อนุมัติใบขอซื้อ

ใน PurchasePlus เมื่อส่งใบขอซื้อ (Requisition) เพื่อขออนุมัติ สถานะจะเปลี่ยนเป็น 'AWAITING APPROVAL' (รอการอนุมัติ) ใบขอซื้อจะถูกจัดเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) ที่กำหนดไว้สำหรับแผนกและรหัสบัญชีนั้นๆ

ผู้อนุมัติในลำดับขั้นแรกของขั้นตอนการอนุมัติจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามีการส่งใบขอซื้อเข้ามา และสามารถดำเนินการอนุมัติหรือปฏิเสธได้แล้ว อ่านต่อเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

ไปยังหัวข้อ:

• รอฉันอนุมัติ
• อนุมัติใบขอซื้อ
  • การอนุมัติใบขอซื้อที่มีงบประมาณ
• ปฏิเสธใบขอซื้อ
• การอนุมัติใบขอซื้อพร้อมกันหลายรายการ

รอฉันอนุมัติ

คุณสามารถดูรายการใบขอซื้อที่รอการอนุมัติได้จาก:

• แดชบอร์ด [หน้าแรก] (Home) → [ใบขอซื้อที่รอฉันอนุมัติ] (Requisitions Awaiting My Approval)
• แถบนำทางด้านข้าง [ใบขอซื้อ] (Requisitions) → [รอฉันอนุมัติ] (Awaiting My Approval)

คลิกที่หมายเลขใบขอซื้อในคอลัมน์ [ใบขอซื้อ] (Requisition) เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมของใบขอซื้อ:

คุณสามารถตรวจสอบส่วนต่างๆ ได้ดังต่อไปนี้เมื่อตรวจสอบใบขอซื้อ:

1. สินค้า
2. ใบเสนอราคา สินค้าอาจมีหนึ่งหรือหลายใบเสนอราคาจากผู้จัดจำหน่ายของคุณ ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า ผู้จัดจำหน่ายของคุณ และประเภทใบขอซื้อ
3. ปริมาณ/จำนวน
4. คำแนะนำในการสั่งซื้อสำหรับสินค้าแต่ละรายการ (ถ้ามี)
5. แผนกและรหัสบัญชีกำหนดเองสำหรับสินค้าแต่ละรายการ (ถ้ามี) สินค้าสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายไปยังแผนกและบัญชีที่กำหนดเองได้ หากไม่มีการระบุค่าที่กำหนดเองสำหรับสินค้า ระบบจะลงบันทึกค่าใช้จ่ายตามแผนกและบัญชีที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ
6. ลบสินค้า
7. ราคา อัตราภาษี และยอดรวมตามรายการ
8. ปุ่มอนุมัติ
9. ปุ่มปฏิเสธ

อนุมัติใบขอซื้อ

ในคอลัมน์การดำเนินการ (Action) คุณสามารถเลือก [อนุมัติ] หรือ [ปฏิเสธ] ใบขอซื้อได้ หรือคุณสามารถคลิกที่ [หมายเลขใบขอซื้อ] เพื่อดูรายละเอียดของใบขอซื้อ

คลิกปุ่ม [เครื่องหมายถูกสีเขียว] ดังที่แสดงในภาพด้านบนเพื่ออนุมัติใบขอซื้อ และจะมีข้อความยืนยันแสดงขึ้นมา หากจำเป็นต้องมีการอนุมัติเพิ่มเติมตามขั้นตอนการอนุมัติ ข้อความยืนยันจะระบุว่าใบขอซื้อได้รับการอนุมัติบางส่วนแล้ว

อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายในขั้นตอนการอนุมัติ ข้อความยืนยันจะระบุว่าได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว และระบบได้สร้างใบสั่งซื้อให้กับแต่ละผู้จัดจำหน่ายที่รวมอยู่ในใบขอซื้อเรียบร้อยแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการ [ดูใบสั่งซื้อ] หากจำเป็นต้องส่งใบสั่งซื้อทันที สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ใบสั่งซื้อแต่ละใบ ดูบทความส่งใบสั่งซื้อของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การอนุมัติใบขอซื้อที่มีงบประมาณ

หากองค์กรของคุณใช้โมดูลงบประมาณของเรา ผู้อนุมัติจะสามารถดูได้ว่าใบขอซื้อที่ส่งมานั้นจะเกินงบประมาณหรือไม่ในระหว่างกระบวนการอนุมัติ:

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การอนุมัติใบขอซื้อที่มีงบประมาณ

ปฏิเสธใบขอซื้อ

1. คลิกปุ่ม [กากบาทสีแดง] เพื่อปฏิเสธใบขอซื้อ

2. ระบุ 'เหตุผลในการปฏิเสธ' แล้วคลิก [ยืนยันและปฏิเสธ] เหตุผลดังกล่าวจะถูกรวมไว้ในอีเมลแจ้งเตือนการปฏิเสธ ซึ่งจะส่งไปยังผู้ใช้ที่สร้างใบขอซื้อ

สถานะของใบขอซื้อจะเปลี่ยนเป็น 'DECLINED' (ปฏิเสธแล้ว) และผู้ใช้จะมีตัวเลือกให้ช้อปปิ้งต่อในใบขอซื้อดังกล่าว เพื่อทำการแก้ไขที่จำเป็นก่อนที่จะส่งเพื่อขออนุมัติใหม่อีกครั้ง 

ใบขอซื้อที่ถูกปฏิเสธแล้วยังสามารถยกเลิกได้หากไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป

การอนุมัติใบขอซื้อพร้อมกันหลายรายการ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติใบขอซื้อสามารถเลือกใบขอซื้อหลายรายการและทำการอนุมัติพร้อมกันได้

1. ใช้แถบนำทางด้านข้าง เลือก [ใบขอซื้อ] → [รอฉันอนุมัติ]

2. หากคุณมีสิทธิ์ในการอนุมัติใบขอซื้อ ตารางจะอนุญาตให้คุณเลือกใบขอซื้อได้หลายรายการโดยทำเครื่องหมายที่ช่องทางด้านซ้ายของรหัสใบขอซื้อ

3. ที่ด้านบนของตาราง (เหนือคอลัมน์ใบขอซื้อ) ปุ่ม [อนุมัติ] จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกใบขอซื้อตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป

4. เมื่อคลิก 'อนุมัติ' จะมีขั้นตอนการยืนยันแสดงขึ้นมา การคลิก [อนุมัติรายการที่เลือก] จะเป็นการอนุมัติใบขอซื้อแต่ละรายการแยกกัน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการอนุมัติของแต่ละใบขอซื้อ ซึ่งอาจส่งผลให้ใบขอซื้อที่เลือกบางรายการได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายทันที