升級

常見問題

什麼是 PurchasePlus？ 這是我們利用現代技術對採購至付款（procure-to-pay）平台進行的全面重構。同樣的宗旨、同樣的團隊，以及大幅提升的體驗：更迅速的介面、更智慧的工作流程，以及能讓我們以更快速度推出新功能的強大架構。

為什麼不繼續改進現有平台就好？ 舊平台建構於較老舊的技術之上，使得每一次的變更都既緩慢又充滿風險。全面重構能讓我們推出您一直期待的功能、緊跟現代安全性與效能標準，並在未來數年持續優化產品。

PurchasePlus 準備好支援像我們這樣的企業了嗎？ 是的。這不是測試版（Beta）或初版發行。PurchasePlus 已在實際上線運作超過兩年，目前已處理我們網絡中約半數的採購活動，並為從單一據點到大型酒店集團等各類客戶處理了數十萬筆訂單。它建構於現代化、全球部署的雲端基礎設施之上，每個版本皆經過嚴格測試，專為滿足全球客戶群的整體規模而設計。您將加入的是一個已經過大規模實踐驗證的平台。

升級是可選的嗎？ 不是。所有客戶都將在 2027 年期間遷移至 PurchasePlus，隨後 Legacy PurchasePlus 將會停用。您可以決定的是時程規劃：我們將與您共同排定升級時間，盡可能配合您的業務行事曆。

我們可以延遲升級或在 Legacy PurchasePlus 上停留更久嗎？ 我們會在 2027 年的範圍內與您協調時程，包括避開營業高峰期、盤點、稽核與預算編列季節。但我們無法將期限延長至 2027 年之後：Legacy PurchasePlus 將於 2027 年 12 月永久關閉，屆時客戶將無法再存取。您越早參與批次規劃（wave planning），對升級日期的自主性就越高。

我們的工作方式會改變嗎？ 您現有的設定將原封不動地遷移：您的工作流程、核准結構、地點與配置皆會保留。您將在一個更優秀的平台上體驗熟悉的配置，而無需重新學習自己的業務流程。如果您想進行變更，請向當地的 PurchasePlus 聯絡窗口提出，我們會在您上線且運作穩定後處理（請參閱第 4 節）。

Legacy PurchasePlus 會有什麼變動？ 隨著客戶逐步遷移，它將於 2027 年期間逐步停用，並於 2027 年 12 月最終關閉。升級之後，您將無法再存取 Legacy PurchasePlus。

這是一家新公司或不同的產品嗎？ 不是。同樣的公司、同樣的產品、同樣的團隊。PurchasePlus 純粹是您現正使用平台的下一代產品。

時程規劃

我的組織何時會進行遷移？ 升級將自 2027 年 2 月起分批（waves）進行，並於 2027 年 8 月前完成。我們將透過您團隊現有的 PurchasePlus 聯絡窗口，與您的物業據點密切協商，在升級前至少 90 天確認您的批次與日期。

我的升級批次是如何決定的？ 批次規劃會綜合考量您使用的模組、系統整合項目以及平台的使用模式。多物業集團將統籌排序並在集團層級進行協調，因此同一企業母公司旗下的物業據點將按規劃順序遷移，而非各自孤立進行。

我們的企業或總部團隊會先收到通知嗎？ 是的。對於多物業集團，我們會在向物業據點發送通知之前，先向總部、營運與採購主管簡報，確保沒有人是透過針對所屬據點的訊息才初次得知升級事宜。

我可以選擇或更改升級日期嗎？ 在合理範圍內是可以的。若建議的時段與營業高峰期、盤點、稽核或預算編列季節衝突，請告知當地的聯絡窗口，我們將在您的批次內或下一個可用批次中重新安排。

