การสร้างรายงาน

การสร้างรายงาน

มีข้อมูลจำนวนมหาศาลที่ถูกสร้างขึ้น (และจัดเก็บไว้) ในระบบ PurchasePlus ของคุณ การเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้จำนวนมากในรูปแบบของรายงานที่สามารถดาวน์โหลดได้ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

รายงานใน PurchasePlus (ซึ่งก่อนหน้านี้เรียกว่า 'Snapshots') มีส่วนการทำงานเฉพาะในระบบของเรา: [รายงาน] ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากแถบนำทางด้านข้าง การคลิกที่ [รายงาน] → [ดูทั้งหมด] จะแสดงรายการรายงานที่พร้อมให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณใช้งาน:

ในหน้านี้ คุณจะเห็นคอลัมน์ต่างๆ ที่ช่วยให้เข้าใจแต่ละรายงานได้ดียิ่งขึ้น

ข้อมูลเมทาดาตาของรายงาน

มีคอลัมน์ข้อมูลเมทาดาตา 4 คอลัมน์สำหรับแต่ละรายงานในหน้านี้:

1. รายงาน: หรือที่เรียกว่า 'ชื่อ' หรือ 'ประเภท' ของรายงาน คลิกที่ข้อมูลในคอลัมน์นี้เมื่อคุณต้องการตรวจสอบการสร้างรายงานนี้ในอดีต หรือเพื่อ สร้างรายงานรอบใหม่ 
2. คำอธิบาย: ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูคำอธิบายของแต่ละรายงานและตัดสินใจว่าตรงกับความต้องการของตนหรือไม่
3. หมวดหมู่: คุณสามารถกรองรายการรายงานตามหมวดหมู่ได้โดยใช้แท็บต่างๆ ที่อยู่ด้านบนของหน้า โปรดทราบว่าแท็บที่แสดงจะขึ้นอยู่กับโมดูลที่เปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ
4. ความพร้อมใช้งานของข้อมูล: ข้อมูลอาจเป็นแบบ Real Time (เช่น สแนปช็อตข้อมูลทันที ณ เวลาที่สร้างรายงาน) หรือแบบ Delayed ซึ่งหมายความว่าข้อมูลรายงานอาจเป็นข้อมูลย้อนหลังสูงสุดไม่เกิน 24 ชั่วโมง

การสร้างรายงาน

1. คลิก [รายงาน] → [ดูทั้งหมด] จากแถบนำทางด้านข้าง

2. เลือก [รายงาน] ที่คุณต้องการสร้าง

3. คุณสามารถดูรอบการสร้างรายงานก่อนหน้า รวมถึงสถานะ วันและเวลาที่สร้าง ผู้ใช้ที่สร้าง และลิงก์ดาวน์โหลดได้

4. คลิก [สร้างรายงานใหม่] ที่มุมขวาบน คุณยังสามารถเลือกสร้างรายงานจาก [เทมเพลตที่บันทึกไว้] ได้ หากมีอยู่แล้ว (ดูขั้นตอนที่ 5a-f สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม)

5. กรอกแบบฟอร์มรายงานใหม่ที่ระบุข้อมูลที่คุณต้องการให้รวมอยู่ในรายงาน รายงานแต่ละฉบับจะมีตัวเลือกให้เลือกแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มรายงานรายการในใบขอซื้อ (Requisition Lines Report) มีตัวเลือกดังต่อไปนี้:

