使用 PurchasePlus AI 助理

AI 助理的功能

PurchasePlus AI 助理可將 Claude 或 ChatGPT 連線至您的 PurchasePlus 帳戶。您只需以日常語言提問，就能從即時的 PurchasePlus 資料中取得答案。

它是透過 MCP（Model Context Protocol）運作，這是一種讓 AI 助理連線至其他軟體的標準方式。您可以使用平常的 PurchasePlus 帳戶登入，因此助理只能查看與執行您在 PurchasePlus 中已有權限查看和執行的內容。

為什麼要使用 AI 助理？

• 跨請購單（Requisitions）、採購單（Purchase Orders）、收貨單（Receiving Notes）及發票（Invoices）獲取單一解答，無須再匯出並交叉比對報表。
• 從請購單一路追蹤單一訂單至發票，無須在不同畫面間頻繁切換。
• 在支付發票前，找出價格、包裝規格及數量的錯誤。
• 將供應商報價單或去年的採購紀錄轉換為請購單草稿，省去逐行重新輸入的麻煩。
• 一句話即可查詢現有庫存、盤點記錄、調撥及食譜成本。

它可以做些什麼

• 回答有關請購單、採購單、收貨單、發票、折讓單（Credit Notes）及對帳單（Statements）的問題。
• 依庫存地點（Stock Location）查詢現有庫存，以及盤點與調撥情況。
• 查詢食譜（Recipe）、其食材以及按當前價格計算的成本。
• 搜尋供應商目錄（Catalogs），查看誰有販售某項商品及其價格。
• 產生您已有權限存取的報表（Reports）並提供下載連結。
• 建立或更新請購單草稿、依先前的請購單重新訂購、建立採購清單（Buy List）、將產品新增至採購清單，以及將食材新增至食譜。

核准、發送採購單、刪除記錄以及停用供應商等操作，一律必須由人員手動執行。

開始之前

您需要具備三樣條件：一個 PurchasePlus 使用者帳號、您所屬組織允許使用的 AI 帳戶，以及 PurchasePlus 伺服器位址。

提示

• 連線前請先確認您組織的 AI 政策。請使用工作專用的 AI 帳戶，而非個人帳戶。
• 助理遵循您的 PurchasePlus 權限。如果您在 PurchasePlus 中無法查看發票，助理也同樣無法查看。若有缺少權限，請洽詢您的超級使用者（super user）。
• 如果您的業務範圍跨越多個物業據點，您可以在同一個對話中切換您已有權限存取的組織。

連線 Claude

最快速的方式是透過 PurchasePlus 首頁儀表板上的「啟用 PurchasePlus MCP」橫幅。點擊後會開啟 Claude，並已預先填入 PurchasePlus 的詳細資訊。

提示

• 連線完成後，PurchasePlus 即可在網頁版、電腦型應用程式及行動裝置 App 中的 Claude 使用。
• Claude 在使用每項工具前都會先詢問。對於僅讀取資料的工具（例如列出發票），建議選擇 [一律允許]（Allow always）。對於建立草稿或新增項目的工具，請保留詢問設定，以便您在變更發生前先行確認。
• 若對話與採購無關，可在 [+] → [連接器]（Connectors）中將 PurchasePlus 關閉。

##

您可以詢問的內容

助理可以讀取 PurchasePlus 大部分區域的資料，並可執行少數安全的變更。以下所有操作皆受限於您個人的權限以及您目前操作的組織。

新增食譜食材或採購清單產品會立即生效，效果與您自己在 PurchasePlus 中新增完全相同。建立採購清單也會立即生效。請購單則一律建立為草稿，供您審核與提交。

適用於採購人員與主廚

利用助理在訂購前進行確認、更快速地建立請購單草稿，並隨時更新採購清單與食譜。您可以複製以下提示詞，並修改名稱以符合您的物業據點。

訂購前確認

• 「我們在過去六個月內買過藍莓嗎？向誰購買的，單價是多少？」
• 「在我們的目錄中，有哪些供應商販售 10kg 的印度香米（basmati rice）？換算每公斤誰最便宜？」
• 「Bidfood 還有哪些已訂購但尚未收貨的項目？」
• 「主廚房庫存地點的雞蛋現有庫存是多少？」

建立請購單草稿

• 「重新訂購請購單 PR03288，預計下週二到貨。」
• 「這是我們布品供應商的報價單。請用這些明細行建立請購單草稿，並告訴我目錄價格與報價不同的任何明細行。」
• 「查看禮品店過去 12 個月向該供應商採購的內容，並以此為基礎建立一份期初訂單草稿。」
• 「將酒吧庫存地點的庫存與基準存量（par levels）進行比對，並列出所有低於基準的項目及所需數量。」

保持採購清單與食譜最新狀態

• 「房務部採購清單上有哪些項目目前沒有報價？」
• 「將 Lurpak 無鹽奶油 250g 新增至西點採購清單。」
• 「班尼迪克蛋食譜按當前價格計算成本是多少？哪種食材成本最高？」
• 「在班尼迪克蛋食譜中新增 20g 蝦夷蔥。」

在 PurchasePlus 中提交草稿

助理絕不會代為提交請購單。若要完成流程：

1. 開啟 PurchasePlus，在首頁儀表板的「請購單草稿」下找到該請購單。
2. 核對供應商、數量、價格、部門及會計科目代碼（Account Code）。
3. 點擊 [提交] 將其送入核准工作流程（Approval Workflow）。

提示

• 請指明具體的庫存地點、部門或採購清單名稱。若僅輸入「廚房」，可能會比對到多個地點。
• 提供確切的到貨日期，例如「10 月 13 日週二」，而非「下週二」。
• 若某產品沒有報價，助理便無法將其新增至請購單。請先確認目錄。

