發票標記

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• 簡介：什麼是發票與折讓單標記？
• 對賬或提交
• 標記設定
  • 標記設定與組織層級結構
  • 標記閾值與組織層級結構
  • 標記狀態
  • 發票標記設定
• 發票標記
  • 發票行項目標記
  • 發票表頭標記
• 折讓單標記
  • 折讓單行項目標記
  • 折讓單表頭標記

什麼是標記

PurchasePlus 會持續分析所有處於「開啟」和「待審批」狀態的發票與折讓單，並根據套用至您組織的設定，在單據上發起表頭或行項目層級的標記。

「標記」是指在發票或折讓單上提出的疑慮，旨在提醒注意單據中存在的任何問題，這些問題在由您組織中指定的用戶審批之前需要進行審核。標記可確保只有符合您組織特定標準的發票和折讓單，才能在無需人工介入的情況下進入 PurchasePlus 的「已對賬」狀態。

帶有標記的發票或折讓單在 PurchasePlus 中很容易識別。您可以在「狀態」區段查看有關單據的摘要（或表頭）層級資訊：

點擊行項目層級的標記將顯示有關被標記行項目的更多資訊：

對賬或提交

在 PurchasePlus 中手動建立發票或折讓單時，通常會以「開啟」狀態開始。「開啟」狀態表示該單據為草稿，仍在處理中，或者可能仍需要新增資訊。為方便起見，PurchasePlus 會在處於「開啟」狀態的任何發票或折讓單上顯示標記，以協助指明在處理過程中需要解決的疑慮。

一旦「開啟」狀態的發票或折讓單處理完畢並準備進入下一個狀態，您會在「開啟」發票的表頭看到一個主要操作：

• 如果發票或折讓單上發起的標記為零，則可用的主要操作將是 [標記為已對賬]。點擊「標記為已對賬」會將發票或折讓單推進到「已對賬」狀態，且不需要任何審批。這是因為根據套用至您組織的設定，該單據已符合所有條件，因此沒有發起任何標記。
• 如果發票或折讓單上發起了一個或多個標記，則可用的主要操作將是 [提交審批]。點擊此按鈕會將單據推進到「待審批」狀態，此時將需要審批。這是因為根據套用至您組織的設定，該發票或折讓單未符合所有條件（因此發起了標記），並且這些標記需要由您組織中有權限的用戶進行考量，以決定是否應忽略標記批准單據，或者標記是否確實需要解決。一旦發票或折讓單獲得審批，單據將推進至「已對賬」狀態。

在 PurchasePlus 中，所有發票和折讓單的目標都是將它們推進到「已對賬」狀態。一旦處於「已對賬」狀態，就可以將它們匯出到您的外部會計平台。請參閱我們的匯出發票或折讓單或建立批次發票和折讓單匯出檔案文章，以詳細了解如何匯出已對賬的發票和折讓單。

標記設定 - 摘要

發票標記可以自訂以滿足每個組織的獨特要求，通常是在您的 PurchasePlus 實施期間與我們的團隊密切溝通後建立的。

如果您發現發票因不合理的原因被標記，請與您組織的管理員聯絡，或聯絡我們親切的客戶支援團隊以尋求協助，重新審查您組織的標記偏好設定。

標記設定與組織層級結構

這些設定專門針對每個組織和部門層級，不會沿組織層級結構向下傳遞；組織架構圖的每個層級都必須獨立設定。

標記閾值與組織層級結構

PurchasePlus 中可用於發票和折讓單的部分標記可以使用閾值進一步自訂。閾值允許有輕微差異的發票不觸發特定標記，有助於在較少人工介入的情況下將發票和折讓單推進至「已對賬」狀態。

閾值以階層方式套用。如果未在某個組織上設定特定閾值，它將沿用直屬上級組織或已設定閾值的最近上級組織的設定。

閱讀我們的文章發票標記閾值指南以取得更多資訊。

標記狀態

每個發票和折讓單標記（定義如下）均可根據您組織的要求設定為「關閉」、「一般」或「重要」。

• [關閉]：該標記將不適用於您的組織。
• [一般]：如果發票或折讓單上發起的標記僅為「一般」標記，審批人仍然可以審批該發票或折讓單。
• [重要]：如果單據上發起了一個或多個「重要」標記，審批人將無法審批該發票或折讓單。在審批人可以審批發票或折讓單之前，必須先解決所有「重要」標記。

標記設定與狀態向 PurchasePlus 系統管理員顯示如下，可根據需要切換狀態：

發票標記

以下標記設定可針對發票進行配置。

有 5 個適用於發票每一行的發票行項目層級標記，以及 10 個適用於整張發票的發票表頭層級標記。

發票行項目標記

發票表頭標記

折讓單標記

以下標記設定可針對折讓單進行配置。

有 1 個適用於折讓單每一行的折讓單行項目層級標記，以及 6 個適用於整張折讓單的折讓單表頭層級標記。

折讓單行項目標記

折讓單表頭標記