核准發票

當發票或折讓單處於「等待核准」狀態時，表示其包含一個或多個標記（即差異），需要貴組織的適當使用者進行審核與核准。

指定的核准人可以核准或拒絕發票或折讓單。核准發票或折讓單會將其標記為「已核銷」（Reconciled），而拒絕發票或折讓單則會將其標記為「已取消」（Cancelled）。 

快速跳轉至：

• 關於核准工作流程（舊版與新版）
• 使用舊版工作流程核准
• 核准發票（新版工作流程）
  • 發票「超級核准人」權限
  • 檢視工作流程中過去與未來的核准人（稽核軌跡）
• 審核等待核准的發票
• 審核等待核准發票的最佳實踐

關於核准工作流程（舊版與新版）

PurchasePlus 歷來支援基於角色的發票與折讓單核准工作流程，由營運使用者（例如餐飲部主管）先進行核准，接著由財務使用者（例如應付帳款人員）進行第二階段核准。我們將此工作流程模型稱為「舊版工作流程」，許多採購方仍在使用此核准工作流程模型。

自 2025 年 2 月起，PurchasePlus 推出了全新的基於職級的核准工作流程，比舊版工作流程模型具備更高的擴充性與效能。我們將此更新的模型稱為「新版工作流程」。較新的採購方組織或已在我們設定團隊協助下完成遷移的採購方將使用新版核准工作流程。 

這兩種模型無法同時運作；組織的帳戶只能啟用其中一種模型。若您希望切換，請與我們聯絡為貴組織啟用新版工作流程。

深入了解舊版與新版工作流程之間的差異。

使用舊版工作流程核准

1. 點擊首頁上的 [等待我核准的發票]，或從側邊導覽列中選取 [發票] → [等待我核准]。

2. 在「等待我核准的發票」表格檢視中，您可以完成以下任務：

1. 使用 [搜尋] 尋找特定發票。
2. [管理欄位] 以調整表格中顯示的資訊。
3. 點擊 [發票號碼] 開啟發票。
4. [參照]。將滑鼠懸停在參照上以新增或編輯發票參照。
5. 檢視發票來自的「供應商」。
6. [費用帳戶]。將滑鼠懸停在費用帳戶上以新增或編輯發票報銷的部門或帳戶。
7. [採購訂單]。確認發票是否已與採購訂單比對。請參閱我們的比對採購訂單與發票文章以了解更多資訊。
8. [收貨單]。檢視收貨單或針對採購訂單建立收貨單。 
9. [PDF 副本]。如果發票是從 PDF 建立的，可檢視發票的 PDF 副本。
10. 根據您的權限，從營運面或財務面進行發票[核准]。3. 您也可以點入等待核准的發票，您會在發票標頭中找到財務與營運核准按鈕。在這裡，您可以根據您的權限，從營運面或財務面[核准]發票。4. 一旦獲得營運與財務雙方的核准，發票將推進至「已核銷」（RECONCILED）狀態。

如果貴組織會建立批次匯出檔案，請參閱我們的將發票或折讓單標記為準備匯出文章，深入了解準備發票以供匯出的方式。如果貴組織單獨匯出發票與折讓單，請參閱我們的匯出發票或折讓單文章。 

使用新版工作流程核准

使用者有權限核准或拒絕已編碼至組織單位的發票或折讓單，前提是 (a) 該組織單位已指派新版工作流程，且 (b) 該使用者為其工作流程職級之一的核准人。

核准人可以從 [發票] → [等待我核准] 頁面核准或拒絕發票，並從 [折讓單] → [檢視全部] → [折讓單] 頁面核准或拒絕折讓單。請注意，工作流程中第二（及後續）職級的核准人，只有在文件獲得先前職級核准後，才會在這些清單中看到發票或折讓單：

此外，核准人可以點入發票或折讓單，並使用文件標頭中的 [核准] 或 [拒絕] 按鈕：

當發票或折讓單獲得核准時會發生什麼事？

• 如果文件金額大於核准人的職級金額上限，發票或折讓單將推進至下一個核准職級。下一核准職級的使用者將收到電子郵件通知。
• 如果文件金額小於核准人的職級金額上限，工作流程會將此視為「最終核准」，發票或折讓單將自動移至「已核銷」狀態。接著即可將其匯出至您的外部 AP 系統以進行付款。

當發票或折讓單被拒絕時會發生什麼事？

• 系統將提示核准人新增備註，且發票或折讓單將自動轉換為「已取消」狀態。

深入了解新版核准工作流程。

發票「超級核准人」權限

「可超級核准發票與折讓單」（Can Super Approve Invoices And Credit Notes）權限在發票與折讓單核准工作流程中啟用了兩項重要功能：

1. 擁有權限的使用者可以強制將任何處於「等待核准」狀態的發票或折讓單轉換為「已核銷」狀態，無論其是否處於核准工作流程中。因此，此權限是經授權人員「跳過」工作流程核准職級的有效方式。
2. 當發票或折讓單處於「已核銷」狀態時，擁有權限的使用者可以編輯其詳細資訊（部門與發票明細行除外）。