適用於財務使用者

使用助理能更快速地處理有標記的發票（Flagged Invoices），並在付款前核對供應商。助理可同時讀取採購單、收貨單與發票，因此能在一則回覆中說明三方比對（3-way match）發生的問題。

處理有標記的發票

• 「列出貨物已驗收但有標記的發票。」
• 「為什麼發票 INV-40211 會被標記？」
• 「追蹤採購單 778812 從請購單到發票的歷程，並告訴我在哪裡的數量或價格開始不符。」
• 「有哪些標記發票的明細行未與採購單明細行相符合？」

付款前核對供應商

• 「將 Fresh Seafood Co 本月份的發票與其採購單進行比對。列出單價高於訂購價 10% 以上的所有明細行。」
• 「該供應商是否有任何發票在同一天具有相同的發票號碼或相同的總金額？」
• 「顯示發票 INV-40211 的供應商 PDF。」
• 「Bidfood 本季有哪些折讓單尚未連結至發票？」

月底結帳

• 「Bidfood 9 月份的對帳單包含了哪些項目？哪些明細行在 PurchasePlus 中找不到相符的發票？」
• 「在我們所有的物業據點中，目前未結案的請購單、未到貨採購單及有標記發票各有幾筆？請依幣別分開列出。」
• 「執行所有庫存地點的庫存價值報表，並提供我下載連結。」

在 PurchasePlus 中修正並核准

助理負責找出問題。由您在 PurchasePlus 中進行修正與核准。

1. 從 PurchasePlus 的 [發票] 中開啟該發票。
2. 進行變更，例如將其與採購單進行配對、使用進階模式拆分明細行，或設定部門與會計科目代碼。
3. 從表頭核准發票，或從 [發票] → [等待我的核准] 進行核准。

提示

• 在提問時要求助理在回覆中列出發票與採購單號碼，以方便您開啟並核對各個單據。
• 助理會依幣別將金額分組，不會自行轉換匯率。
• 若要查詢龐大總額或趨勢分析，請執行報表。助理會引導您使用合適的報表，而非直接預估數據。

適用於超級使用者與管理員

您可以透過既有的 PurchasePlus 權限管理機制來控制助理的操作範圍。不需要額外設定獨立的 AI 權限。

存取權限的運作方式

• 每位使用者皆以自己的 PurchasePlus 帳號登入。助理會以該使用者的身分，在其操作的組織內執行動作。
• 系統提供給使用者的工具會與其 PurchasePlus 權限相符。沒有發票存取權限的使用者不會看到發票相關工具。組織管理員則可使用所有採購工具。
• 若要賦予或移除特定區域的存取權限，請直接在 PurchasePlus 中修改使用者的權限。助理會自動套用該變更。
• 助理建立的草稿屬於提出請求的使用者。這些草稿會與其他請購單一樣，走相同的核准工作流程。
• PurchasePlus 會記錄每項助理請求所對應的使用者與組織。
• 當人員離職時，請照常停用其 PurchasePlus 使用者帳號。由於助理是以該使用者身分登入，因此也會一併失去存取權限。

切換組織

擁有一個以上組織存取權限的使用者，可以在同一個對話中進行切換。

1. 詢問：「我可以切換到哪些組織？」
2. 詢問：「切換至 The Hotel Plus Sydney。」
3. 助理會確認目前正在操作的組織。在此之後的所有回覆都將來自該組織，直到您再次切換為止。

推行步驟

1. 確認組織將使用的 AI 方案，並取得 AI 政策負責人的核准。
2. 為所有使用者統一新增一次 PurchasePlus。在 Claude Team 或 Enterprise 方案中，擁有者可在 [組織設定] → [連接器] 中新增。在 ChatGPT 中，工作區管理員可建立並發布它。
3. 在 ChatGPT Enterprise 方案中，可使用 [設定存取權]（Configure Access）先從試行小組開始（例如財務部門與主廚）。
4. 在邀請人員前，請先檢查 PurchasePlus 中的使用者權限。助理能查看其權限允許的所有內容。
5. 與您的使用者分享這篇文章，並要求他們將建立草稿的工具維持在詢問設定。

提示

• 每位使用者在關閉首頁儀表板上的「啟用 PurchasePlus MCP」橫幅之前都會看到該提示。關閉它僅會在該瀏覽器上隱藏。
• 第一週建議先從唯讀性問題開始。讓使用者在開始建立草稿前，先對助理回覆的準確度建立信心。

必須由人員執行的事項

助理可以協助準備工作，但任何具最終效力或不可逆的操作，都必須由您的團隊在 PurchasePlus 中執行。這是 PurchasePlus 的固定機制，任何 AI 設定都無法改變。

AI 助理有時可能會誤解問題或提供錯誤的答案。請將每則回覆視為參考起點，並在採取行動前開啟 PurchasePlus 中的單據進行確認。

獲得更佳回覆的提示

問題越具體，回覆就越精確。請指明您所指的物業據點、供應商、單據號碼與日期。

提示

• 要求助理在回覆中一併列出單據號碼，以便您在 PurchasePlus 中進行核對。
• 若您的工作跨越多個物業據點，請說明您要查詢的是哪一個組織。
• 請提供具體日期。「今天」和「下週三」這類說法，如果您的 AI 帳戶設定在不同時區，可能會對應到錯誤的日期。
• 進行新任務時請開啟新對話。對話過長可能會混淆先前的回答。
• 若答案看起來有誤，可詢問：「你是如何得出這個結論的？」助理會說明其參考了哪些單據。

常見問題與疑難排解

需要協助嗎？

• 聯絡 PurchasePlus 客戶成功團隊
• PurchasePlus AI 助理說明頁面
• Claude 說明：自訂連接器
• ChatGPT 說明：開發者模式與 MCP 應用程式