採購與收貨
採購與收貨
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提出請購單
提交採購申請（請購單）以供部門支出審批。請購單類型多樣，部分支援比價及同時向多家供應商訂購。在左側選單中的 [請購單] → [新增請購單] 提出新的請購單。
審批通過後，PurchasePlus 會為請購單中包含的每家供應商產生一張採購訂單。
請購單類型
對於餐飲部、廚房、前台、客房部等主要主動訂購實體貨物的部門，最佳做法是使用「採購清單」類型，以實現最快速的採購方式。
其他提出臨時訂單的部門，您可以使用「單一供應商」類型；而對於那些根據發票補開採購訂單的部門，您可以使用「重新訂購」類型。
請記住
- 輸入參考資訊，以便日後輕鬆識別請購單。例如：一般描述、活動名稱等...
- 為您的訂單選擇正確的部門和會計代碼。
- 為同事新增內部備註，或為供應商新增外部備註。
- 決定 PurchasePlus 是否應向供應商發送採購訂單副本。
- 任何請購單類型都可以新增臨時品項，但如果是您經常採購的品項，您或您組織的 PurchasePlus 專責人員可以將其新增至您的採購目錄之一。
- 沒有時間完成建立請購單？它將保留在草稿狀態，直到提交審批為止。
- 可以針對已收到的發票補開採購訂單，請依據發票號碼使用「重新訂購」請購單。請確保取消選取（如果您不希望將採購訂單發送給供應商）[發送採購訂單副本給供應商]
審批請購單
在產生任何採購訂單之前，請購單需要由指定的審批人進行審批。如果您是審批人，您會在 [請購單] [待我審批] 區塊看到一個紅色數字。
您可以批次或個別 審批請購單。您也可以拒絕請購單。
請記住
審批人在審批請購單之前可以檢視和修改請購單的詳細資訊，包括：
- 產品、價格和數量
- 產品明細行及整張請購單上的部門和會計代碼。
- 給供應商的訂單指示說明
發送採購訂單
如果您的組織未啟用自動發送採購訂單，您將需要手動將採購訂單發送給供應商。可在 [採購訂單] → [檢視全部] 中檢視採購訂單。
按一下發送欄位中的灰色箭頭 [發送] 按鈕將其發送給供應商。
綠色箭頭表示採購訂單已標記為已發送。此處的數字代表已向供應商發送了多少封電子郵件或其他發送事件。
請記住
- 即使在建立請購單時取消選取了「向供應商發送採購訂單副本」，採購訂單仍需標記為已發送。在 PurchasePlus 中標記為已發送表示訂單已下達，可以進行收貨並針對其開立發票。
接收貨物
使用灰色的 [貨車] 按鈕針對採購訂單確認收到貨物和服務。
請記住
- 準確追蹤收到的貨物數量可確保您只需為實際收到的貨物付款。