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什麼是請購單？
請購單（Requisition）是採購方希望向其供應商購買商品的請求。
在 PurchasePlus 中，採購組織的使用者可以建立請購單、新增要購買的產品並指定要購買的產品數量。當使用者確認請購單內容無誤後，即可提交給組織內的部門主管、營運經理或財務經理進行核准。
請購單一旦提交核准，內含產品的價格就會被「建立快照」，無論提交請購單後價格如何變動，該價格都會直接沿用至採購單中。
如果使用者的請購單獲得核准，系統將會自動產生採購單（並根據請購單的設定發送）給請購單中包含的每位供應商。
建立請購單
使用者可以透過以下任一方式建立新請購單：
- 點選側邊導覽列中的 [請購單] → [新增請購單]，
- 點選 [請購單] → [檢視全部] 表格頂端的 [建立新請購單] 按鈕，
- 點選側邊導覽列中的 [採購單] → [新增採購單]，或
- 點選儀表板上的 [開始購物]。
以上所有選項都會將使用者帶到「建立新採購請購單」頁面：
根據採購方的使用者權限及其組織的配置設定，將提供多種不同的請購單類型。點選各請購單類型以了解更多資訊。
- 所有供應商請購單：為使用者提供該組織所有關聯供應商所供應的全部產品清單。這是選購商品並針對眾多產品比價的絕佳方式。
- 單一供應商請購單：為使用者提供單一指定供應商目前向貴組織提供的所有產品清單。
- 採購清單請購單：預先定義的產品清單。採購清單是經理和部門主管在建立請購單時，為組織內其他使用者指定欲採購特定產品的絕佳方式。採購清單中的每個項目都會顯示來自已啟用供應商的報價。
- 自訂請購單：讓使用者能向已啟用的供應商訂購臨時非例行項目。當其他請購單類型皆不適用時，可使用自訂請購單。
- 外部請購單：如果供應商已在 PurchasePlus 啟用此功能，使用者即可透過瀏覽供應商的外部電子商務網站來建立請購單。使用者將能夠使用供應商網站的完整功能來訂購商品。在供應商網站完成購物後，將被重新導向回 PurchasePlus，所選的產品、價格與數量將自動新增至 PurchasePlus 中的請購單。
- 重新訂購請購單：為使用者提供從先前的請購單、採購單或發票重新訂購項目的選項。
- 庫存位置請購單：允許我們庫存模組的使用者補充特定庫存位置的庫存品項，並提供額外功能協助以適當數量採購合適產品，進而嚴密控制庫存水平。
請購單也可以透過「快速建立」來產生。當組織啟用「快速建立」時，使用者點選 [首頁] 上的 [開始購物] 按鈕後，將進入精簡的請購單建立流程，只需填寫（選填的）參考欄位即可。該請購單將以「所有供應商」類型建立，並預設為基本購物模式（不過使用者仍可選擇建立其他類型的請購單）。
請購單設定
每種請購單類型都套用了各種不同的設定。這些設定可能對供應商很重要（例如送貨地址或交貨日期），或者對使用者的同事很關鍵（例如將請購單指派給特定部門和會計科目）。
首次定義這些設定是在 [建立新請購單] 表單中：
預設情況下，[發送採購單給供應商] 核取方塊會被勾選，這表示一旦採購單經過完整核准，就會自動發送給供應商。在以下情況下：
- 您是事後補開採購單（即貨品已經收貨並開立發票），或
- 建立在 PurchasePlus 之外進行的採購（例如透過電話訂購），
...請務必取消勾選 [發送採購單給供應商] 核取方塊，以盡可能避免混淆或重複下單。
請購單建立完成且處於開啟狀態後，具有適當權限的使用者可以透過以下方式更新其設定：(a) 在 [請購單] → [檢視全部] 表格中將滑鼠游標懸停在該設定上：
