好建立要匯入 AP 系統的批次檔案時，請前往 [發票] → [匯出中心] 並使用 [建立新匯出檔案] 來建立新的批次檔案。您將能夠為想要批次處理的「準備匯出」發票和/或折讓單設定參數。
批次檔案完成處理後，您可以從 [匯出中心] 下載該檔案，以匯入至您的 AP 系統。
請記住
- 類型 B - 根據您建立批次檔案時使用的設定，您可能仍需要使用 [更多] → [標記為已匯出] 來確認已成功匯入至您的 AP 系統。