無採購訂單的自動編碼
無採購訂單的自動編碼
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無採購訂單的自動編碼
當收到的發票沒有相符的採購訂單時，PurchasePlus 會讀取文件，並使用發票資訊、供應商預設設定與您的編碼歷史記錄，自動為各明細行套用會計科目代碼。我們稱之為無採購訂單自動編碼。您只需審核、視需要調整，然後核准即可。
這與 PurchasePlus 中所有發票使用的掃描引擎相同。與無採購訂單發票的差別在於，此處沒有採購訂單可供複製編碼，因此系統會改從您的供應商預設值以及其所學習到的編碼歷史記錄中推導出編碼。
然而，這並非完全不需要人工作業的流程。無採購訂單發票在對帳前一律需要人工核准。PurchasePlus 負責繁重的工作，但仍需要人員進行核准。
如何判定編碼
PurchasePlus 會依序查看以下詳細資訊以套用編碼：
1. 供應商預設值 - 系統會在供應商記錄中尋找預設會計科目代碼與部門，並加以套用。
2. 若未設定供應商預設值，PurchasePlus 會根據您的歷史編碼偏好自動套用會計科目代碼。系統通常需要看到至少三次一致選擇的模式，才有足夠的信心自動套用會計科目代碼。
您編碼的一致性越高，PurchasePlus 就能越快接手自動處理。每次您以相同方式對類似的明細行進行編碼時，都是在訓練系統下次為您自動完成。
設定以實現準確的自動編碼
只要進行少許設定並保持一致的編碼習慣，PurchasePlus 就能以越來越高的準確度自動為無採購訂單發票進行編碼。
- 設定供應商預設值 \- 在供應商詳細資訊頁面上，您可以設定預設部門與預設會計科目代碼。這是讓供應商發票從第一天起就能正確編碼的最快方式。
- 保持一致編碼 - 每次都以相同方式對相同的供應商和明細行類型進行編碼，可讓 PurchasePlus 學習並開始為您套用這些代碼。
- 產品代碼 \- 自行管理的目錄中準確的供應商產品代碼有助於精確匹配明細行。
審核、更正、核准
無採購訂單發票在核准前應一律進行審核。
- 審核各明細行的會計科目代碼與部門 \- 針對套用代碼不合適的任何明細行進行調整。PurchasePlus 會從一致的更正中學習。
- 檢查總額 - 確保各明細行金額總計與發票總額一致。若不相符，將會觸發總額標記 (Total flag)。
- 核准 - 確認無誤後，予以核准以進行對帳。
You can either resolve a flag (fix the underlying issue) or accept a flag (acknowledge it and proceed). Both paths move the invoice to Reconciled. The choice sits with your approvers.
無採購訂單發票標記
無採購訂單發票由於沒有關聯的採購訂單，因此一律會標記為待核准。這表示它們在對帳前一律需要相關人員的核准。此設計旨在確保未經過正常採購流程的支出仍有人工把關。
應付帳款工作流程：
- PurchasePlus 掃描發票並預先填入編碼。
- 發票顯示為已標記狀態。
- 應付帳款團隊審核編碼與標記。
- 您可以更正編碼或直接接受，然後進行核准。
- 發票推進至已對帳狀態，並可匯出至您的財務系統。