...或 (b) 從表格中點入該請購單，並前往 [設定] 標籤或 [資訊面板]：
您將能找到並更新該設定，然後點選 [儲存變更]：
請注意：某些設定屬於系統欄位，因此使用者無法編輯。
基本與進階購物模式
基本購物模式是預設的、以卡片為基礎且高度視覺化的購物模式，也是使用者建立請購單時的預設體驗：
如果使用者在請購單建立頁面選擇 [啟用進階購物]，將會看到功能強大、視覺元素較簡潔的表格，可用於建立請購單：
核准請購單
當使用者提交請購單進行核准時，該請購單會推進至「等待核准」狀態，並進入適用於該請購單所指定部門與會計科目的核准工作流程。
核准工作流程第一順位指定的使用者將會收到電子郵件通知，告知請購單已提交，他們可以核准請購單。這些使用者通常是採購組織的部門主管、財務經理或營運經理。
指定核准人可透過點選 [請購單] → [等待我的核准] 來查看其可核准的請購單：
一旦請購單通過核准工作流程的所有相關階段，系統將會產生一張或多張採購單，並可發送給產品包含在該請購單中的供應商。
新建立的採購單可以手動發送給供應商，但通常情況下，使用者會在請購單上啟用自動 [發送採購單給供應商] 設定，或是已在使用者偏好設定中啟用了相同設定，因此一旦請購單獲得核准，PurchasePlus 就會立即將採購單發送至供應商偏好的接收目標。
請購單一旦獲得核准（且相應的採購單已產生），請購單 就無法再進行編輯。如有需要變更，在某些情況下可前往所產生採購單的 [設定] 標籤對 採購單 進行修改。
關聯文件
請購單可以「關聯」至：
- 核准請購單時所建立的一張或多張採購單，
- 與核准請購單後建立之採購單相互配對的一張或多張發票，
- 附件，即針對該請購單上傳的檔案，為核准人和其他檢視者提供背景脈絡與重要資訊。
請購單狀態
請購單可能處於多種不同的狀態，這些狀態向我們說明了有關請購單的重要資訊。
- 開啟（Open）：處於「開啟」狀態的請購單可視為草稿——事實上，建立該請購單的使用者可以在 PurchasePlus 應用程式的各處於「我的草稿」區塊中檢視它。當請購單處於「開啟」狀態時，可以進行編輯、新增或移除產品，也可以將其取消。若要推進請購單，必須點選 [提交請購單] 提交以供核准。
- 等待核准（Awaiting Approval）：「等待核准」的請購單已提交核准，但尚未獲得最終核准。核准工作流程中的所有相關使用者都必須予以核准，請購單才會轉為「已核准」。如需更多資訊，請參閱我們關於核准請購單的文章。
- 已取消（Cancelled）：「已取消」的請購單是指在處於「開啟」、「等待核准」或「已拒絕」狀態時被取消的請購單。已取消的請購單無法重新開啟，且在貴組織中已完全失效。無法對已取消的請購單執行任何動作。
- 已核准（Approved）：「已核准」的請購單是指提交核准後，獲得核准工作流程中相關使用者核准的請購單。已核准的請購單將為該請購單中包含的每位供應商產生採購單。已核准的請購單可以關閉，也可以維持在已核准狀態。
- 已拒絕（Declined）：「已拒絕」的請購單是指提交核准後，被核准工作流程中的核准使用者退回的請購單。已拒絕的請購單可以取消，也可以恢復選購並重新提交請購單。
- 已關閉（Closed）：「已關閉」是請購單可能處於的最終狀態。
疑難排解
供應商產品缺貨
有時供應商可能會將其某項產品標記為「缺貨」。採購方在建立請購單時將會收到該產品缺貨的警告：
採購方不會被阻止將該產品新增至請購單中（這僅為警告訊息），但請注意，如果急需該產品，應採取以下措施之一：
- 訂購同一產品的其他供應商報價（在評估價差或「溢價」是否值得換取時效性之後），或
- 訂購替代產品。