當文件處於「等待核准」狀態時，可在發票或折讓單標頭的 [更多] 選單中找到超級核准操作：

由於超級核准人擁有較大權限，因此請務必僅將此權限授予真正的超級使用者及／或技術熟練且經過授權的管理員。

檢視工作流程中過去與未來的核准人（稽核軌跡）

您可以前往 [發票] 或 [折讓單] → [檢視全部] 或 [發票] 或 [折讓單] → [等待我核准]，並點擊 [工作流程] 欄位中的 [檢視] 按鈕，以檢視核准工作流程中特定發票或折讓單的先前與後續核准人：

這些資訊將顯示在彈出視窗中，您可以在其中檢閱時間戳記、狀態更新、核准人姓名等資訊：

等待核准

發票或折讓單被標記的原因有很多，各項標記原因都會顯示在文件的 [標記] 標籤頁以及每個發票或折讓單明細行的標記欄位中。身為核准人，您可以檢視各項標記原因，並決定要更正該標記原因，或是在不更正部分或全部標記原因的情況下直接核准文件。

標記是按組織自訂的，因此如果您認為發票或折讓單上出現的任何標記是不必要的，請與貴組織的管理員聯絡。

1. 在 [等待我核准] 清單中選取發票或折讓單以檢視詳細資訊。您可以使用文件標頭中的快速操作按鈕來進行以下操作：

1. [進階編輯器]。在原始 PDF 副本旁檢視與管理發票或折讓單的詳細資訊。
2. [顯示或隱藏詳細資訊]。檢視發票或折讓單更深入的資訊。
3. [檢視 PDF]。檢視我們系統用於建立發票或折讓單的原始 PDF（如果有的話）。
4. [關聯文件]。檢視與此發票關聯的任何請購單、採購訂單、收貨單或折讓單。
5. [更多選項]。檢視發票的稽核日誌、列印發票等。 

2. 如有需要，點擊 [更新數值] 手動調整發票或折讓單數值，使其達到平衡。發票或折讓單平衡面板會顯示在所有發票和折讓單上，指出文件明細行的總和是否與文件總額平衡。 

3. 所有發票或折讓單明細行均列在文件的 [產品摘要] 標籤頁中。在這裡您可以：

1. 選擇 [進階檢視] 以檢視子明細行。如需更多資訊，請檢視說明文章使用進階模式更新發票明細行。
2. 視您檢視的是發票還是折讓單，選擇 [新增發票或折讓單明細行]。
3. 將發票明細項目[連結]至採購訂單明細項目。如果貴組織將發票與採購訂單進行比對，則發票的每一行都必須連結至相符採購訂單上的對應明細行。請參閱我們的將發票明細行連結至採購訂單明細行文章以了解更多資訊。
4. [標記] 檢視發票或折讓單處於等待核准的原因。如果發票或折讓單明細行存在一個或多個標記，將會顯示紅色旗標圖示。
5. [已收貨] 狀態。了解比對的採購訂單明細行是否已在一份或多份收貨單上標記為已收貨。 
6. [資訊] 檢視有關發票或折讓單明細行的詳細資訊。
7. 發票或折讓單的數量、單價、稅率 % 與明細行總額。

除了預設的 [摘要] 標籤頁外，發票或折讓單上還有其他包含重要資訊的標籤頁：

1. [標記] 標籤頁提供發票或折讓單標記原因的摘要。

2. [分析] 標籤頁提供 3 向／2 向比對分析的詳細檢視。 

3. [設定] 標籤頁可讓您檢視與管理發票或折讓單的詳細資訊，例如文件編號、參照、文件日期、幣別以及部門和帳戶代碼。

4. [備註] 標籤頁顯示貴組織使用者新增至發票或折讓單的內部或外部備註。

5. [折讓單] 標籤頁顯示與發票連結的所有折讓單（如果有的話）。

6. [採購訂單] 標籤頁顯示與發票比對的採購訂單（如果有的話）。

7. [收貨單] 標籤頁顯示屬於比對採購訂單的收貨單（如果有的話）。

8. [附件] 標籤頁顯示貴組織使用者新增至發票或折讓單的附件檔案（如果有的話）。

審核秘訣

比對採購訂單與發票

• 如果適用於貴組織，在檢閱任何標記原因之前，請確保已將採購訂單與發票進行比對。
• 如有需要，請將發票明細項目連結至採購訂單明細項目。

接收貨品與服務

• 檢查品項是否已收貨。如果適用於貴組織，接收採購訂單是確保品項已送達的關鍵步驟，並向發票核准人傳達該發票可以核准的信號。

在核准前檢查發票與折讓單上的明細項目

• 如果採購訂單價格與發票或折讓單價格之間存在差異，您可能需要聯絡供應商，以針對任何差異開立折讓單。