你們會將當地的行事曆納入考量嗎？ 會的。在敲定任何日期之前，我們都會與您的當地團隊進行確認，包括地區性假期、旺季與當地預算週期。

我們可以提前遷移嗎？ 可能可以。我們正在推行名額有限的早期採用者計畫（early adopter programme），供希望提前於原定批次進行升級的客戶參加。請向您的客戶經理或當地實施聯絡窗口 implementations@purchaseplus.com 表明您的意願。

需要耗時多久？ 對於大多數客戶而言，系統切換（cutover）會在月底期間進行，您的團隊在下一個工作日即可正式在 PurchasePlus 上線運作。使用庫存與食譜配方的物業據點需要更多的協調工作，我們將與您共同規劃（請參閱第 3 節）。

會有系統停機時間嗎？ 不會。我們在此技術上投入了大量資源，因此系統切換過程不會使平台離線。作為額外的預防措施，我們仍會將切換時間安排在您的非繁忙時段，並在升級計畫中確認確切時間。

升級流程是怎樣的？

1. 您會收到批次通知以及建議的升級日期。
2. 我們將與您共同進行準備就緒度審查（readiness review），涵蓋使用者、資料、系統整合以及您使用的模組。
3. 您將獲得 PurchasePlus 的預覽存取權限，以及基於角色的培訓。培訓行事曆會隨通知一同提供，以便您的團隊預約適合的課程。
4. 系統切換：我們在約定的時段內遷移並驗證您的資料。
5. 正式上線，在前兩週享有高密度支援服務（hypercare support），並以當地聯絡窗口作為第一聯絡管道。

如果上線後發現問題該怎麼辦？ 每次系統切換在團隊開始作業前都會進行資料驗證，且每位客戶都能享有兩週具有優先回應時間的高密度支援服務。若確實出現問題，您的當地聯絡窗口將立即進行初步分流處理，並具備直通升級團隊的呈報管道。系統切換之所以特別安排在月底且避開營運高峰期，正是為了預留充裕空間在問題影響業務運作前將其解決。

您的資料

我的資料會遷移過來嗎？ 會的。供應商、目錄與定價、使用者與權限、核准規則、地點與部門，以及預算，都將作為系統切換的一部分進行遷移。

歷史訂單、發票與收據呢？ 會的。採購單、發票與收據，以及完整的採購交易歷史記錄都會一併遷移，因此您的採購記錄與報表皆可直接沿用。歷史庫存記錄的處理方式有所不同（請參閱下方的「食譜配方與庫存資料呢？」）。

食譜配方與庫存資料呢？ 這是各物業據點升級過程中最主要的不同之處。如果您僅使用採購功能，您的升級本質上只是前端的改變：資料相同，但體驗大幅提升。如果您使用庫存或食譜配方，則需要協調更多細節，因此我們會與您共同配合盤點或營運較淡的時期來規劃該工作，而非在營運忙碌期間強行導入。

庫存與食譜配方資料會在約定的日期進行切換。在該日期，您的完整庫存狀況與價值將全數遷移，讓您從第一天起就能在 PurchasePlus 中掌握準確的現有庫存。我們會先設定並確認庫存，接著才是食譜配方，因為食譜配方的正確性仰賴準確的庫存。

需要說明的是，這本質上是一個新系統，而非舊系統的完全複製。您目前的庫存狀況與價值會遷移過來，但在 PurchasePlus 中將無法查看過往的調撥等歷史交易。這同時也是一個契機：新模組的功能顯著增強，而從一個乾淨、經確認的起點開始，代表您的食譜配方、成本計算與庫存記錄從一開始就是準確的。您的實施聯絡窗口將在升級計畫中引導您了解整個順序步驟。

升級後我們還可以存取歷史庫存記錄嗎？ 可以。歷史庫存記錄（包括庫存異動、盤點、調撥、調整與估值歷史）在 2027 年底 Legacy PurchasePlus 最終關閉前，皆可在舊平台中繼續存取。關閉後，這些記錄將依照您所在司法管轄區的法定保存要求進行安全保存，並可透過您的當地聯絡窗口申請調閱。若您的財務團隊仰賴特定庫存報表進行稽核或遵循法規要求，我們建議在系統切換前將其匯出；準備就緒度審查將協助確認哪些報表值得留存。

