建立發票
建立發票
PurchasePlus 使用者可以建立新發票，以便以數位、程式化的方式記錄從供應商收到的發票，隨後可將其與採購單進行比對、進行核對、核准，並匯出至外部會計系統。
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建立發票
在 PurchasePlus 的使用者介面中建立發票有三種選項：手動建立發票及其所有明細列、將 PDF 拖放至我們的 PDF 掃描 AI，或使用採購單或收貨單作為發票的基礎。本文將說明這三種選項。
此外，您的供應商也可以直接將發票發送至 PurchasePlus，讓我們的軟體將該發票掃描至系統中，並自動從 PDF 建立（且可能處理）該發票，完全無需貴組織的使用者採取任何動作。這是一項名為無紙化發票模組的選填功能，必須由 PurchasePlus 在您的帳戶中啟用。如果您希望啟用此模組，請與我們聯絡。
手動建立
從側邊導覽列中選取 [發票] → [新發票]。只有在您擁有相應權限（稱為「管理發票與折讓單」）時才會看到此選項。如果您沒有看到此選項，請聯絡貴組織的管理員，並要求啟用此權限。
系統將為您呈現建立新發票的三種選項： 
選項 1：手動建立發票
填寫新發票的所有適用欄位，然後按一下 [建立發票]。您可以在發票建立完成後修改發票稅金與發票總計。
新增發票明細列
建立發票後，您將進入該發票頁面，並發現其中最初不含任何明細項目。按一下 [新增發票明細列]，以在發票中新增一筆或多筆發票明細列。
「新增發票明細列」代表在發票中新增產品、數量、單價和稅率 %。對於每個發票明細列：
- 您可以 [依名稱或品牌搜尋]、
- 使用 [進階產品搜尋]，或
- 視需要 [建立新產品]。
我們建議使用進階產品搜尋，以確保將正確的產品新增至您的發票中。
找到並選取正確的產品後，填寫發票明細項目欄位，然後按一下 [新增發票明細列]。
發票明細列可以包含子明細列，這是關聯並傳達發票明細列相關額外資料的強大方法。如需有關子明細列的詳細資訊，請參閱我們的文章：使用進階模式更新發票明細列。
選項 2：拖放 PDF 發票
請注意：此功能為實驗性質，目前僅適用於具有簡易明細項目的簡易 PDF 發票。歡迎試用，我們將在接下來的幾週內持續改進此功能，以支援更複雜的多頁發票。
此選項使用我們全新的 AI 掃描功能。只需將 PDF 拖曳至上傳欄位，選取開立發票的供應商，並決定是否將掃描任務標記為已鎖定。如果選取 [標記為已鎖定] 選項，掃描任務將被鎖定並保持在「已掃描」狀態。在建立發票或折讓單之前，將需要人工檢閱：
提供的 PDF 將使用我們全新的 AI 技術進行掃描，然後在 PurchasePlus 中建立為發票。
我們的 AI 掃描器將偵測並預先填寫特定的發票表頭詳細資料，例如：
- 供應商（如果有相符項目）、
- 採購單編號（如果有採購單編號可用）、
- 部門與會計代碼（如果適用）。
同樣地，我們的 AI 掃描器將偵測並預先填寫特定的發票明細列層級詳細資料，例如：
- 產品（如果可在我們的資料庫中找到相符項目），以及
- 每個發票明細列上每個新產品的類別與子類別（如有提供）。
發票掃描件在正式建立為常規發票之前，必須由貴組織的 PurchasePlus 使用者進行檢查。確認發票無誤後，請按一下螢幕右上角的 [檢視發票]：
根據貴組織的設定，按一下上圖中的 [檢視發票] 可能會根據您的旗標設定與閾值自動處理該發票，使其最初顯示為「等待核准」或「已核對」狀態（而非「開啟」狀態）。如果未啟用此設定，發票將以「開啟」狀態顯示，以供手動檢閱。
或者，如果貴組織已啟用此功能，您可以在 [發票] → AI 掃描收件匣 中將發票作為掃描任務上傳，AI 掃描器將以類似上述的方法建立發票或折讓單。
選項 3：從文件建立
在下拉式選單欄位中選取採購單或收貨單：
系統將根據所選採購單或收貨單上的資訊產生發票。同樣地，在正式建立為常規發票之前，結果必須由貴組織的 PurchasePlus 使用者進行檢查。
與選項 2 相同，根據貴組織的設定，按一下上圖中的 [建立發票] 可能會根據您的旗標設定與閾值自動處理該發票，使其最初顯示為「等待核准」或「已核對」狀態（而非「開啟」狀態）。
將發票與採購單比對
- 如果適用，您需要將採購單與發票進行比對。按一下 [尋找並比對] 採購單，將發票與相應的採購單進行比對。
- 選取 [比對] 正確的採購單，然後按一下 [套用比對]。
請參閱我們的將採購單與發票比對文章，深入了解比對發票與採購單的詳細資訊。
檢視發票旗標
根據貴組織的設定方式，發票上（或每個發票明細列上）可能會觸發旗標，並且可能需要先解決這些旗標，發票才能進入「已核對」狀態並具備匯出資格。例如，發票上的單價與相符採購單上的對應明細列之間可能存在無法接受的差異。
處理完發票上的所有旗標後，您將能夠選擇將發票標記為已核對或送出以供核准。如果您有將發票送出以供核准的選項，則需要由貴組織內的另一位使用者進行審查與核准流程，才能進展至「已核對」狀態。相反地，如果您有將發票標記為已核對的選項，則表示您已成功處理所有旗標，並可以直接將發票推進至「已核對」狀態。
一旦處於「已核對」狀態，您或貴組織的另一位使用者即可判定該發票已準備好匯出至外部會計平台。
請參閱我們的核准發票文章，深入了解檢閱與核准發票的詳細資訊。