折讓單
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折讓單
折讓單（Credit Note）是指向採購方退還款項的文件。通常由供應商在取消採購訂單、發票錯誤或貨物遺失／損壞後開立。折讓單可用於對交易進行全額或部分退款。
檢視折讓單
您可以點擊 [折讓單] → [檢視全部] 來存取您的折讓單。
您可以在此處以表格形式檢視您的折讓單，並編輯表格欄位以符合您的偏好：
您可以點擊任何折讓單以檢視關於要折讓的產品與金額、參照、備註以及附件的詳細資訊。
建立折讓單
擁有「管理發票與折讓單」權限的使用者，可從側邊導覽列的 [折讓單] 區域點擊 [新增折讓單] 來建立新的折讓單：
使用者可以透過三種方法建立折讓單：
請閱讀我們關於建立折讓單的文章，以取得更多資訊及每種折讓單建立方式的逐步教學。
更新與管理
擁有「管理發票與折讓單」權限的使用者，目前可以針對折讓單更新任何明細行（表示產品、數量、價格）、設定、發布備註或上傳附件。
此外，具備權限的使用者可以將折讓單暫置（Park）、取消和刪除。如果折讓單上沒有任何旗標，他們還可以將折讓單標記為已核對（Reconciled）。
將折讓單與發票關聯
折讓單可以與發票進行「關聯」，這有助於在會計用途上將折讓單參照回對應的發票。
提示：一張折讓單只能關聯至一張發票，而多張折讓單可以關聯至同一張發票。
您可以在以下位置將發票關聯至折讓單： \- 折讓單表頭的資訊面板中， \- 審核折讓單類型的 AI 掃描任務時，或 \- 審核從單據建立的折讓單時。
您也可以在檢視發票時，從 [折讓單] 標籤頁檢視關聯至該發票的折讓單清單：
折讓單狀態
折讓單可能處於以下多種狀態之一：
- 開啟 (Open)：開啟狀態的折讓單已建立且可進行更新，但尚未進行核對。
- 等待核准 (Awaiting Approval)：處於等待核准狀態的折讓單已觸發一個或多個旗標，目前需要貴機構的核准人進行核准。核准通過後，折讓單將推進至已核對狀態。
- 已核對 (Reconciled)：已核對的折讓單已通過貴機構要求的所有檢查，現在適合匯出至貴機構的外部會計平台。當折讓單處於已核對狀態時，您無法對其進行變更。如果您想進行變更，可以重新開啟（Re-Open）該折讓單。
- 請注意：擁有「可超級核准發票與折讓單」權限的使用者能夠更新已核對折讓單上的特定欄位。瞭解更多。
- 已暫置 (Parked)：已暫置的折讓單是由貴機構的使用者暫置，因為它可能需要進一步考慮或討論。折讓單處於已暫置狀態時無法進行變更。如有需要，您可以重新開啟折讓單以繼續對其進行修改。
- 已取消 (Cancelled)：已取消的折讓單已被使用者取消，且貴機構不再使用。處於已取消狀態的折讓單無法進行變更。如果您希望恢復該折讓單並進行修改，可以重新開啟該折讓單。
- 準備匯出 (Export Ready)：準備匯出的折讓單現已出現在 [發票]→ [匯出中心] 中，以便納入即將產生的批次匯出檔案。折讓單成功匯出至貴機構的外部會計平台後，折讓單的狀態將更新為已匯出。折讓單處於準備匯出狀態時無法進行變更。如有需要，您可以將折讓單回復至已核對狀態，然後重新開啟該折讓單以進行變更。
- 請注意：此狀態僅適用於 B 類機構。
- 匯出中 (Exporting)：匯出中的折讓單目前正在匯出至貴機構外部會計平台的過程中。此過程通常需要幾分鐘。匯出成功後，折讓單的狀態將更新為已匯出。折讓單處於匯出中狀態時無法進行變更。如有需要，您可以將折讓單回復至已核對狀態以重新匯出，或重新開啟折讓單以進行變更。
- 請注意：此狀態僅適用於 A 類機構。
- 已匯出 (Exported)：已匯出的折讓單已包含在一個或多個匯出檔案中，並已匯出至貴機構的外部會計平台。折讓單處於已匯出狀態時無法進行變更。如有需要，您可以將折讓單回復至已核對狀態，然後重新開啟該折讓單以進行變更。
折讓單旗標與門檻
「旗標」是在折讓單上提出的疑慮標記，旨在提醒注意單據中任何需要審查和核准的問題。旗標可確保只有符合貴機構特定條件的折讓單，才能在 PurchasePlus 中推進至已核對狀態，無需手動介入。
匯出折讓單
與發票一樣，折讓單可以透過兩種方式之一匯出至您的外部會計平台，具體取決於您的機構類型。
A 類機構與 B 類機構
- A 類機構手動單獨匯出折讓單（及發票）。這可以在折讓單推進至已核對狀態後的任何時間點進行。
- B 類機構首先將折讓單（或發票）標記為準備匯出，然後建立並傳送批次匯出檔案，該檔案包含自上次匯出以來所有標記為準備匯出的折讓單和發票。
AP 系統目的地與匯出格式
A 類與 B 類機構匯出檔案的確切電子目的地和格式，均在建置您的 PurchasePlus 系統期間進行設定，但如有需要，可以在建置完成後與 PurchasePlus 團隊密切諮詢進行修改。請聯繫我們親切的客戶成功團隊以取得更多資訊。