我需要事先清理任何資料嗎？ 大部分不需要。我們將承擔繁重的工作，包括在計畫中大幅提升產品資料品質。唯一的例外是食譜配方與庫存：若您使用這些模組，我們會請您事先檢視資料，確認其準確且無重複項目，以確保在 PurchasePlus 中建立的一切從一開始就是正確的。準備就緒度審查也會標註我們需要您配合的其他事項，例如確認有效使用者或封存不再使用的供應商。

我的資料在升級期間安全嗎？ 安全。您的資料在傳輸過程中均經過加密，載入後會進行驗證，且絕不會離開安全的 PurchasePlus 環境。整個流程皆符合我們 SOC 2（安全性與合規性）、ISO 27001（資訊安全管理）及 ISO 42001（人工智慧管理）認證背後的獨立稽核控制標準。

Legacy PurchasePlus 關閉後，我們在該平台上的資料會如何處理？ 您的採購資料（包括採購單、發票與完整的交易歷史）皆會在升級時遷移，因此日常作業並不需要 Legacy PurchasePlus。歷史庫存記錄屬於例外情況：它們不會進行遷移，但在 2027 年 12 月最終關閉前仍可在 Legacy PurchasePlus 中存取（請參閱上方的「升級後我們還可以存取歷史庫存記錄嗎？」）。關閉後，舊平台資料將依照適用於您所在管轄區的法定保存要求進行安全保存，隨後永久刪除。在保存期間內，可透過您的當地聯絡窗口申請調閱記錄。若您的財務或法規遵循團隊需要完整匯出舊資料，請在升級日期前透過當地聯絡窗口提出申請。

功能特性

PurchasePlus 能執行現有平台的所有功能嗎？ 可以，而且更重要的是：它的功能遠遠超出以往。您目前所仰賴的每項工作流程皆涵蓋在內：請購單、採購單、收貨、發票處理、庫存、食譜配方與報表。但我們花費三年時間重構，絕非僅僅為了達到舊平台的水平。PurchasePlus 大幅超越了以往，具備舊技術永遠無法支援的能力：更智慧的核准機制、自動化對帳單核對、即時預算、自助式分析、AI 輔助產品資料等等（請參閱下方的「有哪些新功能？」）。部分熟悉的功能運作方式會有所不同（我們認為更為優秀），少數極少使用的舊功能則將淘汰。

有哪些新功能？ 重點功能包括 AI 發票處理與供應商對帳單自動核對、即時預算、自助式分析儀表板、支援子配方與菜單工程的全新改版食譜配方與菜單模組、AI 輔助產品資料、多稅區支援，以及內建於平台中的 AI 助理，讓您能使用自然語言提出需求：「建立一張一箱伏特加的採購單」或「我們這一季在餐飲方面的支出是多少？」此外，新版本的推出速度將比以往快上許多。

我的核准工作流程會保留嗎？ 會的。您目前的核准規則將在升級時對應至全新的角色型核准引擎，您可以在正式上線前的預覽期間進行驗證。如果您擁有異常龐大或複雜的核准者結構，我們將與您個別協調處理，而非納入標準批次流程。

我們可以在升級過程中變更工作流程或要求客製化嗎？ 在升級過程本身中不行。您現有的配置會原樣遷移，這是確保切換過程穩定且低風險的關鍵，因此我們會將變更請求保留至正式上線之後。在準備就緒度審查期間，您可以提出任何想調整的內容，這些需求將會被記錄並在正式上線後進行評估。這絕非推託：這樣做是為了確保您的上線日期不受影響，並讓變更決策是基於對 PurchasePlus 的實際體驗而非預設立場。

