傳送至 PurchasePlus
傳送至 PurchasePlus
為什麼要透過電子郵件傳送
PurchasePlus 為希望減少審核與核對從供應商收到的發票時間的機構，提供無紙化發票解決方案。
這是一項以自動化為導向的產品功能，完美整合了 OCR 掃描、人工智慧 (AI)、機器學習 (ML) 以及我們獨特的人機協同 (Human-In-The-Loop) 服務。這種結合確保了高效的資料處理、智慧決策和持續的系統改進，同時在關鍵作業中保留必要的人工監督。
如果您的機構選擇採用無紙化發票解決方案，我們將為您的機構提供專屬的 [無紙化發票電子郵件地址]。發出後，您可以將此電子郵件地址提供給您的每位供應商，並要求他們開始將發票傳送至此電子郵件地址，以便透過 PurchasePlus 自動處理。
您也可以代表供應商將 PDF 發票傳送至您自己的 [無紙化發票電子郵件地址]，操作時請遵循以下最佳實踐建議。
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最佳實踐
使用電子 PDF 發票：
- 通知您的供應商以附件形式直接將單一電子 PDF 發票寄送至您的 [無紙化發票電子郵件地址]，這些發票更容易被 PurchasePlus 掃描。
- 如果供應商無法提供電子 PDF 發票，掃描的 PDF 仍可接受。請確保掃描具有合理的品質，以獲得最佳的發票處理效果。
傳送發票時：
- 請確保您的 [無紙化發票電子郵件地址] 位於電子郵件的「收件者 (To)」或「副本 (CC)」欄位中，而不是「密件副本 (BCC)」欄位。
- 請勿在發票上書寫或蓋章，因為這會影響發票讀取能力。
- 請要求供應商避免寄送非發票附件，例如對帳單、揀貨單、訂單確認信等，因為這些檔案將被刪除並會減慢發票處理速度。
檔案附件
- 多張發票：您可以將多張發票附加到單一電子郵件中，前提是合併的檔案大小不超過 10 MB。
- 單一檔案提交：如果您願意，也可以傳送包含多張發票的單一檔案。我們的平台將自動將它們拆分為單獨的檔案。請注意，此拆分過程最多可能需要 60 分鐘，在此期間檔案可能不會立即顯示在佇列中。
- 檔案大小與頁數限制：每個檔案的大小限制為 10 MB 以內，長度限制為 10 頁以內。
處理時間
- 80% 提交的文件為即時自動處理，通常在幾分鐘內就會出現在您的佇列中。
- 對於不符合我們業務驗證標準的文件，我們設有專門的發票團隊進行手動審核。我們優先保證快速處理，平均處理時間為 3 小時，並保證所有審核在 24 小時內完成。
- 我們的發票團隊在工作日全天候運作，確保處理不中斷。在週末，我們每天維持 8 小時的營運。
- 如需優先協助，請將您的請求傳送至 help@purchaseplus.com。我們懇請您將此選項僅限於真正緊急的事項。這種方式有助於我們為所有客戶維持公平的服務水準。
尋找無紙化地址
如果您的機構使用無紙化發票解決方案：
1. 點擊右上角的 [使用者名稱/機構]，然後選取 [關於]。
2. 選取 [機構詳細資訊] → [無紙化電子郵件地址]。您機構專屬的無紙化發票電子郵件地址將顯示在此處：
檢視已傳送的電子郵件
若要以表格形式檢視傳送至您無紙化發票電子郵件地址的所有電子郵件，請點擊側邊導覽列中的 [無紙化電子郵件] → [檢視全部]：
您可以點擊 [電子郵件] 欄中的號碼以檢視原始電子郵件以及任何附件的連結：
深入了解 無紙化電子郵件 模組。
疑難排解
- 如果發票號碼和供應商與您機構中現有的發票相同，該發票將被刪除。同一個供應商不可能有兩張相同的發票號碼。
- 如果發票因缺少資訊而無法讀取，則該發票將無法成功掃描。PurchasePlus 團隊成員將聯絡您的機構進行通知，並與您合作修正該資訊。
- 如果文件不是發票（例如對帳單、揀貨單、訂單確認信等），它將被刪除且不會被掃描。
- 來自全新供應商（即在我們系統中沒有個人檔案的供應商）的發票可能需要由我們的系統進行對應，這最多可能需要 48 小時。成功處理後，發票將出現在您的機構中。該供應商的下一張發票將以正常速度處理。
- 如果供應商的統一編號/統編（Business Number）與 PurchasePlus 中的資料不符，該發票將無法自動掃描。PurchasePlus 團隊成員將聯絡您的機構進行通知，並與您合作修正該資訊。
- 如果發票來自尚未新增為您機構供應商的供應商，PurchasePlus 團隊成員將聯絡您的機構進行通知，並與您合作新增該供應商。