發票最佳實踐

發票最佳實踐

發票資料項目

1. 採購訂單 (PO)

  • 有效輸入：

任何英數字元字串。不過，我們強烈建議僅使用數值。PurchasePlus 產生的採購訂單編號遵循 PO:000000 的命名慣例，並按順序遞增（例如：000001、000002 等）。

  • 範例： PO:000345
  • 說明：

強烈建議包含採購訂單，因為這有助於系統將發票與採購訂單自動配對，確保流程更加高效且準確。

2. 文件類型

  • 有效輸入：

"Invoice" 或 "INV:" 或 "Tax Invoice"。 "Credit Note"、"CR Note"

  • 範例： INV-123456
  • 說明：

此欄位為必填，以協助進行文件分類與排序，這對於準確處理和保存記錄至關重要。若缺少此資訊，發票將無法進行處理。 

3. 發票號碼

  • 有效輸入：

任何英數字元字串。雖然允許任何格式，但我們強烈建議僅使用數值。

  • 範例： INV-123456
  • 說明：

此欄位為處理與付款的必填項目。重複的發票號碼將會被系統自動標記並拒絕，以防止發生錯誤。注意：您可以在不同採購方之間重複使用發票號碼，但絕對不能對同一採購方重複使用。若缺少此資訊，發票將無法進行處理。 

4. 您的公司名稱、地址、電話號碼與電子郵件

  • 有效輸入：

任何英數字元字串。

  • 範例：

供應商名稱： Fresh Produce Co. 地址： 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 電話： +61 2 9876 5432 電子郵件： billing@freshproduceco.com.au ABN： 12 345 678 910

  • 說明：

強烈建議提供準確的公司詳細資訊以供驗證，並確保發票能針對正確的帳戶進行處理。

5. 稅務或商業登記號碼

  • 有效輸入：

有效的數值商業登記號碼（例如澳洲的 ABN）。

  • 範例： ABN: 12 345 678 910
  • 說明：

此欄位強烈建議填寫，用於商業識別與合規目的。它有助於驗證企業的合法性。在澳洲等許多國家，任何超過 $82.50 的費用依法都必須包含此資訊。未包含此資訊的發票將在驗證企業期間被延遲處理。 

6. 採購方詳細資訊

  • 有效輸入： 

全名、公司名稱（如適用）及地址。

  • 範例：

名稱： HotelPlus Sydney 地址： 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • 說明：

此欄位強烈建議填寫，因為它有助於將發票歸屬於正確的採購方。

7. 採購方專用收票電子郵件地址

  • 有效輸入：

每位採購方都會分配到一個格式為 <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 的專用收票電子郵件地址 

  • 範例：

採購方電子郵件： hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • 說明：

此欄位為透過程式識別採購實體的必填項目。雖然電子郵件地址不一定要顯示在發票上，但所有發票都必須寄送到此收件匣。若發票未寄送至採購方專屬的收票電子郵件地址，將無法進行處理。

8. 發票日期

  • 有效輸入： DD/MM/YYYY
  • 範例： 10/01/2025
  • 說明：

此欄位為系統透過程式驗證發票的必填項目。日期不得為未來日期，如果日期距離過去太久，系統將會發出警告。若缺少此資訊，發票將無法進行處理。

9. 到期日

  • 有效輸入：DD/MM/YYYY
  • 範例： 到期日： 24/01/2025
  • 說明：

此欄位為強烈建議項目，採購方的應付帳款團隊在排定付款時會使用此資訊。 

10. 發票明細行資料 

  • 您的供應商產品代碼 
    • 有效輸入： 英數字元字串 
    • 範例： 563732
  • - 說明： 此欄位強烈建議填寫，因為此資訊用於核對訂購項目與交付項目是否一致。 
  • 描述 
    • 有效輸入： 字母字串 
    • 範例： Apple Red Delicious
  • - 說明： 此欄位為必填，因為它提供了交付產品的詳細資訊。若缺少此資訊，發票將無法進行處理。
  • 數量 
    • 有效輸入： 數值字串  
    • 範例： 10
  • - 說明：
    • 如果品項已訂購但未交付，建議不要將其包含在發票中。如果包含在發票中，則必須將數量標記為「0」，明細行總金額標記為「$0」，以確保正確處理。 
    • 此欄位為必填，因為它指定了供應項目的數量。
    • 若缺少此資訊，或數量與單價無法核對，發票將無法進行處理。
  • 單價（不含 GST）
    • 有效輸入： 數值字串  
    • 說明：  此欄位強烈建議填寫，因為它用於計算發票上的明細行總額。如果您提供的金額包含 GST，則必須註明所套用的 GST 稅率，以便我們反向計算不含 GST 的價格並上傳至應付帳款系統。 
  • 稅金（如適用）
    • 有效輸入：
      • GST 稅率百分比（例如：10%）。
      • GST 金額數值（例如：$2.00）。
      • 套用於應稅品項的一致識別標記（例如：星號 * 表示適用 GST）。
    • 說明：

此欄位為必填，因為它決定了發票上的稅金總額。最佳做法是同時顯示 GST 百分比與金額數值。若未提供上述資料點中的至少一項，發票將無法進行處理。

  • 稅金總額（如適用）
  • - 有效輸入：

貨幣格式的數值（例如：$200.00）。

  • 說明：

此欄位強烈建議填寫，以確保發票總額與各別明細項目核對相符。當同一份發票中同時包含免 GST 與應課 GST 項目時，在包括澳洲在內的許多國家，法律上均要求在明細行層級包含稅額明細。如果僅提供不含 GST 的總額，則必須包含明確的 GST 詳細資訊。

11. 確保總金額準確無誤

  • 顯示總成本明細：
    • 發票上的每一行都必須有總額 
    • 各行稅額與成本總額的總和必須與發票稅額與成本總額核對相符 
    • 任何運費都必須作為獨立明細行計入發票總額。
    • 如果您收取的貨幣不是買方營運所使用的貨幣，則發票總額中必須包含幣別。例如在澳洲收取 SGD，或在新加坡收取 USD。 

12. 格式符合專業標準

  • 使用清晰易讀的字型與井然有序的排版版面。
  • 附上您的公司標誌以建立品牌識別。
  • 以 PDF 或 E-PDF 格式提供發票 
  • 請勿在文件中嵌入圖片 

發票範例

[您的公司標誌] 供應商名稱： Fresh Produce Co. 地址： 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 電話： +61 2 9876 5432 電子郵件： billing@freshproduceco.com.au ABN： 12 345 678 910

發票

發票號碼： INV-123456 發票日期： 10/01/2025 到期日： 24/01/2025 文件類型： 稅務發票 (Tax Invoice) 採購訂單 (PO)： PO:000345

買方詳細資訊： 名稱： HotelPlus Sydney 地址： 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

產品明細行資料

產品代碼描述數量單價（不含 GST）行總額（不含 GST）GST (10%)GST 金額 (AUD)行總額（含 GST）
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

小計（不含 GST）： $90.00 GST (10%)： $14.00 總計（含 GST）： $104.00

其他備註

  • 請透過銀行轉帳付款至以下帳戶：

銀行名稱： ANZ Bank 帳戶名稱： Fresh Produce Co. BSB： 012-345 帳戶號碼： 678901234

  • 如有任何疑問，請透過 billing@freshproduceco.com.au 與我們聯絡。

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