行動裝置的體驗會改變嗎？ 會的，而且會變得更好。新平台具備完整的響應式設計，可在手機與平板電腦上完美運作，這對於隨時隨地進行收貨與核准特別實用。

發布步調

PurchasePlus 多久更新一次？ 持續更新。我們的產品與工程團隊以兩週為一個衝刺週期（sprint），每週都會推出改進，而非進行間隔冗長的大版本升級。每個版本皆經過嚴格測試，更新會在背景無縫進行：無停機時間、無需安裝任何軟體，您的團隊也無需採取任何動作。

不同地區或客戶會使用不同的版本嗎？ 不會。PurchasePlus 是一個統一的全球平台，因此每個地區的所有客戶始終都在使用相同的最新版本。新功能會同時推播給所有人，無需管理區域性分批部署或版本差異。

我們如何得知有哪些新內容？ 透過每月的版本發布通訊，內容涵蓋新功能、改進事項及任何值得留意的操作指引。這些內容會發送給您指定的聯絡人，並始終可在說明中心查閱。較重大的功能會附帶教學影片、應用程式內導覽與應用程式內通知，讓您的團隊在工作介面中就能即時掌握變更。

改進的步調真的有比較快嗎？ 快上許多。舊平台的技術架構導致每一次的變更在交付時都既緩慢又伴隨風險。新平台專為快速、安全的交付而打造，因此您一直期待的功能將更快到位，產品也會每個月持續不斷地精進。

培訓與支援

包含哪些培訓？ 各角色適用的線上研討會（採購、收貨、應付帳款、管理員）、簡短教學影片、可搜尋的說明中心、應用程式內導覽及應用程式內通知。全部包含在內，無需額外付費。

我的團隊需要接受多少培訓？ 比您預期的要少。新平台顯著比 Legacy PurchasePlus 更直覺易用，因此培訓時間取決於每個人使用的模組：

• 採購與核准：1 次線上課程，約 1 小時
• 收貨：1 次線上課程，約 45 分鐘
• 發票處理：1 次線上課程，約 1 小時
• 預算：1 次線上課程，約 45 分鐘
• 庫存：3 次線上課程，約 1.5 小時
• 食譜配方：3 次線上課程，約 1 小行

大多數使用者只需要一到兩次課程；若涉及庫存或食譜配方的相關人員，請預留最多 3 小時的時間。無需讓任何人員脫離工作崗位整天。課程時間短暫、免費、具互動性並設有問答時間，每週於線上舉行，您的團隊可以預約適合的時間，並可重複參加任何課程直到熟練為止（見下文）。

我的團隊如何預約培訓？ 培訓行事曆每月發布一次，並會附在您的批次通知連結中，讓您的團隊可以自行報名合適的課程，而非被強制指派單一時間。該行事曆在整個計畫期間皆可在說明中心查看。

培訓會在我的地區和時區舉行嗎？ 會的。課程涵蓋亞太地區（APAC）、英國與歐洲以及北美時區，且每堂課程均會錄影。

教材會提供我們當地的語言版本嗎？ 只要您的市場有需求，就會提供。我們會製作在地化教材與翻譯版本，而非預設英語適用於所有地區。請向您的當地聯絡窗口確認團隊的需求，我們將其納入規劃中。

正式上線時提供哪些支援？ 每位客戶在正式上線後的頭兩週都會享有高密度支援服務（hypercare），並具備優先回應時間。您的當地實施聯絡窗口是您的第一聯絡管道，若有需要升級處理的問題，亦備有明確的呈報路徑。

我們可以進行實體面授培訓嗎？ 可以。內含的培訓計畫（線上研討會、教學影片及應用程式內導覽）旨在讓每個團隊無需專人到場即可對使用 PurchasePlus 充滿信心。如果您另外需要實體面授課程，我們很樂意以進階服務的形式進行安排，相關費用將涵蓋講師時間與差旅成本。實施團隊可為您提供報價。

