概觀
概觀
跳轉至：
概觀
採購清單是將整個機構的採購決策標準化與自動化的強大方式，確保採購人員能夠以合適的價格向合適的供應商購買合適的產品。
採購清單是一種彙整採購人員感興趣的預定義產品「購物清單」的方式。採購清單會顯示來自所有供應商目錄中針對這些產品的所有可用報價。
當擁有「建立採購清單請購單」權限的使用者建立採購清單請購單時，採購清單的價值便會成倍增加。
系統會引導使用者將預定義的產品新增至請購單，並鼓勵使用者從提供該產品的供應商中選擇最低報價。
使用者提交請購單並經指定的核准人核准後，請購單將拆分為多筆採購訂單，並發送給在請購單中指定的供應商。
建立新採購清單
擁有「管理採購清單」權限的採購使用者可以透過側邊導覽列中的 [採購清單] → [新採購清單] 建立新的採購清單，並開始將產品新增至採購清單中。
欲了解更多資訊，請閱讀我們關於建立新採購清單的文章。
匯入與匯出採購清單
擁有「管理採購清單」權限的採購使用者可以在 [採購清單] → [匯入] 分頁中，透過上傳 CSV 將產品填入採購清單。CSV 的格式正確非常重要；您可以使用 [匯出] 功能輸出格式正確的 CSV 以供匯入使用。
匯入與匯出採購清單會以分頁形式出現在採購清單的頂端欄位中：
管理產品
擁有「將項目新增至採購清單」權限的採購使用者可以從現有的採購清單中新增和移除產品。
將產品新增至採購清單時（尤其是預計用於為已註冊供應商建立請購單的產品），強烈建議盡可能從供應商管理目錄中選擇項目（而非自行管理目錄）。
這有助於確保產品資料（代碼、定價、計量單位等）準確、最新且為供應商所認可。進而減少後續發生不符、訂單被拒或手動更正的情況。
此外，供應商目錄可能會隨時間變化；產品可能會新增、更新、更換或停產，因此定期審查您的採購清單是良好的做法。
欲了解更多資訊，請閱讀我們關於管理採購清單中的產品的文章。
建立請購單
擁有「建立採購清單請購單」權限的使用者可以從採購清單建立新的請購單。欲了解更多資訊，請閱讀我們關於從採購清單建立請購單的文章。
進階
採購清單所有權與層級關係之影響
每個採購清單都有一個「所有者」，即最初建立該採購清單的機構：
PurchasePlus 中的機構通常存在於層級架構中——即機構可以擁有分別位於其上方與下方的「父機構」和「子機構」。PurchasePlus 使用採購清單的「所有者」來決定層級架構中哪些機構的使用者可以管理該採購清單。
- 使用者可以：
- 檢視、管理設定以及管理由其目前登入機構所擁有的採購清單中的產品。
- 檢視其目前登入機構之上層與下層機構所擁有的所有採購清單。
- 管理屬於其目前登入機構之子機構的採購清單設定（例如名稱、部門等）。
- 向屬於其目前登入機構之子機構的採購清單新增產品或從中移除產品。
- 使用者不可以：
- 管理屬於其目前登入機構之父機構的採購清單設定（例如名稱、部門等）。
- 向屬於其目前登入機構之父機構的採購清單新增產品。
- 從屬於其目前登入機構之父機構的採購清單中移除產品。
此邏輯結合採購清單管理的相關使用者權限，使 PurchasePlus 能夠支援由上而下的採購清單管理，同時不會犧牲使用者密切管理其特定物業或部門專用採購清單的能力。
最後，採購清單的所有者無法更改。如果您需要將採購清單在機構層級架構中上下移動，您必須在機構層級架構中所需的層級先匯出然後匯入該採購清單。
各採購清單的部門與會計代碼
當擁有「管理採購清單」權限的使用者建立新採購清單時，可以選擇為採購清單提供預設的部門與會計代碼。使用該採購清單建立請購單時，該請購單將預設套用此部門與會計代碼。這可以隨時在採購清單的「設定」分頁中進行更新。
各採購清單項目的部門與會計代碼
當擁有「管理採購清單」權限的使用者檢視現有採購清單時（例如將新產品新增至採購清單時），他們可以為採購清單中的任何產品新增預設的部門與會計代碼。
各採購清單啟用的供應商
有時，您可能希望指定哪些供應商的報價可提供給從採購清單建立請購單的使用者。此功能位於採購清單的 [設定] 分頁中：
預設情況下，每個採購清單都允許所有供應商針對採購清單產品提供報價。如果您希望指定可以報價的供應商，請點擊 [啟用供應商]，然後透過勾選供應商名稱旁邊的核取方塊來搜尋並選取您希望允許報價的供應商。點擊 [儲存變更] 以執行變更：
