建立或更新目錄
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建立或更新目錄
目錄可由已註冊的供應商直接管理（供應商管理目錄），或由您的採購組織內部管理（自行管理目錄）。自行管理目錄能讓您的組織對產品與定價擁有嚴格且直接的掌控權，這也是為何某些組織選擇自行管理其內部採購的原因。
注意 - 雖然在技術上代表已註冊供應商建立自行管理目錄是可行的（前提是存在已啟用的貿易關係），但通常不建議這樣做。這樣做可能會中斷現有的整合、破壞自動化採購單流程，並造成資料衝突。此方法僅應在供應商仍在為您的組織產生特定目錄時作為權宜之計。如果需要已註冊供應商目錄或需要更新，請聯絡我們的服務台。
組織架構中的目錄可見度
在組織架構的母層級設定的自行管理目錄將會「重疊顯示」— 即其下層組織亦可看見並使用。
建立自行管理目錄
- 確保供應商已在您的 [供應商] → [我的供應商] 區段中設定完成。他們可以是自行管理供應商，或是具有已啟用貿易關係的已註冊供應商。
- 從側邊導覽列中選取 [目錄] → [新增目錄]。
- 輸入 [目錄名稱]。例如：'Self-Managed - Brad's Bakery'
- 從下拉式選單中 [選取] 供應商。然後點擊 [建立目錄]。
新增產品
您可以透過三種不同的方式將產品新增至自行管理目錄：
請繼續閱讀以深入了解這三種方法。
透過 CSV 上傳匯入或更新目錄產品
使用匯入功能，您可以更新目錄中現有產品的價格，以及將額外的產品新增至目錄中（前提是您擁有欲新增額外產品的 P+ 產品代碼）。
重要事項： 您無法透過此匯入流程在 PurchasePlus 中建立全新的產品。如需建立新產品的協助，請參閱我們的建立新產品文章。
手動新增產品至自行管理目錄
1. 點擊 [+] 開始將產品新增至您的目錄。
2. [搜尋] 您想新增至目錄的產品。
3. 輸入 [稅率 %] 和 [單價]，然後點擊 [新增項目]。
4. 或者，您可以 [建立新產品] 或使用 [進階搜尋]。您可以造訪我們的建立新產品和進階產品搜尋文章以取得額外協助。
5. 您現在已成功將產品新增至自行管理目錄。
匯入發票品項流程
此選項的運作方式是將發票品項轉換為自行管理目錄中的產品，特別適用於自行管理供應商。
- 執行發票與折讓單品項報表，請特別注意「依日期範圍縮小」和「依類型縮小」篩選條件：
- 將報表下載為 CSV：
- 開啟下載的 CSV。找到與您要為其建立自行管理目錄的供應商相關的資料列，並刪除其他資料列。
- 下載目錄匯入範本。如果此下載連結無效，您也可以匯出現有的自行管理目錄以取得範本。
- 將發票與折讓單品項報表其餘資料列中的下列欄位複製到目錄匯入範本的對應儲存格中：
| 發票與折讓單品項報表 (ICNLR) | 目錄匯入範本 | 備註 |
|---|---|---|
| product.id | ppproductid | |
| brand | brand | |
| itemDescription | description | |
| itemPack | unit_size | ICNLR 的 'itemPack' 需要拆分 |
| itemPack | unit_measure | ICNLR 的 'itemPack' 需要拆分 |
| itemPack | unit_name | ICNLR 的 'itemPack' 需要拆分 |
| sellUnit | pack_quantity | ICNLR 的 'sellUnit' 需要拆分 |
| sellUnit | pack_name | ICNLR 的 'sellUnit' 需要拆分 |
| lineTotalExTax | packpriceex_tax | |
| tax_percentage | 輸入稅率百分比（如有），否則填 0 | |
| category.name | category | 若無請填 'unknown' |
| category.parent.name | subcategory | 若無請填 'unknown' |
6. 更新任何必要的欄位，並移除任何您不想匯入的產品（即品項）。
7. 確保您使用的是目錄中正確/最新的價格（若使用匯出版本的目錄，這會很容易確認）。
8. 儲存檔案，然後按照一般目錄匯入工作的方式將其匯入。
手動更新
除了用於更新目錄的匯入 CSV 功能之外，擁有「管理自行管理目錄」權限的使用者可以依照以下步驟，手動更新自行管理目錄中產品的單價與稅率 %：
- 在側邊導覽列中，前往 [目錄] → [檢視全部]，然後選取 [自行管理] 以篩選由您的組織所管理的目錄。
- 使用目錄名稱或供應商名稱搜尋目錄
- 點擊 **[目錄名稱]：
**
- 透過以下方式找到所需產品：
- 捲動瀏覽清單，或
- 依產品描述搜尋，或
- 若已知具體詳細資訊，使用進階搜尋
- 找到該項目後：
- 直接在相關欄位中輸入稅率 % 及/或單價
- 按 [Enter] 或點擊系統中任一處以套用變更。
最佳實務技巧
- 如果您定期向自行管理供應商採購，建議設定自行管理目錄，以避免每次向他們訂購時都必須建立自訂（即即席）請購單。建立自行管理目錄後，您將能從採購清單或 [我的供應商] 建立請購單。
- 我們建議在您組織架構中適用的最高層級建立自行管理目錄（例如在飯店層級，而非部門層級），這樣該組織層級及以下的其他使用者也能受惠於該自行管理目錄。
- 我們建議自行管理目錄的命名結構保持一致，以確保在執行定價報表時能夠快速識別正確的目錄。我們建議使用以下格式："Self-Managed - 供應商營業名稱"。
在下方深入了解目錄相關資訊：
如果您在建立自行管理目錄方面需要進一步協助，請聯絡 PurchasePlus 親切的客戶支援團隊。