若有疑問我該聯絡誰？ 您當地的 PurchasePlus 實施或客戶經理是您的第一聯絡管道，因為他們最熟悉您的物業據點與市場。在他們身後隨時有客戶支援團隊提供全力後盾。

存取與系統整合

我的登入資訊會改變嗎？ 不會。您現有的所有登入憑證都可以在 PurchasePlus 上直接使用：相同的使用者名稱、相同的密碼，若您的組織有使用單一登入（SSO），該設定也會一併保留。從您的升級日期起，您只需在 app.purchaseplus.com 登入即可。

有任何技術規格要求嗎？ 只需要新版網頁瀏覽器和穩定的網路連線。無需安裝任何軟體。

我的財務系統整合能繼續運作嗎？ 可以。系統整合是升級規劃的核心環節。您的準備就緒度審查將確認針對您特定財務系統的因應方式，若需要任何調整，我們會在系統切換前與您及您的系統廠商共同處理妥當。

我們可以在系統切換前測試系統整合嗎？ 可以。擁有財務系統整合或 API 連線的客戶，可在準備就緒度審查中取得測試環境的存取權限，以便您的團隊與廠商能在正式上線日期前驗證所有項目。

Punchout 目錄和供應商連線呢？ 這些將繼續正常運作。若有供應商連線需要更新，我們會在升級前直接與供應商協調處理。

電子發票（包括 Peppol）的處理情況如何？ 電子發票將不受中斷地持續運作，PurchasePlus 正是為此量身打造。若您訂閱了發票模組且您所在的地區支援 Peppol，PurchasePlus 本身即可原生處理 Peppol 電子發票，且您的準備就緒度審查將確認與您組織相關的任何具體註冊細節。

我們有使用 PurchasePlus API，會有什麼變動嗎？ PurchasePlus API 將維持不變。

針對供應商

我是供應商。這對我而言代表什麼？ 當您的買家陸續遷移時，您將持續收到訂單並傳送發票，作業絕不中斷。由於買家將在 2027 年期間分批升級，因此在一段時間內您可能會遇到客戶分佈在兩個平台上的情況，而訂單與發票在兩個平台上均會維持順暢流轉。最主要的變動是您的登入地點：PurchasePlus 採用了新的網址，我們將在您的第一位買家遷移前提供給您。

我的目錄與定價會保留嗎？ 會的。您的目錄、定價及合作交易關係將完全原樣保留。升級不會對這些產生任何改變。

定價與合約

我的合約定價會因為升級而改變嗎？ 不會。您目前的合約與定價將直接沿用，您現今使用的一切在現有定價下維持不變。若您有需求，可以加購其他模組與進階功能，但遷移至 PurchasePlus 本身無需支付任何費用。

升級需要費用嗎？ 不需要。升級、培訓以及上線支援服務皆已全數涵蓋在內。

這會影響我的合約嗎？ 不會。您的合約將在 PurchasePlus 上照常履行。

做好準備

我們現在該做些什麼？

• 向組織內所有使用 PurchasePlus 的人員（包括您的財務與 IT 團隊）分享此公告。
• 向客戶支援團隊確認您的主要聯絡人資訊，以確保批次通知能順利傳達給正確的人員。
• 若您使用食譜配方或庫存模組，請立即著手檢視這些資料，確保在準備就緒度審查前資料準確無誤且無重複項目。
• 自 2026 年 10 月起，請密切留意您的批次通知。
• 若您的財務團隊需要歷史庫存報表進行稽核或遵循法規要求，請規劃在系統切換前將其匯出。您的準備就緒度審查將確認需要匯出哪些報表。

我們這一方應該由誰參與？ 通常包括您的採購負責人、應付帳款主管、負責財務系統整合的人員，以及廚房或營運主管（若您有使用食譜配方與庫存模組）。若您隸屬於多物業集團，您的企業採購或營運主管應從一開始就參與其中。

重要時程一覽

Legacy PurchasePlus 最終關閉

90 天關閉期，2027 年 10 月至 12 月