概覽

「預算」是一個選用模組，可讓機構根據其年／月及費用帳戶需求，更好地管理並監控其對供應商的支出。

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• 簡介 \- 什麼是預算？
• 檢視預算
  • 檢視單一預算
• 建立預算
• 請購單上的預算
  • 審批時
  • 寬螢幕上的快捷面板

什麼是預算？

PurchasePlus 中的「預算」是由獲授權的使用者所設定的支出限額，在特定期間內套用於其業務的某個領域。

預算由以下各項組成：

1. 預算適用的年份與月份，
2. 預算適用的機構單位（部門）及帳戶代碼，以及 
3. 適用於該預算的預算金額（未稅）。

當採購員提出請購單時，若同時符合以下兩項條件，系統便會扣抵該「預算金額」：

• 請購單的交貨日期落在預算的年／月份內，且
• 該請購單的費用計入該預算的機構單位及帳戶代碼。

PurchasePlus 中的預算不會阻止使用者建立或提交請購單（即使該請購單將導致相關預算超支），但在請購單轉化為採購訂單之前，該請購單的所有審批人員都會收到通知，獲悉該請購單將會超出預算。

檢視預算

已啟用的機構可以透過點擊側邊導覽列中的 [預算] → [檢視全部]，在表格中檢視其預算：

在此檢視畫面中，您可以：

1. 使用搜尋與進階搜尋篩選器尋找特定預算，
2. 使用 [管理欄位] 功能編輯表格中顯示的欄位，
3. 建立新預算（詳見下方說明），以及
4. 點擊表格中的預算以檢視其詳細資訊。

檢視單一預算

從表格檢視中點擊某一預算後，系統會向您顯示兩個頁面，協助您了解該預算的（即時）情況：使用情況頁面與請購單頁面。

使用情況頁面會將已審批與待審批請購單的金額與相關預算金額進行圖形化比對：

• 已審批（或「預算」）支出是由所有交貨日期落在預算月份與年份內，且費用計入該預算機構單位及帳戶代碼的已審批與已結案請購單未稅總額所組成。
• 待審批是由所有交貨日期落在預算月份與年份內，且費用計入該預算機構單位及帳戶代碼的待審批請購單未稅總額所組成。

此外，使用者可以快速檢視該預算的剩餘預算、剩餘天數、目前狀態以及預測狀態： 

預測狀態是一項簡易計算，用於指出「預算已支出」加上「待審批請購單」是否會超出預算上限。

最後，使用者可以點擊預算上的 [請購單] 標籤頁，檢視所有正在消耗該預算的請購單：

建立預算

擁有「管理預算」權限的使用者可以從側邊導覽列點擊 [新增預算]，或是從 [預算] → [檢視全部] 頁面頂端進行點擊，以建立新預算：

使用者將會被帶到新頁面，並必須提供以下數值：

• 預算適用的年份與月份。也就是說，任何交貨日期落在此年／月組合內的已審批請購單都將消耗此預算。
• 機構單位與帳戶代碼。除了年／月組合外，凡是費用計入此機構單位與帳戶代碼組合的已審批請購單，都將消耗此預算。
• 預算金額（未稅）。這是預算的「上限」，一旦超出即視為「超支」。

填寫這些數值後，點擊頁面底部的 [建立預算]。系統會立即將該預算套用於符合該預算所配置之年／月及機構單位／帳戶代碼組合的任何已審批（及待審批）請購單。

請購單上的預算

審批時

請購單審批人員可以查看已提交的請購單是否會超出其預算：

點擊 [檢視預算]，審批人員即可快速了解預算狀態，並視需要透過連結進入該預算以獲取更多資訊：

寬螢幕上的快捷面板

在大型螢幕上使用 PurchasePlus 的進階使用者，還可以受惠於顯示在請購單右側的快速檢視面板：

請購單快速檢視面板可設定顯示：

• 貴機構中其他使用者在該請購單上留下的任何備註，
• 關聯文件的連結——例如該請購單獲得審批時所產生的採購訂單，以及 
• 有關此請購單將消耗之預算的資訊——特別是已審批和待審批的支出金額。

您可以點擊快速檢視面板右上角的 [管理] 按鈕，來設定面板要顯示的內容。

如果您的螢幕寬度不足以容納畫面上的其他所有元素，則不會顯示快速檢視面板。