1. เลือกรูปแบบรายงาน
2. เลือกคอลัมน์ที่จะรวมเข้าในรายงาน คุณสามารถ [เพิ่มหรือลบคอลัมน์] ได้
3. ปรับแต่งตามความเป็นเจ้าของ ตัวเลือกนี้จะปรากฏขึ้นเฉพาะเมื่อรายงานรองรับโครงสร้างลำดับชั้นขององค์กร และเปิดการใช้งานตัวกรองเจ้าของสำหรับรายงานนั้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานตามกิจกรรมที่อยู่ในระดับองค์กรปัจจุบันของตน (เช่น 'Sydney Hotel') หรือระดับองค์กรปัจจุบันและทุกระดับที่อยู่ภายใต้ (เช่น 'Sydney Hotel' + 'Kitchen' + 'Cafe' + 'Bar')
4. ปรับแต่งตามช่วงวันที่
5. เลือก [ส่งรายงานที่เสร็จสมบูรณ์ทางอีเมลเป็นไฟล์แนบ] → [เพิ่มที่อยู่อีเมล] หากต้องการ
6. เลือกว่าคุณต้องการ [บันทึกเป็นเทมเพลต] หรือไม่ หากคุณสร้างรายงานนี้บ่อยๆ ให้ป้อน 'ชื่อเทมเพลต' แล้วคลิก [บันทึกเทมเพลต]

6. คลิก [สร้างรายงาน] เมื่อคุณพร้อม สถานะรายงานจะเปลี่ยนจาก 'กำลังประมวลผล' เป็น 'เสร็จสมบูรณ์' เมื่อรายงานพร้อมให้ดูแล้ว

7. คลิก [หมายเลขรายงาน] เพื่อดูรายงานใน PurchasePlus

ดาวน์โหลดรายงานเป็น CSV หรือ PDF

เมื่อรายงานประมวลผลเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถเลือก [ดาวน์โหลด] เพื่อบันทึกไฟล์ลงในอุปกรณ์ของคุณเป็น CSV

หากต้องการ คุณสามารถดาวน์โหลดรายงานเป็น PDF ได้โดยคลิกที่หมายเลขรายงานจากตาราง จากนั้นคลิก [ดาวน์โหลดเป็น PDF]: 

รายงานมาตรฐานที่มีให้บริการ

• รายงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (Approval Workflows Report)
• รายงานต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold Report)
• รายงานใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ (Invoice and Credit Notes Report)
• รายงานรายการในใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ (Invoice and Credit Note Lines Report)
• รายงานรายการย่อยในใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ (Invoice and Credit Note Sub-Lines Report)
• รายงานใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อ (Invoice and Purchase Orders Report) (ก่อนหน้านี้เรียกว่า รายงานรายการค้างจ่าย (Accrual Lines Report) ใน Legacy PurchasePlus)
• รายงานรายการในใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อ (Invoice and Purchase Order Lines Report) 
• รายงานซัพพลายเออร์ของฉัน (My Suppliers Report)
• รายงานรายละเอียดลดยอดคงเหลือสิ้นงวด (Period-End Balances Detail Report)
• รายงานรายการ POS (POS Items Report)
• รายงานใบสั่งซื้อ (Purchase Orders Report)
• รายงานรายการในใบสั่งซื้อ (Purchase Order Lines Report)
• รายงานรายการในใบขอซื้อ (Purchase Requisition Lines Report)
• รายงานสูตรการผลิต (Recipes Report)
• รายงานรายการส่วนผสมในสูตรการผลิต (Recipe Line Items Report)
• รายงานรายการสินค้าคงคลังและสินค้าทดแทน (Stock Items and Substitutes Report)
• รายงานการกระทบยอดสินค้าคงคลัง (Stock Reconciliation Report)
• รายงานรายการกระทบยอดสินค้าคงคลัง (Stock Reconciliation Lines Report)
• รายงานรายการตรวจนับสต็อก (Stock Take List Report)
• รายงานรายละเอียดการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง (Stock Valuation Detail Report)
• รายงานสรุปการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง (Stock Valuation Summary Report)
• รายงานความแตกต่างของสต็อก (Stock Variation Report)
• รายงานการโอนย้าย (Transfers Report)
• รายงานรายการโอนย้าย (Transfer Lines Report)
• รายงานผู้ใช้งาน (Users Report)