檢視與更新發票

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• 使用發票進階編輯器
• 最佳實踐

存取發票

1. 從側邊導覽列選取 [發票] → [檢視全部]。

2. 從「檢視全部發票」表格檢視中，您可以完成以下工作：

1. 依狀態篩選所有發票。
2. 使用 [搜尋] 尋找您要審查的發票。
3. [管理欄位] 以顯示或隱藏表格中顯示的欄位。 
4. 按一下 [發票號碼] 以開啟發票。
5. 將游標懸停在 [參考編號] 上，以新增或編輯發票參考編號。僅在發票處於「待處理」或「待核准」狀態時才可執行此操作。
6. 將游標懸停在 [費用帳戶] 上，以新增或編輯該發票費用歸屬的部門或帳戶。僅在發票處於「待處理」或「待核准」狀態時才可執行此操作。
7. [採購訂單]。確認發票是否已與採購訂單進行比對。請參閱我們的將採購訂單與發票比對文章以了解更多資訊。
8. 檢視發票的 [狀態]。
9. [收貨單]。檢視與發票關聯的收貨單，或針對發票所比對的採購訂單建立新的收貨單。 
10. 檢視發票的 [PDF 複本]。若該發票是透過 PurchasePlus 無紙化發票解決方案從 PDF 建立，則可使用此選項。

更新發票

通常，處於 「待處理」 或 「待核准」 狀態的發票可由任何具有「管理發票與折讓單」權限及／或「管理發票與折讓單品項」權限的使用者進行更新（取決於他們希望更新的內容）。

若要更新處於「待處理」或「待核准」狀態以外的發票，在進行任何變更之前需要執行額外步驟：

• 若要更新處於 「已對帳」 狀態的發票，必須在發票標頭的 [更多] 選單中按一下「重新開啟發票」來將其重新開啟：
• 若要更新處於 「準備匯出」 或 「已匯出」 狀態的發票，發票必須先在發票標頭的 [更多] 選單中 [還原為已對帳]，然後按照上述步驟「重新開啟」。

對發票進行必要的變更後，該發票必須重新通過相關組織單位所設定的任何發票核准工作流程。

核准發票

如果發票處於「待核准」狀態，代表它必須成功通過核准工作流程，發票才能推進至「已對帳」狀態。

發票會被標記標籤且需要核准的原因有很多。每個標籤原因都會顯示在「發票標籤」分頁中，且每個發票品項標籤都會顯示在各發票品項的「標籤」欄位中。

身為指定的核准人，您可以檢視各個標籤原因，並決定是否要解決標籤原因，或者在不解決部分或全部標籤的情況下核准發票。

發票與折讓單的核准工作流程需要獨立文章進行深入說明。請閱讀此指南以了解更多資訊。

使用發票進階編輯器

擁有「可管理發票與折讓單」權限的使用者可以使用「發票進階編輯器」在 PurchasePlus 中審查與更新發票，並與其無紙化發票電子郵件地址收到的 PDF 發票並排對照。

開始使用發票進階編輯器：

1. 從 [發票] → [檢視全部]，或 [發票] → [等待我核准] 區域中選取任何發票。
2. 在發票標頭中，選取 [進階編輯器]。
3. 如果該發票是在供應商將 PDF 發票以電子郵件寄送至您的無紙化發票電子郵件地址後於 PurchasePlus 中建立的，您將能夠在 PurchasePlus 發票編輯器頁面的右側檢視 PDF，以便在更新發票時輕鬆參考。

審查提示

比對採購訂單與發票

• 若適用於您的組織，請在審查任何標籤原因之前，確保採購訂單已與發票完成比對。
• 如有需要，請將發票品項與採購訂單品項進行連結。

接收貨物與服務

• 檢查品項是否已驗收。若適用於您的組織，驗收採購訂單是確保貨物已交付的關鍵步驟，並向發票核准人示意該發票可以核准。

核准前檢查發票上的品項

• 若採購訂單價格與發票價格之間存在差異，您可能需要聯絡供應商，以針對任何差額索取折讓單。