檢視與更新發票
檢視與更新發票
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存取發票
1. 從側邊導覽列選取 [發票] → [檢視全部]。
2. 在「檢視所有發票」表格檢視中，您可以完成以下工作：
- 依狀態篩選所有發票。
- 使用 [搜尋] 來尋找您想檢閱的發票。
- [管理欄位] 以顯示或隱藏表格中顯示的欄位。在 [檢視全部] 和 [待我核准] 頁面中，您可以顯示 自訂代碼 欄位。
- 在 [檢視全部] 上，按一下 [管理欄位]，開啟 排序偏好，然後選取 [建立日期 - 由新到舊] 或 [建立日期 - 由舊到新]。這對應於 建立時間 欄位。按一下 [儲存變更]。排序設定會針對該檢視儲存。[待我核准的發票] 擁有獨立儲存的排序設定。
- 按一下 [發票號碼] 以開啟發票。
- 將游標懸停在 [參考] 上以新增或編輯發票參考。僅當發票處於「未結」或「待核准」狀態時才可執行此操作。
- 將游標懸停在 [費用科目] 上，以新增或編輯發票報銷的部門或科目。僅當發票處於「未結」或「待核准」狀態時才可執行此操作。
- [採購訂單]。確認發票是否已與採購訂單進行比對匹配。請參閱我們的比對採購訂單與發票文章以瞭解更多詳情。
- 檢視發票的 [狀態]。
- [收貨單]。檢視與發票相關聯的收貨單，或針對發票所比對的採購訂單建立新的收貨單。
- 檢視發票的 [PDF 複本]。如果發票是透過 PurchasePlus 無紙化發票解決方案從 PDF 建立，則可以使用此選項。
更新發票
一般而言，處於 「未結」 或 「待核准」 狀態的發票可由任何擁有「管理發票與折讓單」權限及/或「管理發票與折讓單明細行」權限的使用者進行更新（取決於他們想要更新的內容）。編輯發票日期會顯示與手動建立相同的警告。日期若晚於未來 1 天以上會發出警告，但仍可儲存。
注意事項 - 發票日期若早於過去 6 年以上，或晚於未來 6 年以上，則無法儲存。
更新處於「未結」或「待核准」狀態之外的發票，在進行任何變更前需要額外的步驟：
- 若要更新處於 「已對帳」 狀態的發票，必須在發票表頭的 [更多] 選單中按一下「重新開啟發票」：
- 若要更新處於 「準備匯出」 或 「已匯出」 狀態的發票，必須先在發票表頭的 [更多] 選單中選取 [還原為已對帳]，然後按照上述步驟「重新開啟」。
對發票進行必要的變更後，發票將必須重新通過適用組織單位的任何發票核准工作流程。
核准發票
如果發票處於「待核准」狀態，代表它必須成功通過核准工作流程，發票才能推進至「已對帳」狀態。
發票被標記標記 (Flagged) 並需要核准的原因有很多。每個標記原因都會顯示在「發票標記」索引標籤上，且每個發票行標記也會顯示在各發票明細行的「標記」欄位中。
身為指定的核准人，您可以檢閱每個標記原因，並決定是否要解決標記原因，或是未解決部分或全部標記的情況下核准發票。
發票與折讓單核准工作流程需要獨立的文章進行深入說明。請閱讀本指南以瞭解更多資訊。
使用發票 Power Editor
擁有「可管理發票與折讓單」權限的使用者可以使用發票 Power Editor，在 PurchasePlus 中並排檢閱與更新發票，並對照其無紙化發票電子郵件地址收到的 PDF 發票。
開始使用發票 Power Editor：
- 從 [發票] → [檢視全部]，或 [發票] → [待我核准] 區域中選取任何發票。
- 在發票表頭中，選取 [Power Editor]。
- 如果該發票是由供應商將 PDF 發票發送至您的無紙化發票電子郵件地址而在 PurchasePlus 中建立的，您將可以在 PurchasePlus 發票編輯器頁面的右側檢視該 PDF，以便在更新發票時輕鬆參考。
審查提示
比對採購訂單與發票
- 如果適用於您的組織，請在檢閱任何標記原因之前，確保採購訂單已與發票完成比對。
- 如有需要，請將發票明細行項目連結至採購訂單明細行項目。
接收貨物與服務
- 檢查品項是否已收貨。如果適用於您的組織，接收採購訂單是確保品項已交付的關鍵步驟，並向發票核准人示意發票可以核准。
核准前檢查發票上的明細行項目
- 如果採購訂單價格與發票價格之間存在差異，您可能希望聯絡供應商，以針對任何差額索取折讓單。