概觀

了解 PurchasePlus 組織模型及其影響，是成為 PurchasePlus 進階使用者的最佳途徑之一。

這是專為所有系統管理員設計的 6 部曲系列的第一部分。

組織

組織（Organisation）是 PurchasePlus 中的實體，可代表：

• 採購方，
  • 單一飯店、醫院或休閒場所，
    • 該物業內的部門，或
• 供應商。

PurchasePlus 中的組織可以透過不同方式進行分類，根據其分類以及高度可設定的組織設定，它們能以強大的方式相互互動——最終使採購方組織能夠以合適的價格，向合適的供應商組織採購合適的產品。

當使用者登入 PurchasePlus 時，他們會登入至某個組織，代表該組織開展業務並完成任務。每位使用者可使用的功能部分取決於組織的類型、其設定、其在組織階層中的位置，以及使用者個人的權限集。

組織擁有唯一的組織 ID、組織名稱，以及若干不同的識別碼、描述與聯絡資訊，具備「管理組織」權限的使用者可以在組織的 [一般] 索引標籤上檢視和編輯這些內容：

組織類型

組織可分類為採購方或供應商。登入各種類型組織的使用者所能使用的功能大不相同：

• 供應商擁有建立與管理產品和目錄的功能，並能進一步深入了解源自 PurchasePlus 的發票與採購單。
• 採購方則可以使用我們高度可設定的採購至付款（procure-to-pay）平台（產品、目錄、請購單、核准、採購單、收貨、無紙化發票核對），以及其他擴充功能，例如庫存管理、配方、POS 等等。

法定實體

在 PurchasePlus 中，組織可以是法定實體（Legal Entities）或非法定實體（Non-Legal Entities）。

法定實體是指在其所在國家/地區的中央商業登記機關註冊的公司或業務單位，並擁有商業登記號碼（例如在澳洲為 ABN）。營業機構（如飯店）幾乎一律應設定為法定實體，但該營業機構底下的部門（即子組織，例如客房部）通常應設定為非法定實體。

法定實體與非法定實體在 PurchasePlus 中會受到不同的處理。例如，非法定實體（即部門或子組織）可以產生請購單和採購單，但該法定實體的採購方將會設定為最接近且身為法定實體的上級母組織：

驗證狀態

PurchasePlus 中的組織可以是已驗證（Verified）或未驗證（Unverified）。

已驗證組織是指採購方組織或已註冊的供應商組織。也就是說，實際使用者會登入此組織並完成其任務。

未驗證組織是指由採購方管理的供應商組織（即自行管理的供應商），且從未有使用者登入此組織。

組織階層

組織可以在其他組織下無限「巢狀」層疊。這就是我們在數位世界中呈現真實組織架構的方式，該架構使採購方能夠檢視其物業、物業能夠檢視其部門，部門則能檢視其特定的文件和資料。

此外，此組織階層模型可用於防止身為某個組織節點成員的使用者檢視屬於其他無關節點的資料，同時讓身為母組織成員的使用者檢視其下方的所有內容。

登入母組織的使用者在 PurchasePlus 中完成各項操作時，將能夠選取其子組織。這些子組織在系統中通常稱為「部門」；部門只是巢狀於當前工作階段組織（即使用者目前登入的組織）之下的子組織。

登入子組織的使用者將無法代表其母組織開展業務，不過許多功能（例如目錄、配方等）會向下串聯傳遞至整個階層——這意味著子組織會從其母組織「繼承」此類資料結構，不需要重新設定第二次。

組織階層範例

以下範例說明如何在運作正常的階層中設定組織，以及法定實體狀態與驗證狀態的關聯。

客戶群組： Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. 物業： Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. 部門： TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. 部門：TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. 部門：TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. 物業： Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. 部門： TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. 部門： TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. 部門： Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

詳細說明幾種常見情況：

• 登入 (1) 的使用者將能夠檢視其下方部門 (1a)、(1b)、(1c) 並代表其開展業務。
• 登入 1b 的使用者將無法代表 (1)、(1a)、(1c) 開展業務。
• 位於 (2) 或其任何後代組織的使用者將無法檢視 (1) 或其任何後代組織，亦無法代表其開展業務。
• 在客戶群組層級登入的使用者將能夠檢視 (1)、(2) 及其所有後代組織，並代表它們開展業務。

檢視您的組織階層

擁有「管理組織」權限的使用者可以前往 [系統設定] → [組織設定]，並按一下 [組織階層] 面板中的插入記號圖示來檢視其組織階層：

該階層以視覺化方式呈現，子組織巢狀顯示在其母組織下方。

某些組織列的左側帶有 V 形展開圖示，這些組織可以展開以顯示其後代組織，或摺疊以將其隱藏：

從此表格中，您還可以查看唯一的組織 ID、法定實體狀態，以及概述所選組織的 [檢視資訊] 面板。

最後，按一下 [選取] 即可造訪該組織的設定頁面，並在需要時進行變更。

組織成員資格

PurchasePlus 決定允許使用者登入哪些組織的方式採用「成員資格」模型。

使用者可以是單一或多個組織的「成員」——如果是後者，他們可以使用組織切換器登入其具備成員資格的不同組織（並代表該組織完成任務）：

每位使用者都必須有一個「預設」組織，該組織決定了他們首次登入時啟動工作階段的組織。使用者可以隨時在其帳戶區段中更新自己的預設組織，可選組織僅限於其身為成員的組織：

其他 (a) 身為相同組織成員且 (b) 擁有「檢視使用者」和/或「管理使用者」權限的使用者，將能夠檢視和/或管理該組織中的此使用者（以及所有其他使用者）。

應付帳款系統（AP Systems）

本節僅供進階使用者參考。

AP 系統是 PurchasePlus 擁有的系統物件，它將採購方的組織階層可能存在的複雜性抽象化為一個高階「容器」，使成員組織產生的特定資料可透過整合匯出至採購方指定的（外部）會計系統。

此外，共用同一個 AP 系統的組織將能夠存取屬於該 AP 系統的共用資料（例如供應商）。

AP 系統比 PurchasePlus 中的任何其他物件或屬性都更能完整代表客戶整體。

AP 系統具備：

• 名稱 - 通常是以將使用此 AP 系統作為組織節點的最高層級組織節點名稱命名，後接「AP Hub」。例如「Inland Hotels New South Wales AP Hub」。
• AP 系統 ID（唯一）
• AP 系統類型。
• 幣別。
• 匯出格式（用於將發票和折讓單匯出至外部會計系統），以及適用的話，一個或多個匯出格式變體。
• 電子目的地，屬於此 AP 系統的採購方組織可用於以電子方式傳送匯出檔案和報表檔案。這裡可以根據需要設定任意數量的目的地，但一個 AP 系統只能將一個目的地設為匯出預設值。
• 正在使用該 AP 系統的採購方。
• 手動新增至該 AP 系統的供應商，或透過系統連線至使用該 AP 系統之採購方的供應商，都會列在該 AP 系統中。
• 該 AP 系統中採購方與供應商之間的貿易關係。
• （選用）表頭自訂欄位。
• （選用）子明細行自訂欄位。

AP 匯出格式

AP 匯出格式是 GraphQL (GQL) 程式碼，可從 PurchasePlus 資料庫取得資料並匯出原始 JSON 檔案。此 JSON 檔案專為採購方特定的會計系統設計，以便自動擷取，因此不同的 AP 匯出格式之間通常存在相當大的差異。

AP 匯出格式需要：

• 名稱 - 通常以頂層採購方命名，例如「Inland Hotels Group」。
• 類別 - 在 PurchasePlus 中一律為 GQL。
• 輸出檔案類型。請注意，對於 PurchasePlus（GQL 類別），僅有 JSON 可作為匯出格式。

AP 匯出格式還可以具有「已啟用」或「已停用」的會計期間值，若啟用，將提示 B 類組織的使用者在其 AP 匯出檔案中提供會計期間。

AP 匯出格式變體

每個 AP 匯出格式都可以有多個變體。變體是 GQL 程式碼，它獲取原始 JSON 檔案，對其執行操作，並能以不同的格式（例如 CSV）輸出 AP 匯出資料，但該變體必須專門針對定義的輸出檔案類型進行設計，且需要 PurchasePlus 的客製化工程作業。

AP 匯出格式變體需要：

• 名稱。遵循與 AP 匯出格式類似的命名慣例，並在結尾加上「Variant」。
• 輸出檔案類型。有多種檔案類型可供選擇，因此請確保選取您的外部 AP 系統所需的選項。
• 函式名稱。這用於呼叫變體將應用的轉換邏輯，也是 AP 匯出格式及其變體需要工程支援的原因之一。
• 擁有者組織 ID。擁有者 ID 用於識別該 AP 匯出格式變體是為誰建立的。

AP 系統匯出類型

將組織新增至 AP 系統後，即可設定其匯出類型。

• 如果組織一次將一張發票和折讓單匯出至預設的電子目的地，則應使用 A 類。這些組織能夠選取多張發票和折讓單並進行批次匯出——這將向電子目的地傳送多個匯出檔案（每份文件一個檔案）。
• 如果組織透過匯出中心手動建立匯出檔案（包含一張或多張發票/折讓單），並自行決定以單一檔案的形式下載或傳送至電子目的地，則應使用 B 類。

此偏好設定不會改變套用至該組織的 AP 匯出格式的任何內容，它僅控制在已核對的發票或折讓單上，以及匯出中心的發票和折讓單區域中，向該組織的使用者顯示哪些選項。

各個組織將根據其組織需求擁有自己的匯出類型偏好，但一般而言，這是一項非常重要的設定，在未充分了解組織的其他 AP 匯出格式設定之前，請勿擅自變更。建議僅在與 PurchasePlus 設定團隊成員配合的情況下更新此設定。